WhatsApp Mesajından Sorumlusu Belli Görev Oluşturma

“Cuma gününe kadar katalog gönderin” mesajı okunmuş olabilir; ancak kim gönderecek ve hangi katalog isteniyor hâlâ belirsiz kalabilir. WhatsApp mesajını kaynak konuşmasıyla birlikte bir iş kaydına dönüştüren ekran hazırlıyorum. Görevin sorumlusu, son tarihi ve tamamlanma ölçütü gönderimden önce belirlenir.

Bu akış özellikle satış, servis ve operasyon ekipleri arasında mesajla devredilen işler için kullanışlıdır. Konuşmanın devam etmesiyle görevin bitmesi aynı şey sayılmaz. İşi açan kişi, sonucun nereden görüleceğini bilir.

Örnek: katalog isteği T-31’e dönüşsün

Görseldeki örnekte gelen mesaj “Cuma gününe kadar katalog gönderin”. Görevli mesajın yanından “Görev oluştur” işlemini seçiyor. Başlık “Katalog gönderimi”, sorumlu Ece ve son tarih 9 Ekim olarak kontrol ediliyor. T-31, Açık durumunda kaydediliyor.

Mesajdaki “Cuma” sözcüğü bağlamdan koparılıp sessizce tarihe çevrilmiyor. Görevli takvim tarihini onaylıyor. Kaynak mesaj bağlantısı ve ilgili müşteri kaydı görevde duruyor. Sonradan katalog kapsamı değişirse görev notunda hangi isteğin esas alındığı görülebiliyor.

Hazır görev sistemi ne zaman yeterli?

Ekibin zaten kullandığı CRM veya görev uygulaması mesajı doğru müşteriyle ilişkilendirip göreve çevirebiliyorsa hazır bağlantı yeterli olabilir. Basit bir hatırlatıcı için yeni bir panel kurmak gerekmez.

Özel akış; müşteri, sipariş ve ekip sorumlusunun birlikte değerlendirilmesi, görev türüne göre zorunlu alanların değişmesi veya görevin tamamlanmasının başka bir adımı açması gerektiğinde anlam kazanır. Temel iş ekranı ekip görev dağılımı takibi olabilir; burada farklı olan işin WhatsApp mesajından kontrollü başlamasıdır.

Mesaj her zaman yeni görev değildir

Aynı mesaj ikinci kez işlenirse yeni T-31 kopyası açılmamalıdır. Kaynak mesaj kimliğiyle mevcut görev aranır. Kullanıcıya görevi açma veya gerçekten ayrı bir iş oluşturma seçeneği gösterilebilir.

Müşteri “Vazgeçtim” diye yazarsa görevin kendiliğinden tamamlandığı varsayılmaz. İptal kararı görev sorumlusu tarafından kontrol edilir. Aynı konuşmada birden fazla açık iş varsa hangi görevin değiştiği doğrulanır.

Sorumlu atanmamış kayıt, birinin üzerinde çalıştığı iş gibi görünmez. Son tarih geçtiğinde de görev otomatik kapanmaz. Hatırlatma, devir ve gecikme durumları açık kalır. WhatsApp ekip paneli konuşmayı kimin yönettiğini ayrıca gösterebilir.

Otomasyonun sınırı

Metinden başlık veya tarih önerisi hazırlanabilir. Ancak belirsiz müşteri talebini kesin karar gibi işlemem. İlk sürümde insanın görevi kontrol edip oluşturması çoğu akış için yeterlidir. Daha sonra açık kurallarla otomatikleştirilebilecek mesaj türleri ayrılabilir.

Bağlantı resmi WhatsApp Business Platform üzerinden tasarlanır. Görev açılması tek başına müşteriye mesaj göndermez. Durum bildirimi istenirse mesajlaşma politikasındaki izin, hizmet penceresi ve şablon koşulları gönderim adımında uygulanır.

Teslim ve kullanım

Önce tek görev türünü, ilgili kullanıcıları ve tamamlanma kanıtını belirlerim. Tekrarlanan mesaj, belirsiz tarih, yanlış müşteri eşleşmesi ve iş iptali denemeleriyle akışı sınarım. Görev listesinin dışa aktarılması ve ayrılan çalışanın işlerinin devri de kapsamda yazılır. Yeni görev türleri veya farklı mesaj sağlayıcısı bağlantıları bakım planıyla değerlendirilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Görevin tamamlandığı nasıl anlaşılır?

Görev türüne göre bir sonuç seçilir. Örneğin katalog gönderimi için gönderilen belge ve işlem notu kaydedilebilir. Mesajın okunmuş olması yeterli sayılmaz.

Her WhatsApp mesajı görev olur mu?

Hayır. Görevli seçim yapabilir veya belirli koşulları sağlayan mesajlar öneri kuyruğuna alınabilir. Sohbet içindeki her cümle ayrı işe dönüştürülmez.

İhtiyacınızı konuşalım

Mesajla devrettiğiniz tipik bir işi anlatın. İlk görev akışını sorumlusu ve tamamlanma koşulu belli olacak şekilde birlikte çıkaralım.