Taranmış Belgeleri Dijitalleştirme | Arşivden Excel’e
Klasörler dolusu taranmış evrak — eski sözleşmeler, fatura arşivi, hasta ya da müşteri kayıtları — fiziksel ya da PDF olarak duruyor ama aranabilir değil. Bir belgeyi bulmak için klasör klasör bakmak gerekiyor. OCR (optik karakter tanıma) ve yapay zeka destekli sınıflandırma bu arşivi aranabilir, filtrelenebilir hale getiriyor.
Bu hizmet özellikle arşivi büyük ve düzenli olmayan avukatlık büroları, muhasebe ofisleri ve klinikler için değerli — Upwork’te hâlâ en çok talep gören admin işlerinden biri olan “data entry”nin yapay zeka destekli, ölçeklenebilir versiyonu bu.
Süreç: tarama, OCR, sınıflandırma
Belgeler zaten taranmışsa (PDF ya da görsel olarak) doğrudan OCR adımına geçiyoruz; hâlâ kağıt üzerindeyse önce taratılması gerekiyor — bu adımı genelde siz ya da bir tarama hizmeti üstleniyor, ben dijital çıktıyla çalışıyorum.
OCR sonrası metin çıkarılıyor, sonra belgeler türüne göre sınıflandırılıyor (fatura, sözleşme, kimlik, form gibi) ve önemli alanlar (tarih, isim, tutar) bir Excel tablosuna dökülüyor. Sonuç, artık arama yapılabilen, filtrelenebilen bir arşiv.
Doğruluk ve kontrol
El yazısı belgelerde OCR doğruluğu düşüyor, makine yazısı belgelerde yüksek. Kritik alanlarda (özellikle finansal tutarlar ya da kimlik bilgileri) örnekleme yöntemiyle bir kısmını elle kontrol etmenizi öneriyorum — büyük bir arşivde yüzde yüz hatasız sonuç vaat etmiyorum.
Örnek bir parti (birkaç yüz belge) ile başlayıp doğruluk oranını birlikte görmek, tüm arşive geçmeden önce güven oluşturuyor.
Kimler için değerli, sınırları ne?
Arşivi büyük ve bütçesi olan sektörler (hukuk, muhasebe, sağlık, inşaat) için bu iş zaman ve fiziksel depolama tasarrufu sağlıyor. Ama çok düşük kaliteli, soluk ya da el yazısı ağırlıklı arşivlerde beklenti düşük tutulmalı — bu sınırı baştan söylemek gerekiyor.
Kişisel ve hassas veri içeren arşivlerde (kimlik, sağlık kaydı) gizlilik ve veri güvenliği konusunu ayrıca netleştiriyoruz.
Nasıl başlıyoruz? Önce 20-30 dakikalık ücretsiz bir ön görüşme yapıyoruz. Ne istediğinizi ve neyin gerçekçi olduğunu konuşuyoruz. Uygun bulursanız kapsamı ve fiyatı yazılı gönderiyorum, sonra başlıyoruz. İletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Fiziksel belgeleri siz mi tarıyorsunuz?
Hayır, tarama hizmeti vermiyorum — belgelerin dijital (PDF/görsel) hali olması gerekiyor. Tarama için yerel bir hizmet önerebilirim ama bu adım kapsamımın dışında.
El yazısı belgeler işlenebiliyor mu?
Kısmen. Düzgün el yazısında makul bir doğruluk elde edilebiliyor ama makine yazısına göre çok daha düşük. El yazısı ağırlıklı bir arşivde önce küçük bir örnekle doğruluk oranını görmenizi öneririm.
Sonuç hangi formatta teslim ediliyor?
Genelde bir Excel tablosu (belge bilgileri, tarih, tür gibi alanlarla) ve orijinal belgelerin düzenli isimlendirilmiş/sınıflandırılmış dijital kopyaları olarak teslim ediyorum. Farklı bir format gerekiyorsa (veritabanı, başka bir yazılım) bunu da konuşabiliriz.
Hassas belgelerimin güvenliğini nasıl sağlıyorsunuz?
Kimlik, sağlık ya da finansal veri içeren arşivlerde gizlilik sözleşmesi imzalıyorum ve verinin nerede, hangi araçla işlendiğini açıkça anlatıyorum. Mevzuata (KVKK gibi) uygunluk konusunda nihai sorumluluk sizde kalıyor, ben süreci şeffaf tutuyorum.