İşinize Özel Stok Takip Programı: Ekibin Birlikte Kullandığı Web Uygulaması

Stok takip programı arıyorsanız önce şunu sorun: işiniz hazır programların kalıbına uyuyor mu? Mağazada barkodla satış yapıyor, fatura kesiyor ve stoğu kasadan düşüyorsanız hazır bir program bunun için yapılmış; onu kullanın. Ama stoğunuz birden fazla depoda duruyor, siparişe ayrılan malla satılabilir malı ayırmanız gerekiyor, malzeme projelere ya da şantiyelere çıkıyor ya da çıkış birinin onayına bağlıysa, hazır program ya bunları yapmıyor ya da sizi kendi kalıbına uydurmaya çalışıyor.

Bu ikinci durumda Excel’de ya da Google Sheets’te kurduğunuz stok düzenini, sunucuda çalışan ve ekibinizin telefondan, bilgisayardan birlikte kullandığı bir web uygulamasına çeviriyorum. Program sizin depolarınızı, sizin hareket türlerinizi ve sizin kurallarınızı bilir.

Hazır program mı, özel program mı?

Özel program, muhasebe ya da e-fatura programınızın yerine geçmez. Stoğun hareketini, depo ve rol kurallarını tutar; resmi kayıtlar muhasebe programınızda kalır.

Hangi durumlarda hazır program zorlanıyor?

• Birden fazla depo ve depolar arası transfer. Bir depodan çıkan malın öbürüne yolda olduğu süre, transferin kimin onayıyla yapıldığı. Ayrıntı: çoklu depo stok takibi.
• Siparişe ayrılan stok. Rafta 140 adet var ama 60’ı bir müşteriye söz verildi; satış ekibi 80 görmeli. Ayrıntı: rezerve stok takibi.
• Renk, beden, ölçü gibi varyantlar. Aynı ürünün her varyantı ayrı stok. Ayrıntı: varyant stok takibi.
• Malzemenin projeye ya da şantiyeye çıkması. Çıkış bir satış değil; hangi projeye, kimin isteğiyle gittiği önemli.
• Onaylı çıkış. Belirli üründe ya da miktarda çıkış, bir yöneticinin onayı olmadan kesinleşmiyor.
• Satın alma ihtiyacı. Minimuma inen ürün satın almacının listesine kendiliğinden düşüyor. Ayrıntı: minimum stok ve satın alma.

Programda neler oluyor?

• Stok hareketlerden hesaplanır. Mevcut miktar hiçbir zaman elle yazılmaz; giriş, çıkış, iade, transfer ve sayım farkı hareketlerinden hesaplanır. Bir rakam tutmadığında nereden geldiği görülür.
• Hareket silinmez. Yanlış girilen hareket ters bir hareketle düzeltilir; kimin, neden düzelttiği kayıtta kalır.
• Eksi stok engellenir. Depoda olandan fazlası çıkış olarak girilemez. Excel’de bu kural bir yapıştırmayla aşılabiliyor; programda aşılamaz.
• Rol bazlı ekranlar. Depo giriş ve çıkış yapar ama maliyeti görmez; satış satılabilir miktarı görür ve rezerve eder; satın alma minimum listesini görür; yönetici her şeyi görür ve onaylar.
• Sayım ekranı. Sayım telefonla yapılır; sayılan ile hesaplanan arasındaki fark onaya düşer, onaylanınca sayım farkı hareketi olarak işlenir.
• Telefondan kullanım. Depodaki kişi tek ekranlık formdan ürünü seçer, miktarı yazar. Gerekirse telefon kamerasıyla barkod okuma eklenir.
• Excel’e aktarma. Her liste Excel olarak indirilebilir; rapor alışkanlığınız değişmek zorunda değil.

Bütün bunlar sunucuda, PostgreSQL veritabanında tutulur; yetki kuralları veritabanında durur, yedek her gün alınır. Sunucu düzeni ve genel süreç: Excel ve Google Sheets’i çok kullanıcılı web uygulamasına çevirme.

Nasıl başlıyoruz?

Başlangıç noktası bugün kullandığınız tablo. Hangi depolar var, hangi hareket türleri kullanılıyor, kim neyi giriyor, hangi rakam neden tutmuyor; bunları tablodan ve sizinle bir görüşmeden çıkarırım. İlk sürüm ürün listesi, giriş-çıkış formu ve stok durumu ekranıyla sınırlı kalır; gerçek bir teslim alma, çıkış ve iadeyi ekipçe deneriz. Rezerve, transfer, onay ve satın alma listesi, ilk sürüm işinize yaradıktan sonra eklenir. İlk birkaç hafta program ile tablo yan yana çalışır, sonuçlar tutunca tablo arşive kalkar.

Henüz program aşamasında değilseniz, aynı mantıkla hazırladığım Excel stok takip şablonu ile başlayabilirsiniz: ürünler, hareketler ve formülle hesaplanan stok durumu. Şablon büyüdüğünde programa geçiş kolay olur, çünkü düzen aynıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

İlk kurulumda mevcut stok nasıl alınır?

Belirli bir tarihteki sayım ya da doğrulanmış tablo açılış miktarı olarak aktarılır. Sonraki hareketlerin hangi tarihten başlayacağını netleştirerek eski girişlerin yeniden sayılmasını önleriz.

Yanlış miktar girilirse toplam nasıl düzeltilir?

Hareket silinmez; düzeltme ya da ters hareket kaydedilir. Değişikliğin nedeni ve yapan kişi saklanır, miktarın neden değiştiği hareket listesinden incelenebilir.

Barkod okuyucu kullanabilir miyiz?

Evet. Klavye gibi çalışan USB ya da Bluetooth barkod okuyucular forma doğrudan yazar; ayrıca telefon kamerasıyla barkod okuma eklenebilir. Ürünlerinizde barkod yoksa kendi kodunuzla etiket basma da kapsama alınabilir.

Muhasebe programımızı bırakmamız gerekir mi?

Hayır. Stok programı fatura kesmez ve resmi defter tutmaz. Muhasebe programınız yerinde kalır; gerekirse stok hareketleri ona aktarılacak biçimde dışa verilir.

Kaç kullanıcı ve kaç depo olabilir?

Kullanıcı başına lisans yok; depo sayısı da bir sınır değil. Maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur.

Ücret nasıl belirleniyor?

Uzaktan ve saatlik ücretle çalışıyorum. Kapsamı ve tahmini süreyi tablonuzu gördükten sonra yazılı olarak gönderiyorum.

İhtiyacınızı konuşalım

İletişim sayfasından kullandığınız stok tablosunu ve en çok sorun çıkaran işi kısaca yazabilirsiniz. Diğer örnekleri ekibiniz için özel web uygulamaları sayfasında inceleyebilirsiniz.

İlgili çözümler

• Excel’de Stok Takibi: Giriş-Çıkış Tablosu ve Hazır Şablon
• Aynı Ürünün Renk ve Beden Stoklarını Ayrı Takip Edin
• Hangi Depoda Ne Kadar Ürün Var, Tek Ekrandan Görün
• Siparişe Ayrılan Stokla Satılabilir Miktarı Ayırın
• Azalan Stoklar İçin Satın Alma İhtiyacını Görünür Hâle Getirin