Şirket El Kitabı ve Prosedürler | Yazılı Düzen
Küçük işletmelerin çoğunda süreç bilgisi kâğıtta değil, kurucunun ya da birkaç kişinin kafasında yaşıyor. Yeni biri işe girdiğinde her şey sözlü anlatılıyor, tekrar tekrar aynı sorular soruluyor, biri izne çıktığında iş yavaşlıyor. Bu, işletme büyüdükçe daha da pahalı bir sorun haline geliyor.
Ben bu bilgiyi yazılı prosedüre döküyorum: hangi işin nasıl yapıldığı, kim sorumlu, hangi sırayla ilerliyor. En verimli yöntem, mevcut toplantı ve anlatım kayıtlarından başlamak — zaten anlattığınız şeyi tekrar yazdırmak yerine, anlattığınızı yapılandırılmış bir belgeye dönüştürüyorum.
Nereden başlanır
Önce hangi süreçlerin en çok tekrar sorulduğunu, en çok kafa karıştırdığını belirliyoruz. Genelde bunlar müşteri karşılama, sipariş/teklif akışı, iade ya da şikayet yönetimi gibi günlük tekrar eden işler oluyor. Her şeyi aynı anda yazmaya çalışmak yerine en çok değer katacak birkaç süreçle başlıyoruz.
Sizinle ya da ilgili kişiyle kısa bir görüşme yapıp süreci anlatmanızı istiyorum; bu ham anlatımı ben yazılı, adım adım bir prosedüre çeviriyorum.
Toplantı kayıtlarından prosedür çıkarma
Zaten ekip içi toplantılarda bu süreçleri anlatıyorsanız, kayıtları (varsa) veya kısa bir anlatım seansını kullanarak prosedürü çıkarabiliyorum. Bu, sıfırdan yazmaya göre çok daha hızlı ve daha doğru bir yöntem çünkü gerçek işleyişi yansıtıyor, teorik olanı değil.
Yapay zeka burada dökümü ve ilk taslağı hızlandırıyor; son halde dilin şirketinize uygun ve doğru olduğunu ben kontrol ediyorum.
Tek kitap, canlı belge
El kitabını tek bir düzenli belge olarak teslim ediyorum ama bunun bitmiş bir ürün değil, yaşayan bir belge olduğunu baştan söylüyorum. Süreç değiştikçe güncellenmesi gerekiyor; ister kendiniz güncellersiniz ister periyodik olarak ben güncellerim.
Nasıl başlıyoruz? Önce 20-30 dakikalık ücretsiz bir ön görüşme yapıyoruz. Ne istediğinizi ve neyin gerçekçi olduğunu konuşuyoruz. Uygun bulursanız kapsamı ve fiyatı yazılı gönderiyorum, sonra başlıyoruz. İletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kaç prosedürle başlamalıyız?
En çok tekrar eden 3-5 süreçle başlamanızı öneririm. Hepsini birden yazmaya kalkmak projeyi hem yavaşlatıyor hem de değerini düşürüyor.
Ekibim bu kitabı gerçekten okur mu?
Uzun ve teorik yazılan el kitapları genelde okunmuyor. Ben kısa, adım adım ve gerçek örneklerle yazıyorum; amaç ansiklopedi değil, iş başında açılıp bakılan bir referans.
Süreçlerim sürekli değişiyor, yine de anlamlı mı?
Evet, hatta değişen süreçlerde yazılı hal daha da değerli çünkü değişikliği herkese aynı anda ve doğru şekilde duyurmanın tek yolu güncel bir belge.
Oryantasyon paketiyle farkı ne?
El kitabı tüm şirketin süreçlerini kapsıyor, oryantasyon paketi ise yeni başlayan birinin ilk günlerinde ihtiyaç duyacağı özet bilgi. İkisi birbirini tamamlıyor.