İş Süreçleri Otomasyonu | Tekrar İşleri Devredin
Her işletmede tekrar eden bir iş vardır — veri girişi, onay bekleyen evrak, aynı formatta hazırlanan rapor, aynı soruların cevaplanması. Bu sayfa hangi sürecin otomatikleşeceğinin tespitini anlatıyor. Zaten hangi süreci otomatikleştirmek istediğinizi biliyorsanız, aşağıdaki listeden doğrudan ilgili sayfaya geçebilirsiniz.
Sıkça Devredilen Süreçler
- Onay akışları — izin, satın alma, sözleşme onayı elden dolaşmasın: Evrak Onay ve E-İmza Akışı
- Fatura işleme — gelen faturalar okunup muhasebe listesine düşsün: Fatura İşleme Otomasyonu
- Nakit akışı görünürlüğü — banka hareketleri tek tabloda: Nakit Akış Takip Sistemi
- Randevu alma — 7/24 müsait saat gösterip randevu kaydeden asistan: Yapay Zeka Randevu Asistanı
- Ekip soruları — aynı soru tekrar tekrar sorulmasın: Şirket İçi Bilgi Bankası
- Sözleşme takibi — hangi sözleşme değişti, karşılaştırma: Sözleşme Versiyon Karşılaştırma
- Web verisi izleme — fiyat, ilan, firma bilgisi düzenli taransın: Web’den Veri Toplama
Listede olmayan bir süreciniz varsa da yazın — çoğu tekrarlayan iş aynı iskeleti (veri girer, işlenir, doğru kişiye ya da kayda düşer) kullanıyor, yeni bir kurulum kurmak sık karşılaşılan bir durum.
Doğru Süreci Nasıl Buluyoruz
Hangi sürecin otomatikleşeceğine karar vermek, otomasyonun kendisinden daha önemli. Tespit için üç soru soruyorum:
- Ne sıklıkla tekrarlıyor? Günlük ya da haftalık tekrar eden işler, ayda bir olan işlerden daha yüksek getiri sağlıyor.
- Kuralı net mi? “Şu şartta şunu yap” diye tarif edilebilen işler otomatikleşiyor; her seferinde farklı bir muhakeme gerektiren işler edemiyor.
- Hata maliyeti ne? Küçük bir hatanın büyük sonucu olduğu süreçlerde (mali, hukuki) daha sıkı bir kontrol katmanı gerekiyor; bu süreyi uzatıyor ama atlanamıyor.
En Sık Gördüğüm Hata
İlk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmek. “Madem yapıyoruz, en zorundan başlayalım” refleksi neredeyse her ilk görüşmede karşıma çıkıyor ve gördüğüm en sık başarısızlık sebebi bu. Karmaşık süreç çok sayıda istisna barındırıyor, kurulum uzuyor, ekip sonucu geç görüyor ve “bu iş bizde çalışmıyor” kanaati yerleşiyor.
Tersini öneriyorum: sıkıcı, tekrarlı ve istisnası az olanla başlayın. Ekip araca güvendikten sonra zor olanı yapın.
Neyi Yapmaz
- Kararı sizin yerinize vermez. Otomasyon kuralı uygular; kural gerektiren istisnai durumlarda insan devreye girer.
- Tek seferlik bir iş değildir. Süreciniz değiştikçe kurulan sistem de güncellenmeli — kurulup unutulan bir otomasyon birkaç ay içinde sessizce bozulur.
Bu İşi Benden İsteyebilirsiniz
Bu işi benden isteyebilirsiniz: uzaktan, saatlik ücretli. Önce hangi sürecin otomatikleşeceğine birlikte karar veriyoruz. Kapsam netleşince yazılı fiyat ve süre veriyorum. İletişim sayfasından yazabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Hangi sürecin otomatikleşeceğini bilmiyorum, yine de yazabilir miyim?
Evet, en sık gelen talep bu. İşinizi dinleyip nerede en fazla zaman kaybettiğinizi birlikte buluyoruz.
Süreç kağıt üzerinde bile yazılı değil, sorun olur mu?
Olmaz, ön görüşmede süreci birlikte yazıya döküyoruz. Yazılı olmayan bir süreç otomatikleşemez, ama yazmak da bu işin bir parçası.
Birden fazla süreç birden mi otomatikleşir?
Genelde hayır — tek bir süreçle başlayıp sonucu gördükten sonra ikinciye geçiyoruz. Bu hem riski azaltıyor hem de ilk otomasyonun neyi doğru neyi yanlış yaptığını görmemizi sağlıyor.
Otomasyon bir kere kurulunca biter mi?
Kurulum biter ama iş bitmez. Süreciniz değiştikçe (yeni bir kural, yeni bir istisna) sistem de güncellenmeli. Bunu isteğe bağlı bir aylık bakım hizmeti olarak da alabilirsiniz.
Nasıl çalışıyorum?
Çalışma saati paketleri
WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; 5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz.
Neden aylık değil?
40 saat 1 hafta mı oluyor?
Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu.