Excel'den Web Uygulamasına: Oda Doluluk Sayfası
Birçok otel doluluğu hâlâ bir Excel ya da Google Sheets ay ızgarasında takip ediyor. Satırlarda odalar, sütunlarda günler duruyor; biri rezervasyonu görünce ilgili günleri boyuyor. Bir butik otel için bu tabloyu, rezervasyon sisteminden her gün kendiliğinden beslenen bir web sayfasına dönüştürdüm. Otelcilik için yazdığım yazılımlardan biri bu. Aşağıdaki ekran o sayfanın örnek veriyle çizilmiş hâli.
Excel’deki doluluk tablosu nerede tıkanıyor?
Ay ızgarası iyi bir fikir: bir bakışta hangi odanın hangi gün dolu olduğunu gösteriyor. Sorun, tabloyu besleyen işte:
- Her rezervasyonu biri elle işliyor. İptal, tarih değişikliği ya da oda değişikliği tabloya yansımayı unutabiliyor.
- İki ayrı “gerçek” oluşuyor. Bu otelde eski tablo, rezervasyon sistemiyle yan yana konduğunda bir ayın cirosunu gerçekte olduğundan yaklaşık %45 fazla gösteriyordu. İki kaynak birbirinden ayrıldığında hangisinin doğru olduğunu kimse bilmiyor.
- Her ay ayrı bir sayfa. Geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırmak için başka dosya açmak gerekiyor.
- Kanal görünmüyor. Hücre dolu ama rezervasyonun Booking’den mi, telefondan mı, acenteden mi geldiği o tabloda yok.
Web sayfası neyi farklı yapıyor?
- Kimse veri girmiyor. Sayfa her gün otelin rezervasyon sisteminden gelen kayıtları okuyor. İptal ve oda değişikliği ertesi gün tabloda. Birkaç yıllık geçmiş aynı yerde duruyor.
- Odadan otele kadar dört kat. En üstte tüm otel, altında oda grupları (süit, rezidans, villa), onların altında oda tipleri, en altta tek tek odalar var. Üst satırlar günlük doluluğu yüzde ya da dolu oda sayısıyla gösteriyor.
- Renk rezervasyonun kanalını söylüyor. Tek bir oda o gün ya dolu ya boştur; bu yüzden oda satırındaki renk doluluğu değil, rezervasyonun geldiği kanalı gösteriyor. Tablonun üstünde her kanalın rengi ve o dönemde getirdiği gece sayısı yazıyor.
- Hücrenin üstüne gelince ayrıntı açılıyor. Misafirin adı, kanal, kaç gece kaldığı, giriş ve çıkış tarihi, gecelik fiyat.
- Üç ay birden görünüyor. Oklar ayı birer birer kaydırıyor. Her ayın başlığında o ayın doluluk yüzdesi yazıyor.
- Aynı ekran fiyat için de çalışıyor. “Gecelik fiyat” görünümünde hücreler ortalama gecelik fiyatı gösteriyor. Euro, lira, dolar ya da sterlin seçilebiliyor; çevrim o gecenin kuruyla yapılıyor, bugünkü kurla değil.
- Geçen yılla doğru karşılaştırma. Karşılaştırma açıldığında ekran geçen yılın bu tarihte elde ne vardı sorusunu cevaplıyor. Önde olunan günler yeşile, geride kalınanlar kırmızıya boyanıyor. Sezon sonunda ne olduğu değil, bugünkü noktada nerede durulduğu önemli.
- Bağlantı paylaşılabiliyor. Hangi görünüme bakıldığı adreste yazıyor; “şu ekrana bak” diye bağlantı gönderilebiliyor.
Kendi otelinize nasıl kurulur?
Başlangıç noktası elinizdeki Excel tablosu. Satır düzeni, renkler ve kimin neye baktığı zaten ihtiyacı anlatıyor. Sonra rezervasyon sisteminizin verisine hangi yolla erişilebildiğine bakarım; bu yol sistemden sisteme değişiyor, o yüzden bunu incelemeden süre ve kapsam söylemem. İlk sürüm yalnız doluluk ızgarası olur. Fiyat görünümü ve geçen yılla karşılaştırma, ızgara işinize yaradıktan sonra eklenir.
Bu sayfa rezervasyon sisteminizin yerine geçmez; onun verisini okur, ona bir şey yazmaz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kullandığımız rezervasyon sistemini bırakmamız gerekir mi?
Hayır. Doluluk sayfası rezervasyon sisteminizdeki kayıtları okur ve gösterir. Rezervasyon almaya, kanal yönetmeye ve fiyat girmeye mevcut sisteminizde devam edersiniz.
Ekran görüntüsündeki veriler gerçek mi?
Hayır. Tasarım, bir otel için yaptığım paneldeki ekranın aynısı. Oda adları, kanallar ve rezervasyonlar bu görsel için uydurulmuştur. Gerçek paneldeki misafir adları ve gelir bilgileri paylaşılmaz.
Excel tablomuzu tamamen bırakmak zorunda mıyız?
Zorunda değilsiniz. Veriyi tablo olarak almaya devam etmek isterseniz dışa aktarım eklenebilir. Ancak aynı bilgiyi hem tabloya hem sisteme elle girmeye devam ederseniz, iki ayrı rakam oluşma sorunu da devam eder.
Doluluk sayfasını kimler görür?
Yalnız giriş yapan ekip üyeleri. Sayfa dışarıya açık değildir; hangi kullanıcının hangi ekranı göreceği kurulumda belirlenir.
Otelinizin tablosunu birlikte inceleyelim
İletişim sayfasından kullandığınız doluluk tablosunu ve rezervasyon sisteminizi yazabilirsiniz. Diğer örnekler için ekibiniz için özel web uygulamaları sayfasına bakabilirsiniz.