Kaynak: https://oguzerol.com/tedarikci-teklif-karsilastirma/ [ Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/tedarikci-teklif-karsilastirma-senaryo-tr.webp) # Tedarikçi Teklif Karşılaştırma: Birim, KDV, Kur, Vade ve Nakliye Aynı Terazide [Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/) | 22 dk okuma Tedarikçi tekliflerini doğru karşılaştırmanın yolu, her teklifi önce aynı birime, KDV hariç tutara, aynı güne ait kura, aynı teslim yerine ve bugünkü değere çevirmek; birim fiyatı en düşük olanı seçmek bunun yerini tutmaz. Bu işi yapan web uygulamasını şirketinize özel geliştiriyorum: teklifler PDF, Excel ya da e-postayla gelir, uygulama son tarihe kadar fiyatları kimseye göstermez, açılıştan sonra hepsini aynı tabloya çevirir, seçeni gerekçe yazmaya zorlar ve “bu tedarikçi neden seçildi” sorusunun cevabını aylar sonra da gösterir. Aşağıdaki kurgusal talepte on iki kalemin on birinde en düşük birim fiyatı veren tedarikçi, peşin ödeme, ayrı nakliye ve eksik kalem eklenince bugünkü değerde üçüncü sıraya düşüyor. Bu sayfanın konusu satın alma tarafı: gelen teklifleri karşılaştırmak, seçmek ve kararın izini tutmak. Müşteriye teklif hazırlayan satış tarafı [maliyet bilgisini koruyan teklif paneli](https://oguzerol.com/maliyet-bilgisini-korumali-teklif-paneli/) sayfasının işi. Yılda birkaç satın alma kararınız varsa ya da ERP’nizin satın alma modülü teklif karşılaştırmayı zaten yapıyorsa bu uygulamaya ihtiyacınız olmayabilir; nedenini aşağıda yazdım. ## Karşılaştırılabilir toplam hangi adımlarla çıkar? Karşılaştırılabilir toplam altı adımda çıkar; tedarikçinin yazdığı değer hiç silinmez, çevrilmiş değer yanındaki sütuna yazılır. Her adımın eşiği ve ayrıntısı aşağıdaki kurallar tablosunda. 1. **Kalem:** “PU HORTUM 8X5,5 MAVİ 100MT” satırı talepteki “PU hava hortumu 8 mm” kalemine bağlanır; muadil ürün ayrı satırda kalır. 2. **Birim:** Top, paket ve rulo fiyatları talep birimine çevrilir. 3. **KDV:** Karşılaştırma KDV hariç yapılır; KDV mükellefi şirket faaliyetiyle ilgili alımlarda ödediği KDV’yi indirebiliyor ([3065 sayılı KDV Kanunu, Md. 29](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.3065.pdf)). KDV dahil teklif, teklifte yazan oranla hariç tutara indirilir; oran yazmıyorsa tedarikçiye sorulur. 4. **Kur:** Dövizli teklifler aynı günün kuruyla çevrilir; tedarikçinin kendi kur koşulu ayrıca kaydedilir, çünkü 6. adımı değiştirir. 5. **Teslim yeri ve eksikler:** Nakliye, ithal mallarda gümrük vergisi ve gümrükleme gideri, teklif edilmeyen kalemlerin maliyeti eklenir. Teklif teslim şeklini yazmıyorsa (EXW, FCA, DAP gibi Incoterms kodu) tedarikçiye sorulur. 6. **Vade:** Her ödeme, ödeneceği güne göre bugünkü değere indirgenir; peşin ve avans sıfırıncı gün sayılır, oranı finans müdürü belirler. Garanti ve teslim süresi gibi paraya çevrilmesi tartışmalı farklar toplama katılmaz, ayrı sütunda durur ve gerekçede anılır. ## Örnek talep: dört tedarikçi, on iki kalem, kim kazandı? Kısa sonuç: bugünkü değerde A ile D berabere (fark binde 2), B üçüncü; satın alma müdürü fiyat dışı ölçütlerle A’yı seçiyor. Hesap aşağıda, adım adım. ### Dört teklif, dört ayrı yazım biçimi Aşağıdaki talep kurgusal, veriler örnektir. 220 kişilik bir metal işleme üreticisi; bakım şefi, üç aylık pnömatik ve hidrolik yedek parça ihtiyacı için STK-0418 numaralı satın alma talebini açıyor. Satın alma uzmanı beş tedarikçiden teklif istiyor; biri teklif vermeyeceğini bildiriyor, dördü son tarihte teklifini gönderiyor. Dördü de başka biçimde yazmış: - **A** (yerli distribütör): TL, KDV hariç, 12 kalemin hepsi, fabrikaya teslim dahil, fatura tarihinden 60 gün vade, teslim 5 iş günü, garanti 24 ay, geçerlilik 30 gün. - **B** (ithalatçı): EUR, KDV hariç, 11 kalem (4/3 hidrolik yön valfi yok), siparişle birlikte peşin ödeme, depodan teslim (nakliye alıcıda), teslim 6 hafta, garanti 12 ay, geçerlilik 15 gün. Hortumu 100 metrelik top başına yazmış: 8 mm için 71,40 EUR. - **C** (yerli bayi): TL, “KDV %20 dahil”, 12 kalem ama iki silindirde başka marka muadil, nakliye ayrı 4.500 TL, fatura tarihinden 30 gün vade, teslim 10 iş günü. Rakoru 10’lu paket başına yazmış: 8 mm düz rakor için 552 TL. - **D** (yerli temsilci): EUR fiyat, KDV hariç; fatura teslim günündeki TCMB döviz satış kuruyla TL kesiliyor, fatura tarihinden 90 gün vade. 10 kalem (hidrolik hortum ve filtre yok), fabrikaya teslim dahil, teslim 3 hafta, garanti 24 ay; geçerliliği yalnız 7 gün. Bakım şefi C’nin Ø50 silindir muadilini kabul ediyor (bağlantı ölçüleri aynı), Ø63 muadilini reddediyor (montaj flanşı farklı). Reddedilen muadil, C için eksik kalem sayılıyor. ### Birim fiyatlar aynı terazide Normalize edilmiş birim fiyatlar (TL, KDV hariç, talep birimi; örnek kur 1 EUR = 50 TL, gerçek kur değil): | kalem | miktar | A | B | C | D | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Pnömatik silindir Ø50×200 | 8 adet | 2.150 | 2.020 | 2.100 (muadil) | 2.195 | | Pnömatik silindir Ø63×320 | 6 adet | 2.980 | 2.800 | reddedildi | 3.040 | | 5/2 selenoid valf 24 V DC | 20 adet | 1.640 | 1.540 | 1.658,33 | 1.675 | | Şartlandırıcı 1/2” | 6 adet | 2.450 | 2.300 | 2.491,67 | 2.500 | | PU hava hortumu 8 mm | 300 m | 38,00 | 35,70 | 38,33 | 39,00 | | PU hava hortumu 10 mm | 200 m | 52,00 | 48,90 | 52,50 | 53,00 | | Tak-çıkar rakor 8 mm düz | 400 adet | 46,00 | 43,00 | 46,00 | 47,00 | | Tak-çıkar rakor 10 mm dirsek | 300 adet | 64,00 | 60,00 | 64,00 | 65,50 | | Hidrolik hortum 1/2”, preslenmiş, 1 m | 40 adet | 690 | 650 | 700 | — | | Hidrolik filtre elemanı | 24 adet | 1.180 | 1.110 | 1.191,67 | — | | Hidrolik yön valfi 4/3 | 4 adet | 7.900 | — | 7.900 | 8.050 | | Basınç şalteri | 10 adet | 1.350 | 1.270 | 1.366,67 | 1.375 | B, teklif verdiği 11 kalemin hepsinde en düşük birim fiyatı veriyor; ortak 11 kalemde A’dan yüzde 6 ucuz. ### Normalizasyondan sonra toplamlar Eksik kalemleri A’nın birim fiyatıyla ve ayrı bir sevkiyatın 1.500 TL nakliyesiyle tamamladım (varsayım; A’nın küçük siparişte aynı fiyatı vereceği yazılı teyit edilmeli). B’nin depodan teslimi için nakliyecinin teklifi 6.000 TL (örnek). | | A | B | C | D | | --- | --- | --- | --- | --- | | Teklif edilen kalemler, TL KDV hariç | 243.000 | 198.590 | 226.383 | 191.000 | | Eksik kalemin tamamlanması | — | 33.100 | 19.380 | 57.420 | | Nakliye | dahil | 6.000 | 4.500 | dahil | | **Nominal toplam** | **243.000** | **237.690** | **250.263** | **248.420** | | Ödeme günü (sipariş = 0. gün) | 67 | 0 (nakliye 42) | 44 | 111 | | **Bugünkü değer** | **226.378** | **235.162** | **238.317** | **226.847** | | Teslim / garanti | 5 iş günü / 24 ay | 6 hafta / 12 ay | 10 iş günü / 24 ay | 3 hafta / 24 ay | Ödeme günü = teslim süresi + vade (teslim süresini takvim gününe çevirdim: 5 iş günü = 7 gün, 10 iş günü = 14 gün, 3 hafta = 21 gün): A 7 + 60 = 67, C 14 + 30 = 44, D 21 + 90 = 111; B peşin ödüyor, nakliyesi 6. haftada (42. gün). Tablodaki gün tedarikçinin kendi teklifi içindir. Eksik kalemleri A’dan alacağımız için onlar her satırda 67. günde ödenir. Örnek, C: (226.383 + 4.500) TL 44. günde, 19.380 TL 67. günde ödenir; bugünkü değer 238.317 TL. D’nin tamamlama kalemleri de 67. günde ödenir: 57.420 TL → 53.492 TL. C’nin teklifi, reddedilen Ø63 silindir satırı çıkarıldıktan sonra bile KDV dahil 271.660 TL ile en yüksekti: KDV’yi çıkarınca A’nın altına iniyor, eksik kalem ve nakliye eklenince yeniden en pahalı oluyor. Nominal toplamda bile B hâlâ en ucuz; sırayı değiştiren vade. ### Vadenin bugünkü değeri nasıl hesaplandı? Kısaca: yüzde 40 yıllık maliyetle 67 gün sonra ödemek, fiyatı yaklaşık yüzde 7 indirmiş gibi etki eder. Bugünkü değer, ileride ödenecek tutarın bugün kaç liraya denk geldiğidir: **tutar ÷ (1 + yıllık oran × gün ÷ 365)**. Bu sayfada basit faiz kullandım; yüzde 40’ı bileşik (yıllık efektif) oran sayarsanız A’nın bugünkü değeri yaklaşık yüzde 0,9 yukarı kayar (228.446 TL), dört teklifin sırası değişmez. Örnekteki iki oran varsayımdır: TL için yıllık yüzde 40 finansman maliyeti, EUR için yüzde 5. Sizin oranınız şirketin kısa vadeli kredi maliyeti ya da o parayı bankada tutsaydınız alacağınız getiridir; oranı finans müdürü belirler. - **A:** 243.000 ÷ (1 + 0,40 × 67 ÷ 365) = 226.378 TL. A’nın 67 günlük ödeme gecikmesi (7 gün teslim + 60 gün vade) bu oranda 16.622 TL, yani fiyatın yaklaşık yüzde 6,8’i değerinde; B’nin ortak 11 kalemdeki 12.810 TL’lik fiyat avantajından büyük. - **B:** Mal bedeli siparişle ödeniyor, indirgeme yok: 198.590 TL. Nakliye teslimde, eksik valf A’dan alınıp 67. günde ödeniyor. - **D:** 3.820 EUR’luk tutar (örnek kurla 191.000 TL) aşağıdaki kuralla 173.354 TL’ye iner; tamamlama kalemleriyle 226.847 TL. ### Dövizli vade (D) nasıl indirgenir? D’nin satırında iki ayrı oran kullanılır. D’nin tutarı fatura gününe kadar EUR’a bağlı, faturadan sonra TL’de sabit. Önce EUR tutarı 21 gün EUR oranıyla (yüzde 5), sonra çıkan TL tutarı 90 gün TL oranıyla (yüzde 40) indirgenir. Kural: **ödeme hangi para biriminde sabitlenmişse, sabitlendiği günden ödemeye kadar o para biriminin oranıyla indirgenir, sonra bugünkü kurla çevrilir.** EUR’daki 90 gün ile TL’deki 90 gün aynı değerde değildir. Bu kuralın dayanağı kapalı faiz paritesi: iki para biriminin faiz farkı vadeli kurun içinde zaten vardır; pratikte parite yaklaşık tutar. Yöntem gelecekteki kuru tahmin etmenizi gerektirmez; kur riskini ortadan kaldırmaz: sipariş ile fatura arasındaki 21 gün tutar EUR’a bağlı kalır. ### Sıralama orana ne kadar duyarlı? Örnek veride A, yıllık TL oranı yaklaşık yüzde 14,4’ün üstündeyse B’den ucuz; D ise A’yı ancak oran yaklaşık yüzde 45,1’i geçerse geçiyor (EUR oranı yüzde 5’te sabit). Yüzde 40 varsayımında A ile D arasındaki fark 469 TL, yani binde 2. ### Karar ve gerekçe Satın alma müdürü A’yı seçiyor. Uygulamaya yazdığı gerekçe: > Bugünkü değerde A ve D berabere (fark binde 2, oran varsayımının belirsizliği içinde). Berabere kuralına göre fiyat dışı ölçütlere baktım: A on iki kalemin tamamını tek sevkiyatta, 5 iş gününde veriyor; D iki kalem eksik, ikinci sipariş ve ayrı sevkiyat gerektiriyor, 21 gün kur riski taşıyor ve teklifi yalnız 7 gün geçerli: 12. günde geldiği için karardan 3 gün sonra geçersiz oluyor, ikinci siparişe zaman bırakmıyor. B nominalde en ucuz ama A’nın vadesi, eksik valf ve ayrı nakliye eklenince bugünkü değerde 8.784 TL pahalı; garantisi de 12 ay. Finans müdürü aynı gün onaylıyor; tutar, genel müdür onayı gereken eşiğin altında. Seçilen tutar onay anında departman bütçesine taahhüt olarak düşer; bütçe ile gerçekleşenin karşılaştırılması [bütçe ve gerçekleşen gider panelinin](https://oguzerol.com/butce-ve-gerceklesen-gider-paneli/) işi. Kaybeden üç tedarikçiye sonuç bildirilir, rakip fiyatlar söylenmez. Birim fiyata ya da nominal toplama bakan bir tablo bu talepte B’yi seçerdi. Sizin dosyalarınızda sıralamanın değişip değişmediğini, birkaçını bu tabloya dökmeden bilemem. ## Karşılaştırma kuralları: önerdiğim kural, sizin kararınız Aşağıdaki eşikler ve süreler başlangıç önerim, ölçülmüş değerler değil; kendi birkaç satın alma dosyanızla denedikten sonra kararı siz verirsiniz. | kural | önerim | | --- | --- | | Birim normalizasyonu | Her fiyat talep birimine çevrilir; çevrim katsayısı (1 top = 100 m) satırda yazılı. Paket katı miktarı aşıyorsa fazlası maliyete eklenir (400 adet istenen rakor 30’lu pakette 14 paket = 420 adet) | | Kur sabitleme tarihi | Karşılaştırma için bütün dövizli teklifler teklif son tarihindeki aynı kurla çevrilir; kaynağı finans seçer ([TCMB gösterge kurları](https://www.tcmb.gov.tr/kurlar/today.xml) ya da bankanızın kuru). Tedarikçinin kendi kur koşulu ayrı alanda. Kur sonradan oynadı diye sıralama sessizce değişmez | | Teslim yeri ve nakliye | Hepsi fabrikaya teslime getirilir; nakliye dahil değilse nakliyeci teklifi ya da son üç sevkiyatın ortalaması eklenir, kaynağı yazılır | | Yurt dışı teklif ve teslim şekli | Incoterms kodu zorunlu alan; teklif kodu yazmıyorsa tedarikçiye sorulur. Bütün teklifler tesisinize teslim edilmiş, gümrüklenmiş maliyete (landed cost) çevrilir: kodun kapsamadığı taşıma ve sigorta eklenir. İthalat gümrük vergisi ve gümrükleme gideri yalnız DDP’de satıcıdadır; öteki bütün kodlarda alıcıdadır ve eklenir, kaynağı gümrük müşavirinin teklifi ya da son ithalatlar. İndirilebilen ithalat KDV’si karşılaştırmaya girmez. Dayanak ICC Incoterms 2020; kendi işleminiz için gümrük müşavirinizle teyit edin | | Eksik kalem | Gerçekte nereden alınacaksa o fiyat ve ek sevkiyat maliyeti eklenir; cezalandırmak isterseniz diğer tekliflerin en yüksek fiyatı | | Alternatif ürün | Muadil ayrı satır; teknik onayı fiyatı görmeyen talep eden verir, ucuz muadil teknik kararı etkilemesin diye. Reddedilen muadil eksik kalem sayılır | | Geçerlilik süresi | Karar tarihinden önce bitecek teklif kırmızı; uzatma yazılı istenir. Süresi geçmiş teklif seçilemez, çünkü siparişte fiyat değişebilir | | En az teklif sayısı | Sizin belirleyeceğiniz tutar eşiğinin üstünde en az üç geçerli teklif. Kalemlerin yarısından azına teklif veren sayılmaz | | Tek kaynak gerekçesi | Üçten az teklifle alımda listeden sebep (tek üretici ya da yetkili satıcı, mevcut ekipmanla uyum, arıza aciliyeti, çerçeve sözleşme), bir cümle ve bir üst onay. Aynı kalemdeki önceki tek kaynak alımlar görünür, tek kaynak alışkanlığa dönüşmesin diye | | Berabere kuralı | Bugünkü değer farkı yüzde 1’in altındaysa fiyat dışı ölçütlere bakılır ve hangisine bakıldığı gerekçeye yazılır; oran varsayımının belirsizliği içindeki bir fark kazananı belirlememeli | | Revize teklif | Pazarlık turu açılacaksa bütün geçerli tekliflere aynı anda, aynı soruyla; revize teklif yeni sürüm olarak yeniden mühürlenir. Böylece hiçbir tedarikçi rakibin fiyatını öğrenerek inemez | | Bölünmüş sipariş | Kalem bazında bölmek, tedarikçi kısmi siparişte aynı fiyatı yazılı teyit ederse ve ek sevkiyat eklendiğinde hâlâ ucuzsa; yoksa ucuz kalemleri toplamak ikinci nakliyeyle pahalıya döner | Bir kuralı değiştirmeden önce (örneğin berabere eşiğini yüzde 3’e çekmek) geçmiş taleplere uygulayıp “bu kural olsaydı kim kazanırdı” diye sınamayı öneririm; değişiklik finans müdürünün onayıyla yapılır ve iz kaydına düşer. ## Kim teklif ister, kim açar, kim seçer, kim onaylar? Önerdiğim düzende teklifi isteyen, açan, seçen ve onaylayan aynı kişi değildir; fiyatlar son tarihe kadar kimseye görünmez ve seçim gerekçesiz kaydedilmez. | rol | görür | yapar | yapamaz | | --- | --- | --- | --- | | Talep eden (ör. bakım şefi) | Kendi talebi, teknik şartname, muadil ürünlerin teknik bilgisi | Talebi açar, muadile teknik görüş verir | Fiyat görmek: muadili fiyatı bilmeden değerlendirsin | | Satın alma uzmanı | Tedarikçi listesi, sorular; açılıştan sonra bütün teklifler | Teklif ister, soruları herkese aynı anda cevaplar, çıkarımı doğrular, normalizasyonu yapar | Son tarihten önce fiyat görmek, seçmek | | Satın alma müdürü | Açılıştan sonra bütün teklifler | Açılışı başlatır, seçer ve gerekçe yazar, revize turu açar | Açılışı tek başına tamamlamak | | Finans müdürü | Açılıştan sonra bütün teklifler, oran ve kur ayarları | Açılışı onaylar, indirgeme oranını ve kur kaynağını belirler, eşik içindeki seçimi onaylar | Seçimi yapmak | | Genel müdür | Eşik üstü talepler | Eşik üstü seçimi ve tek kaynak gerekçesini onaylar | Seçimi kendi başına yapmak | | İç denetim | Her şey, salt okuma | İz kaydını dışa aktarır | Kayıt değiştirmek | Tutar eşiğine göre üst onay, vekâlet ve zaman aşımı mantığı [personel masraf onay akışındaki](https://oguzerol.com/personel-masraf-onay-akisi/) kurallarla aynı; burada tekrar etmiyorum. **Mühürlü teklif nasıl çalışır?** Bu bir tasarım önerim. Tedarikçiler teklifi uygulamanın adanmış e-posta adresine ya da yükleme bağlantısına gönderir, kimsenin kişisel gelen kutusuna değil. Uygulama dosyanın saatini kaydeder ve son tarihe kadar fiyat alanlarını kimseye göstermez. Son tarih geçince satın alma müdürü açılışı başlatır, finans müdürü onaylar; ikisinin saati iz kaydına düşer. Açılıştan sonra gelen teklif “geç” damgasıyla görünür ve karşılaştırmaya girmez. Mührün dürüst sınırı iki tane. Birincisi, tedarikçi teklifi alışkanlıkla satın alma uzmanının kendi adresine gönderirse mühür baştan bozulmuştur; uzman teklifi uygulamaya iletir, uygulama onu “mühürsüz geldi” diye işaretler ve bu işaret açılışta herkese görünür. İkincisi, sunucuyu yöneten kişi teknik olarak veritabanına erişebilir. Bunu yetki ayrımı ve iz kaydıyla sınırlarım; fiyat alanlarını son tarihe kadar şifreli tutmak ayrı bir iş, ilk adımda konuşulur. Örnek talebin iz kaydı şöyle görünür (örnek veri; ayın 1’i pazartesi): - 1. gün 10:20 — Bakım şefi STK-0418’i açtı: 12 kalem, teknik şartname ekli. - 1. gün 11:05 — Satın alma uzmanı beş tedarikçiye teklif isteği gönderdi; son tarih 12. gün 17:00. - 1. gün 14:40 — C sordu: “Silindirlerde muadil marka olur mu?” Cevap (“olur, ayrı satırda, teknik bilgisiyle”) beş tedarikçiye aynı anda gitti. - 1. gün 16:12 — B’nin teklifi geldi, mühürlendi. İşaret: teslim yeri yazılmamış; B’ye fiyat görünmeden soru gitti. - 1. gün 11:20 — D’nin teklifi geldi, mühürlendi; geçerlilik 7 gün. - 1. gün 17:00 — Son tarih: dört teklif mühürlü, bir tedarikçi teklif vermeyeceğini bildirdi. - 1. gün 09:30 — Satın alma müdürü açılışı başlattı; 09:34 finans müdürü onayladı. - 1. gün 11:50 — Satın alma uzmanı 45 satırlık çıkarımı üç düzeltmeyle onayladı. - 1. gün 14:15 — Bakım şefi Ø50 muadilini kabul etti; Ø63 muadilini reddetti, gerekçe: “montaj flanşı farklı”. - 1. gün 10:05 — Satın alma müdürü A’yı seçti, gerekçe yukarıdaki metin. - 1. gün 15:30 — Finans müdürü onayladı; sipariş oluştu, kaybeden tedarikçilere sonuç bildirildi. İz kaydı silinmez; düzeltme de yeni bir satırdır. Teklifler kararla birlikte saklanır: Vergi Usul Kanunu defter ve belgeler için beş yıl ([VUK Md. 253](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)), Türk Ticaret Kanunu defter kayıtlarının dayandığı belgeler için on yıl öngörüyor ([TTK Md. 82/1-d ve 82/5](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6102.pdf)); metinleri 14 Ekim 2026’da mevzuat.gov.tr’den okudum. Kaybeden tekliflerin bu kapsama girip girmediğini muhasebeciniz söyler; ben hepsini on yıla göre kurarım. ## Yapay zekâ ne yapar, nerede durur? Yapay zekâ bu akışta teklif seçmez, tedarikçiye puan vermez ve toplam hesaplamaz; üç yerde satın alma uzmanının elle yaptığı işi kısaltır ve her önerisini bir insan onaylar. 1. **Tekliften kalem ve koşul çıkarma:** PDF, Excel ya da e-postadan kalem, miktar, birim, fiyat, para birimi, KDV ibaresi, vade, teslim ve geçerlilik okunur, öneri olarak tabloya yazılır. Toplamı uygulama hesaplar ve teklifin kendi alt toplamıyla karşılaştırır; tutmazsa satır işaretlenir. Örnek talepte 45 satırın üçü düzeltildi: C’nin 10’lu paket birimi adet sanılmıştı, B’nin “100MT” ibaresi metre birimine çevrilmemişti, D’nin “opsiyon 7 gün” ibaresi teslim süresi sanılmıştı. 2. **Talep kalemiyle eşleştirme:** “PU HORTUM 8X5,5 MAVİ 100MT” satırı için “Kalem 5, PU hava hortumu 8 mm, 1 top = 100 m” önerilir. Uzman öneriyi onaylar ya da başka kaleme bağlar; onaylanan eşleşme o tedarikçinin sonraki tekliflerinde ilk öneri olur. 3. **Eksik koşul işareti:** Vade, KDV durumu, teslim yeri ya da geçerlilik yazmayan teklif işaretlenir. Bu kontrol fiyat göstermeden, mühürlü dönemde de çalışır: uzman yalnız “B’nin teklifinde teslim yeri yok” bilgisini görür ve tedarikçiye son tarihten önce sorar. Mühürlü dönemde çıkarılan fiyatlar da açılışa kadar mühürlü kalır. Modele hiçbir teklif, o talebi görme yetkisi olmayan bir kullanıcının isteğiyle gitmez. Teklif fiyatı tedarikçinin ticari bilgisidir; içindeki irtibat kişisinin adı ve e-postası kişisel veridir. Yapay zekâ hizmeti yurt dışında çalışıyorsa KVKK’nın 9. maddesindeki aktarım kuralları devreye girer; bu madde [7499 sayılı Kanun](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/03/20240312-1.htm) (Resmî Gazete 12.03.2024, sayı 32487, Md. 34) ile 1 Haziran 2024’ten itibaren yeniden düzenlendi. Hangi verinin hangi hizmete gittiğini ilk adımda yazılı belirlerim; hukuki görüş vermiyorum. ## Excel’de nerede kırılıyor, Excel’de kalacaksanız nasıl kurulur? Excel ya da Google Sheets’te kalmak çoğu satın alma için doğru karardır. Kalacaksanız önerdiğim düzen iki sayfadan oluşur: - **Ham teklif sayfası:** Tedarikçinin yazdığı her satır olduğu gibi, değiştirilmeden. Sütunlar: tedarikçi, teklif tarihi, açıklama, miktar, teklif birimi, birim fiyat, para birimi, KDV durumu, vade günü, teslim yeri, geçerlilik. - **Karşılaştırma sayfası:** Talep kalem kodu, tedarikçi, miktar, teklifteki birim fiyat, çevrim katsayısı, KDV durumu, KDV oranı, kur, ödeme günü; formüllerle KDV hariç talep birimi fiyatı, TL birim fiyat, satır tutarı ve bugünkü değer. Finans yıllık TL oranını R1 hücresine (yüzde 40 için 0,40), döviz oranını R2’ye yazar; kurun yanına tarihi ve kaynağı yazılır. - Seçim gerekçesini aynı dosyada ayrı bir sayfaya, tarih ve adla yazın; dosyanın son hâlini salt okunur bir klasöre koyun. Karşılaştırma sayfasının ikinci satırı için formüller (Türkçe Excel). Sütunlar: A2 kalem kodu, B2 tedarikçi, C2 talep birimiyle miktar, D2 teklifteki birim fiyat (teklifin kendi biriminde), E2 çevrim katsayısı (bir teklif birimi kaç talep birimi: 100 metrelik top için 100, birim aynıysa 1), F2 KDV durumu (“dahil” ya da “hariç”), G2 teklifteki KDV oranı (örneğin 0,20), H2 kur (TL teklifte 1), I2 ödeme günü: - KDV hariç, talep birimi fiyatı (J2): `=EĞER(F2="dahil";D2/(1+G2);D2)/E2` - TL birim fiyat (K2): `=J2*H2` - Satır tutarı (L2): `=K2*C2` - Bugünkü değer, tek para biriminde sabit teklif (M2): `=L2/(1+$R$1*I2/365)` - Fatura gününe kadar dövize bağlı, sonra TL’de sabit teklif (D gibi): `=L2/(1+$R$2*N2/365)/(1+$R$1*O2/365)`; N2 faturaya kadar geçen gün (D’de 21), O2 faturadan sonraki vade (D’de 90). D için sonuç 173.354 TL. Örnekle sınayın: B’nin 8 mm hortumu D2 = 71,40, E2 = 100, F2 “hariç”, H2 = 50 ile K2’de 35,70 TL/m verir; C’nin rakoru D2 = 552, E2 = 10, F2 “dahil”, G2 = 0,20 ile 46,00 TL/adet. Mühür için en basit yol: teklifler yalnız ortak bir posta kutusuna gelir, hiçbir kişisel adrese değil; son tarihe kadar kimse açmaz, açılış iki kişiyle yapılır. Talep, tedarikçi ve kişi sayısı arttıkça bu düzenin kırıldığı yerler somut: - **Fiyatı ilk gören kişi rakibe ipucu verebilir.** E-postayla gelen ilk teklif bir kişinin gelen kutusunda açılır; son tarihten önce bir başka tedarikçiye “biraz daha inmeniz lazım” demek kimsenin göremeyeceği bir işlemdir. - **Açıklamalar eşleşmez.** DÜŞEYARA “PU HORTUM 8X5,5 MAVİ 100MT” ile “PU hava hortumu 8 mm”yi bağlamaz; eşleştirme her seferinde elle yapılır ve önceki eşleştirme bir sonraki teklife taşınmaz. - **Kur ve oran hücresini kimin değiştirdiği izlenmez.** Sürüm geçmişi hücrenin değiştiğini gösterir, gerekçeyi göstermez. - **“Neden bu tedarikçi?” sorusu aylar sonra cevapsız kalır.** Gerekçe bir e-postada, karşılaştırma bir dosyanın üçüncü sürümünde, muadilin teknik reddi bir telefon konuşmasındadır. - **Geçmiş fiyat bulunmaz.** Aynı kalemi geçen çeyrek kaça aldığınızı görmek için eski dosyaları tek tek açarsınız. Önerdiğim uygulamada fark şu (tasarım önerim): tanımlanan iş kuralı ay sonunda biri dosyayı kontrol ettiğinde değil, teklif tabloya girerken uygulanır. ## ERP satın alma modülünüz yetiyorsa Şu durumlarda özel uygulama yaptırmanızı önermem: - Yılda birkaç satın alma kararınız var ve her birine iki üç tedarikçi teklif veriyor: yukarıdaki iki sayfalık Excel düzeni yeter. - ERP’nizin satın alma modülünde teklif isteme ve karşılaştırma var ve ekibiniz onu kullanıyor. Örneğin Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management’ta teklif isteği (RFQ) cevapları kriterlere göre puanlanıp yan yana karşılaştırılabiliyor, ret ve kabul gerekçesi kayda geçiyor, satırlar farklı tedarikçilere verilebiliyor ([Microsoft Learn, 14 Ekim 2026’da okudum](https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/supply-chain/procurement/tasks/enter-compare-rfq-bids-award-contracts)); mühürlü teklif özelliği 1 Ekim 2021’de genel kullanıma açıldı ([Microsoft sürüm planı, arşivli, 14 Ekim 2026’da okudum](https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365-release-plan/2021wave2/finance-operations/dynamics365-supply-chain-management/sealed-bidding)); güncel belgeye göre teklif verileri ve ekleri süre bitene kadar şifreli kalıyor, ama tedarikçinin teklifi kendi kullanıcısıyla tedarikçi portalından girmesi gerekiyor, mühürlü ekler yalnız PDF olabiliyor ve anket cevapları şifrelenmiyor ([Microsoft Learn, 14 Ekim 2026’da okudum](https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/supply-chain/procurement/sealed-bidding)). Kullandığınız yerli ERP’de benzer bir modül olup olmadığına ürün belgesinden birlikte bakarız; her ürünü ben doğrulamadım. Kendi ERP’nizi üç soruyla sınayın: (1) dövizli ve vadeli teklifleri bugünkü değere çeviriyor mu, (2) fiyatları son tarihe kadar satın alma uzmanından bile saklıyor mu, (3) e-postayla gelen PDF’i kalemlere işliyor mu? Üçüne de “evet” ise özel uygulamaya ihtiyacınız yok. Biri bile “hayır” ise o noktada Excel ya da küçük bir uygulama devreye girer. Özel uygulama şu noktada anlam kazanıyor: tedarikçilerinizin ERP portalına girmesi gerçekçi değilse ve teklifler PDF ya da e-postayla gelmeye devam edecekse, kur ve vadeyi bugünkü değerle karşılaştırma ihtiyacınız modülün sunduğunu aşıyorsa, talep eden, satın alma ve finans ERP kullanıcısı değilse ya da kararın gerekçesini birden çok programa dağılmadan tek yerde tutmak istiyorsanız. ## Nasıl başlanır, veri ve kod kimin, kullanıcılar nasıl girer? İlk adım yazılım değil, bugünkü düzeninizin çıkarılmasıdır: son aylardan üç beş satın alma dosyası (teklifler, karşılaştırma tablosu, seçim e-postası) ve varsa imza yetki tablonuz. Bu adımın çıktısı yazılıdır: - karşılaştırma kuralları tablosu, sizin eşiklerinizle, - indirgeme oranı ve kur kaynağı, finansın kararıyla, - rol listesi ve kimin hangi tutara kadar onay verdiği, - geçmiş dosyaların bu kurallarla yeniden hesaplanmış hâli: hangisinde sıralama değişirdi, - ilk sürümün kapsamı. Otomasyon projelerinde en sık gördüğüm hata, ilk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmek. Burada da yıllık hammadde alımı gibi büyük ve pazarlıklı bir kararla değil, sık tekrarlanan orta büyüklükte bir alımla (yedek parça, sarf malzemesi) başlamayı öneririm. Sırayı şöyle kurarım: 1. Talep, teklif isteme, mühürlü toplama, iki kişili açılış, normalize tablo, seçim gerekçesi ve iz kaydı. 2. Bugünkü değer, kur, eksik kalem tamamlama ve onay eşikleri. 3. Yapay zekâ ile kalem ve koşul çıkarma, eşleştirme önerisi. 4. Geçmiş fiyat raporu ve ERP’ye sipariş aktarımı. **Veri nerede durur?** Uygulama bir sunucuda (VPS) çalışır, teklifler ve belgeler oradaki veritabanında durur; sunucu, anahtarlar ve hesaplar şirketinizin adına açılabilir. Veri sizindir, tamamını istediğiniz zaman Excel ya da CSV olarak alabilirsiniz. Kullanıcı başına lisans yok; maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur, küçük ve orta ölçekli bir ekipte kullanıcı eklemek bu maliyeti değiştirmez. **Kullanıcılar nasıl girer?** Şirket içindeki herkes kendi hesabıyla girer; giriş yöntemini ve kullanıcı yönetimini ilk adımın çıktısında yazılı veririm. Tedarikçilerin hesap açması şart değil (aşağıdaki SSS). **Kod kimin?** Kaynak kodun tamamı sizin erişiminizdeki bir depoda durur; yanında çalıştırma talimatı, bağımlılık listesi ve uygulamanın neyi yapmadığını yazan bilinen sınırlar listesi olur. Uygulama tedarikçilerin ticari bilgisini ve irtibat kişilerinin kişisel verisini işlediği için erişim, güvenlik, barındırma ve bakım gereksinimlerini başlangıçta ayrıca değerlendiririm. **ERP’niz değişirse?** Talepler, teklifler ve kararlar sizdeki veritabanında kalır; yeni ERP’nin içe aktarım biçimi için sipariş aktarımının yeniden kurulması gerekir. Bunun da, ilk sürümün de kapsamını ve takvimini mevcut düzeninizi gördükten sonra yazılı paylaşırım. Son birkaç ayın iki üç satın alma dosyasından bir tabloyu (adlar ve fiyatlar değiştirilmiş) ya da yalnız yapısını anlatan bir notu [iletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) gönderin; ilk görüşmede o dosyalarda sıralamanın vade ve kurla değişip değişmediğine birlikte bakarız. ## Sıkça Sorulan Sorular ### Tedarikçilerin uygulamaya hesap açıp giriş yapması gerekir mi? Gerekmez. Tedarikçi teklifini bugün olduğu gibi PDF ya da Excel olarak gönderebilir; uygulamanın adanmış adresine ya da kendisine gönderilen yükleme bağlantısına. Sık çalıştığınız tedarikçilere hesap açmak isteğe bağlıdır, ilk adımda kapsama yazılır. ### Teklifleri ağırlıklı puanla mı değerlendirmeliyim? Önerim, paraya çevrilebilen her şeyi paraya çevirmek: birim, KDV, kur, vade, nakliye, eksik kalem. Paraya çevrilemeyen ölçütleri (teknik uygunluk, tedarikçinin geçmiş teslim performansı, garanti) fiyatla aynı puanda toplamak yerine ayrı sütunda tutmak ya da geçti/kaldı eşiği yapmak. “Fiyat yüzde 60, kalite yüzde 40” gibi bir ağırlık, 8.784 TL’lik bir farkı kaç kalite puanının telafi ettiğini gizler; ayrı sütunda bu takas gerekçede açıkça yazılır. ### Hizmet alımlarında (bakım sözleşmesi, nakliye, kalibrasyon) da çalışır mı? Çalışır, ama zor kısım değişir. Malda birim çevrimi öne çıkar; hizmette kapsam eşleştirmesi: bir teklifte yedek parça dahil, ötekinde hariç; biri yılda dört ziyaret veriyor, öteki iki. Kapsam maddeleri kalem gibi satır satır yazılır, eksik madde aynı tamamlama kuralıyla fiyatlanır. ### Eski tekliflerimizi yükleyip geçmiş fiyatlara bakabilir miyim? Evet; geçmiş dosyalar yüklenir, kalemler bugünkü taleplerle eşleştirilir ve her kalemin son alım fiyatı, kimden alındığı ve o günkü kuru görünür. Yapay zekâ eski PDF’lerden çıkarım önerir, eşleşmeyi uzman onaylar. Eski dosyalar dağınıksa önce en çok tekrarlanan 20–30 kalemle başlamayı öneririm. [Başa dön ↑](https://oguzerol.com/tedarikci-teklif-karsilastirma/#icerik) ## Bunları da okumak ister misiniz? [Tedarikçi Teslim Tarihi PortalıTedarikçilerin yalnızca kendi siparişlerinde teslim tarihi ve açıklama güncellediği özel portal. Excel ve Google Sheets akışına uygundur. Bilgi için yazın.](https://oguzerol.com/tedarikci-teslim-tarihi-portali/)[Satın Alma Talep ve Bütçe Onay UygulamasıSatın alma talebini ürün, miktar, bütçe ve onay sırasıyla izleyin. Onayla ödemeyi ayıran, işletmenize özel satın alma ekranının kapsamını birlikte çıkaralım.](https://oguzerol.com/satin-alma-talep-onay-uygulamasi/)[Tedarikçi ve Ürün Araştırması | Doğru KaynakYurt içi ve yurt dışı tedarikçi adayları: fiyat, MOQ ve iletişim bilgileriyle karşılaştırmalı liste. İthalata hazırlık desteği. İthalat desteği dahil.](https://oguzerol.com/tedarikci-arastirmasi/) [Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/) NE İSTEYEBİLİRSİNİZ ## Nasıl çalışıyorum? Çalışma saati paketleri WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz. ÇALIŞMA BLOKLARI ## Neden aylık değil? 40 saat 1 hafta mı oluyor? Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu. 5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)