İşinize Özel İş Takip Programı: Kim, Neyi, Ne Zamana Yapıyor?
İş takip programı arıyorsanız önce şunu sorun: ekibinizin ihtiyacı bir görev listesi mi, yoksa işinizin kendisinin kaydı mı? Görevleri bir panoya yazıp sorumlu atamak ve tamamlananı işaretlemek yetiyorsa Trello, Asana ya da Microsoft Planner gibi hazır araçlar bunun için yapılmış; kurulumu dakikalar sürer, onları kullanın.
İşler bir siparişten, servis talebinden ya da müşteri kaydından doğuyorsa; tamamlanması bir belge ya da onay istiyorsa; gecikmenin nedeni yazılmalı, devredilen işin geçmişi korunmalı ve herkes yalnız kendi işini görmeliyse, hazır araçta bunları elle yamamak bir noktadan sonra işin kendisinden zor hâle geliyor. Bu durumda Excel’de ya da Google Sheets’te tuttuğunuz iş listesini, ekibinizin telefondan ve bilgisayardan kullandığı bir iş takip programına çeviriyorum.
Excel’de ya da mesajla iş takibi nerede tıkanıyor?
- İşin sahibi belli değil. Görev bir gruba yazılıyor, “ben bakarım” diyen çıkmıyor ya da iki kişi aynı işi yapıyor.
- Son tarih yazıyor, gecikmenin nedeni yazmıyor. Hücre kırmızıya dönüyor ama işin neden beklediği, kimden ne beklendiği görünmüyor.
- “Yapıldı” işareti kanıtsız. Kutu işaretleniyor; teklif dosyası gerçekten gönderildi mi, ölçü alındı mı, bilinmiyor.
- Devredilen işin geçmişi kayboluyor. Bir çalışan izne çıkınca işi alan kişi neyin konuşulduğunu bilmiyor.
- Herkes her şeyi görüyor. Müşteriye ya da taşerona açılan liste, iç notları ve başka müşterilerin işlerini de gösteriyor.
Programda bir işin yolculuğu
- İş açılır. Yönetici açabilir; ya da iş bir kayıttan kendiliğinden doğar: yeni sipariş, servis talebi, gelen bir WhatsApp mesajı.
- Tek sorumlu atanır. Katkı veren başka kişiler olabilir, ama işin sahibi tek kişidir; son tarih bu kişiye göre konur.
- Bekliyor ise neden yazılır. “Müşteriden ölçü bekleniyor”, “malzeme yolda” gibi bir neden girilmeden iş bekletilemez.
- Tarih değişirse önceki tarih kalır. Yeni tarih, nedeni ve kimin değiştirdiği ayrı bir satır olarak eklenir.
- Sonuç kaydıyla kapanır. İşin türüne göre dosya, fotoğraf ya da onay istenir; teklif PDF’i eklenmeden “teklif hazırla” işi kapanmaz.
Programda neler oluyor?
- Bana atanan işler. Her çalışan girişte yalnız kendi işlerini, son tarihe göre sıralı görür.
- Yönetici ekranı. Geciken, bekleyen ve sahibi olmayan işler tek listede; kimin üzerinde kaç iş olduğu görünür.
- İşe bağlı kayıt. İş bir siparişe, müşteriye ya da servis talebine bağlıdır; o kayda tıklayınca bağlamın tamamı açılır. Örnek: teknik servis iş emri takibi.
- WhatsApp’tan iş. Gelen bir mesajdan sorumlusu belli iş oluşturulabilir: WhatsApp mesajından görev oluşturma.
- Rol ve kişi bazlı görünürlük. Çalışan, ekip lideri, yönetici ve dış ekip farklı şeyler görür. Örnek: kişiye atanan kayıtlar takip ekranı.
- Hatırlatma. Son tarihi yaklaşan ya da geçen iş, sorumlusuna ve yöneticisine bildirilir.
- Excel’e aktarma. Her liste Excel olarak indirilebilir.
Hazır araç mı, özel program mı?
| Hazır görev aracı (Trello, Asana, Planner vb.) | İşinize özel iş takip programı | |
|---|---|---|
| En iyi olduğu iş | Görev listesi, pano, ekip içi küçük işler | Kayıtlardan doğan, onay ve sonuç isteyen işler |
| Kurulum | Dakikalar | İlk sürüm için günler ya da birkaç hafta |
| İşin bağlı olduğu kayıt | Elle bağlantı ya da ek entegrasyon | Sipariş, müşteri, servis kaydıyla doğrudan |
| Kapanış kuralı | Kutu işareti | İşe göre zorunlu belge, onay ya da sonuç |
| Maliyet yapısı | Çoğunlukla kullanıcı başına aylık | Kurulum + sunucu ve bakım; kullanıcı başına lisans yok |
| Veri nerede | Satıcının sunucusunda | Sizin sunucunuzda |
Excel’de iş takip çizelgesi kuracaksanız
Henüz program aşamasında değilseniz Excel’de düzenli bir iş takip çizelgesi kurulabilir. Benim önerdiğim sütunlar:
- İş no, İş, Talep eden, Sorumlu, Başlangıç, Son tarih, Durum, Bekleme nedeni, Sonuç / belge, Tamamlanma tarihi.
- Sorumlu tek kişi olsun. “Ali, Ayşe” yazılan bir hücre işin sahipsiz olduğu anlamına gelir.
- Durum açılır listeden seçilsin: Veri > Veri Doğrulama > Liste ile “Açık, Üzerinde çalışılıyor, Bekliyor, Tamamlandı”.
- Geciken işi boyayın: Koşullu Biçimlendirme > Formül kullan:
=VE($F2<BUGÜN();$G2<>"Tamamlandı")(F son tarih, G durum). - Bekleyen iş için neden zorunlu olsun: “Bekliyor” seçilip neden boş bırakılan satırı ikinci bir kuralla sarıya boyayın:
=VE($G2="Bekliyor";$H2="").
Bu çizelge küçük bir ekibe yeter. Aynı tabloyu birden fazla kişi aynı anda kullanacaksa Excel dosyasını paylaşıma açma rehberine, kişiye göre yetki gerekiyorsa hücre kilitlemenin yetmediği yere bakabilirsiniz.
Nasıl başlıyoruz?
Başlangıç noktası bugün kullandığınız iş listesi ya da işlerin yazıldığı mesaj grubu. Hangi işler nereden doğuyor, kim kime iş veriyor, hangi işler neden gecikiyor; bunları listeden ve sizinle bir görüşmeden çıkarırım. İlk sürüm “bana atanan işler”, yönetici listesi ve iş kartıyla sınırlı kalır; gerçek günlük listeyle, bir devir, bir tarih değişikliği ve bir yeniden açılan işle deneriz. Hatırlatma, WhatsApp bağlantısı ve dış ekip erişimi ilk sürüm işinize yaradıktan sonra eklenir. Sunucu düzeni ve genel süreç: Excel ve Google Sheets’i çok kullanıcılı web uygulamasına çevirme.
Sıkça Sorulan Sorular
Çalışan bütün ekibin görevlerini görür mü?
Ortak görünürlük ile kişiye veya ekibe sınırlı erişim arasında seçim yapabiliriz. Hangi işlerin kimlere açılacağı iş düzeninize göre belirlenir ve sunucuda uygulanır; ekranda gizlemekle yetinilmez.
Geciken işler otomatik tamamlandı sayılır mı?
Hayır. Son tarih geçtiğinde gecikme görünür olur; tamamlanma ayrı bir işlemdir. Yeni tarih verilirse önceki tarih ve değişiklik açıklaması saklanır.
Trello ya da Asana kullanıyoruz, bırakmamız mı gerekiyor?
Hayır, işinize yarıyorsa kullanmaya devam edin. Özel program, o araçta elle yamadığınız kısım için düşünülür: işlerin siparişe ya da müşteriye bağlı olması, kapanışta belge istenmesi, kişiye göre görünürlük.
Müşteri ya da taşeron işin durumunu görebilir mi?
Görebilir; dışarıdan gelen kişi yalnız kendisiyle ilgili işleri, iç notlar olmadan görür. Erişim istenirse belirli bir süreyle sınırlanabilir.
Ücret nasıl belirleniyor?
Uzaktan ve saatlik ücretle çalışıyorum. Kapsamı ve tahmini süreyi iş listenizi gördükten sonra yazılı olarak gönderiyorum.
İhtiyacınızı konuşalım
İletişim sayfasından kullandığınız iş listesini ve en çok sorun çıkaran işi kısaca yazabilirsiniz. Diğer örnekleri ekibiniz için özel web uygulamaları sayfasında inceleyebilirsiniz.
İlgili çözümler
Nasıl çalışıyorum?
Çalışma saati paketleri
WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; 5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz.
Neden aylık değil?
40 saat 1 hafta mı oluyor?
Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu.