Teknik Servis İçin WhatsApp Arıza Takibi
“Klima su akıtıyor, fotoğrafını gönderdim.” Teknik servis için bu mesaj bir sohbetten fazlasıdır: arıza, konum, öncelik ve sorumlu ekip takip edilebilir bir iş kaydına dönüşmelidir. WhatsApp üzerinden kayıt açma ve durum sorma akışını, işletmenin mevcut servis düzeniyle birlikte tasarlıyorum.
Bu sayfa temsili bir servis senaryosudur. Kendi 0850 demo hattımdaki örnek yazılı kayıt ve kayıt numarası telefonda görüldü. Fotoğrafın iş dosyasına bağlanması, personelin durum geçişi ve gerçek saha ekibi henüz müşteri kabulüyle doğrulanmış değildir.
Servis akışınızı birlikte tasarlayalım · WhatsApp API hizmeti
Arıza bildirimi nasıl kayda dönüşür?
Müşteri: Ofisteki klima su akıtıyor. Fotoğrafı da gönderdim.
Asistan: Arıza bildirimini aldım. Müdahale yeri ve cihaz bilgisini paylaşır mısınız?
Müşteri: İkinci kat, toplantı odası.
Asistan: Örnek servis kaydı oluşturuldu: SERVIS-001. Ekip incelemesine alındığında durumu buradan görebileceksiniz.
Sistem mesaj ve varsa görseli aynı kayıtla eşleştirir. Fotoğraf yüklenmediyse varmış gibi davranmaz. Eksik konum veya cihaz bilgisi yalnız gerekiyorsa sorulur; “arıza acil” gibi bir ifade tek başına kesin müdahale süresi vaat etmez. Tekrarlanan webhook olayı ikinci kayıt üretmemelidir.
Müşteri durumu nasıl öğrenir?
Müşteri kayıt numarasıyla ya da güvenli eşleşen görüşmeden “İşim ne durumda?” diye sorabilir. Yanıt, servis ekibinin kaydettiği gerçek aşamadan gelir: alındı, personele atandı, işlemde, parça bekleniyor veya kapandı. İş yalnızca ekibe iletildiyse “çözüldü” denmez. Tahmini varış veya tamir bedeli kaynaktan doğrulanmadıysa kesin bilgi gibi yazılmaz.
Hangi bağlantılar gerekir?
Mevcut servis yazılımı okuma/yazma erişimi sunuyorsa WhatsApp kaydı ona bağlanabilir. Ekip Excel veya basit bir iş listesi kullanıyorsa ayrı kayıt ekranı kurulabilir; yetki, dosya saklama, çalışan ataması ve durum güncelleme kuralları baştan belirlenir. Müşterinin başka bir işe ait fotoğraf veya adresi görmemesi için kayıt erişimi sınanır.
Görevli gelen kutusundan konuşmayı devraldığında botun otomatik yanıtı durur. Müşteri “bunu iptal edin” dediğinde açık iş kapatma yetkisi ve personel onayı ayrıca tasarlanır. Durum bildirimleri ve pazarlama mesajları aynı izin altında değerlendirilmez; güncel WhatsApp kuralları uygulanır.
Teknik servis için kabul testleri
| Deneme | Beklenen davranış |
|---|---|
| Fotoğraf ulaşmaz, metin gelir | Kayıt açılabilir; fotoğraf varmış gibi gösterilmez. |
| Aynı mesaj tekrar iletilir | Tek iş kaydı ve tek kayıt numarası kalır. |
| Başka müşteri bir kayıt numarası yazar | Yetki doğrulanmadan işin adresi veya içeriği paylaşılmaz. |
| Personel işi “kapandı” yapar | Ancak gerçek durum kaydından sonra müşteriye sonuç gösterilir. |
İlk uygulamada kayıt açma, numara ve insan devri yeterli olabilir. Fotoğraf, ekip ataması ve durum bildirimleri kullanılan servis sistemine göre ayrı ayrı doğrulanır.
Sıkça Sorulan Sorular
Servis yazılımımız yoksa başlayabilir miyiz?
Evet. Önce güvenli bir iş listesi ve görevli ekranı kurulabilir. Kayıt numarası, durum ve sorumlu kişi yine tutulmalıdır.
Fotoğraf otomatik arıza teşhisi anlamına gelir mi?
Hayır. Fotoğraf kayda yardımcı olur; teknik teşhis ve müdahale kararı yetkili ekibindir.
Müşteri her kaydı sorgulayabilir mi?
Hayır. Kayıt numarası tek başına erişim yetkisi değildir; müşteriyle işin ilişkisi doğrulanır.
Servis talebinizin nerede kaybolduğunu birlikte haritalayalım.
Nasıl çalışıyorum?
Çalışma saati paketleri
WhatsApp’tan ya da telefonda sitenizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; 5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin sitenizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz.
Neden aylık değil?
40 saat 1 hafta mı oluyor?
Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu.