Kaynak: https://oguzerol.com/gunluk-gelir-gider-takip-uygulamasi/ [ Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/gunluk-gelir-gider-takip-uygulamasi-senaryo-tr.webp) # Günlük Gelir Gider ve Gün Sonu Kasa Kapanışı: Kasa Farkını Kim, Nasıl Kapatır? [Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/) | 22 dk okuma Günlük gelir gider takip uygulaması, her satış noktasının gün içindeki nakit, kart, havale ve masraf kaydını aynı düzende girdiği bir web uygulamasıdır. Gün sonunda kasa sayılır, sayım kayıtla karşılaştırılır. Fark varsa kimin onayıyla ve hangi gerekçeyle kapandığı silinemeyen bir satır olarak kalır. Uygulamayı şirketinize özel geliştiriyorum. Sorun yalnız farkın kendisi değildir. Fark kimse onaylamadan ertesi günün kasasına sessizce taşınırsa merkez de şubeden gelen rakama güvenmez. Kasa farkını kasiyer kapatamaz, gerekçeyi yazılı onaylayan kişi kapatır. Önerdiğim düzende ±20 TL içindeki fark kendiliğinden kapanır ve kayda geçer. 20–250 TL arası fark gerekçesiyle ve mağaza müdürünün onayıyla kapanır, 250 TL üstü ikinci sayımdan sonra merkez muhasebe incelemesine gider. Gerekçesi bulunamayan farkı kimsenin onayı kapatmaz, fark merkezin açık listesinde kalır. Aşağıda 6 mağazalı kurgusal bir hırdavat ve yapı malzemesi zincirinin bir haftasını izliyorum: 36 kasa kapanışı ve üç büyük fark. Üç farkın ikisinin gerekçesi bulunuyor, haftanın sonunda da bir karar çıkıyor. B mağazasının açıklanamayan farkı haftada 1.080 TL. Diğer beş mağazanın haftalık açıklanamayan farklarının mutlak toplamı 90 TL, en büyüğü 35 TL. Muhasebe sorumlusu kişiyi değil kasa düzenini değiştiriyor. Bu sayfanın konusu günlük kayıt ve gün sonu kasa kapanışı. Kart satışının bankaya hangi gün, hangi komisyonla geçtiğini [banka ve POS mutabakatı uygulamasında](https://oguzerol.com/banka-hareketi-mutabakat-uygulamasi/) anlattım. Şubeler arası transfer, vekâlet ve gün kilidinin şube tarafı ise [şube bazlı veri giriş sisteminin](https://oguzerol.com/sube-bazli-veri-giris-sistemi/) konusudur. ## Günlük kayıtta hangi kalemler tutulur? Günlük kayıtta tutulması gereken şey, o gün kasaya giren, kasadan çıkan ya da kasaya hiç uğramayan her para hareketidir. Kalemleri ayırmak gerekir, çünkü hangisinin çekmecedeki nakdi değiştirdiği ve hangi belgeyle kanıtlandığı her birinde farklıdır. | kalem | nereden gelir | çekmecedeki nakdi değiştirir mi | kanıtı | | --- | --- | --- | --- | | Yazar kasadan geçen nakit satış | Z toplamından Z içindeki kart ve diğer ödeme araçları düşülerek bulunur (aşağıdaki varsayımlar) | Artırır | Z raporu | | Kart satış | Bankanın POS gün sonu raporu | Hayır | POS gün sonu fişi | | Z dışı kart tahsilatı | Faturalı kart satış (yazar kasa bilgi fişi verir), kartla bırakılan bahşiş | Hayır (POS toplamında var, Z’de yok) | Fatura, POS slipi | | Diğer ödeme araçları | Yemek kartı ya da çeki, hediye çeki, yazar kasada veresiyeye ya da oda hesabına işlenen satış | Hayır | Ayrı terminal raporu ya da çek/fiş; cihazınız veriyorsa ödeme türü dökümü | | Z dışı nakit giriş | Peşin nakit ödenen fatura, çekmeceye konan nakit bahşiş | Artırır | Fatura, bahşiş kaydı | | Havale/EFT ile ödenen satış | Fatura ve müşterinin ödeme bildirimi | Hayır | Fatura, banka hareketi | | Cari nakit tahsilat | Önceden veresiye alan müşterinin nakit ödemesi | Artırır | Tahsilat makbuzu | | Nakit çıkış | Kargo, su, küçük alım; personele nakit ödenen bahşiş (“bahşiş ödemesi” alt satırı) | Azaltır | Fiş fotoğrafı, bahşiş ödeme kaydı | | Yazar kasa dışında yapılan nakit iade | İade belgesiyle elden verilen para | Azaltır | İade belgesi | | Gün içinde bankaya yatırılan | Gün içinde bankaya götürülen nakit | Azaltır | Dekont | | Açılış fonu | Her gün aynı tutarla başlayan bozuk para | Sabit | Önceki günün kapanışı | Bu tablodan tek bir hesap çıkar. **Beklenen nakit**, açılış fonuna yazar kasadan geçen nakit satışın, Z dışı nakit girişin ve cari tahsilatın eklenmesi, nakit çıkışın, yazar kasa dışı iadenin ve gün içinde bankaya yatırılan nakdin düşülmesiyle bulunur. **Kasa farkı**, sayılan nakit ile beklenen nakit arasındaki farktır. Gerekçesi bulunan farka **açıklanan fark**, bulunamayana **açıklanamayan fark** diyorum. **Tasarım varsayımlarım (üçü de ilk adımda muhasebecinizle doğrulanır):** 1. Z raporunda ödeme türü kırılımı olduğunu birincil kaynakta doğrulayamadım. Bu yüzden kart tutarını bankanın POS raporundan, diğer ödeme araçlarını ayrı terminal raporlarından ya da çek ve fişlerin sayımından alıyorum. Nakit satışı da “Z toplamı − (POS toplamı − Z dışı kart tahsilatı) − diğer ödeme araçları” olarak kuruyorum. Yemek kartı bankanın POS’undan geçiyor ve POS toplamında görünüyorsa ayrıca düşülmez. 2. Faturalı nakit satışın Z toplamında görünmediğini varsayıyorum. 3. Yazar kasadan yapılan iadenin Z toplamından düşüldüğünü varsayıyorum. Cihazınızın raporu iadeyi ayrı gösteriyorsa iade sütunu ve formül buna göre değişir. Cihazınız ödeme türlerini ayrı veriyorsa hesap doğrudan oradan kurulur. İlk adımda cihazınızın çıktısına bakarım. Yazar kasadan yapılan iade, cihazınız Z toplamını net veriyorsa zaten düşmüştür. Aynı iadeyi bir de iade satırına yazmak farkı ters yönde bozar. Bu yüzden uygulama her iadede “yazar kasadan mı, elden mi” diye sorar ve yalnız elden yapılan iade ayrı satır olur. Havaleyle ödenen satış ve kartla ödenen gider kasaya hiç girmez ama günlük özette görünür. Paranın hesaba geçtiğini günlük kayıt değil, banka mutabakatı doğrular. **Restoran, kafe ve otel resepsiyonunda tablo değişir.** Restoranda yemek kartı ya da çeki ve platformun kendi tahsil ettiği ödeme çekmecede nakit olarak aranmaz. Kartla bırakılan bahşiş POS toplamında olup Z’de olmadığı için Z dışı kart tahsilatına yazılır. Çekmeceye konan nakit bahşiş Z dışı nakit girişe, personele nakit ödenen bahşiş ise nakit çıkışa “bahşiş ödemesi” alt satırıyla girer. Garson ya da kurye masada ya da kapıda nakit tahsil edip kasaya teslim ediyorsa her teslim ayrı bir “teslim alınan nakit” satırıdır. Bu satır beklenen nakde ikinci kez eklenmez ama kimden alındığı kayıtta durur. Otelde oda hesabına yazılan harcama ne kasaya ne POS’a girer, resepsiyon onu konaklama hesabından (folyo) ayrı satır olarak getirir. Gece yarısını geçen ya da 24 saat açık işletmede iş günü ilk açılışla son Z raporu arasıdır. ## Türkiye’de Z raporu kasa kapanışına ne katar? Z raporu günün kayıtlı satış toplamını verir, kasadaki parayı vermez. Kasa kapanışı Z raporuyla başlar ama onunla bitmez. Ödeme kaydedici cihaz (ÖKC, yazar kasa) kullanan mükellef, satış yaptığı her iş gününün sonunda cihazında Z raporu oluşturmak zorunda. Yeni nesil cihazlarda rapor elektronik saklandığı için kâğıda basma zorunluluğu kaldırıldı ([VUK Genel Tebliği Sıra No 450, Resmî Gazete 03.06.2015, sayı 29375](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2015/06/20150603-14.htm)). Fiş numarası her gün Z raporundan sonra 1’den başlayabiliyor ([Sıra No 435, Resmî Gazete 03.04.2014](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2014/04/20140403-15.htm)). Kartla ödenen faturalı satışta yeni nesil yazar kasa mali fiş yerine bilgi fişi veriyor ([Sıra No 451, Resmî Gazete 03.06.2015](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2015/06/20150603-15.htm)). Z raporunun mali bilgileri cihazdan Gelir İdaresi’ne genellikle güvenli servis sağlayıcısı (ÖKC TSM merkezi) üzerinden gidiyor ([Sıra No 566, Resmî Gazete 25.09.2024, sayı 32673](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/09/20240925-4.htm)). Uygulamanıza kendiliğinden gelmez. Bu metinleri 15 Ekim 2026’da Resmî Gazete’den okudum. 566, Z raporu bildirimini düzenleyen 483 Sıra No’lu Tebliği değiştiriyor. Taradığım kaynaklarda bu tebliğde görünen son değişiklik 566 (25.09.2024). 435, 450 ve 451 için sonraki değişiklik taramasını yapmadım, konsolide metinleri görmedim. Güncel hâlini mali müşaviriniz teyit etsin. Uygulamadaki karşılığı üç kural: - **Z raporu girilmeden kapanış onaylanmaz.** Kasiyer Z toplamını girer, raporun basılı çıktısının ya da cihaz ekranının fotoğrafını ekler. Fiş numarası günlük sıfırlanabildiği için kayıt “nokta + cihaz sicil numarası + tarih + Z numarası” ile tekilleşir. - **Z farkı ile kasa farkı ayrı uyarıdır.** Satış programınız ya da mağaza kaydınız varsa onun günlük toplamı Z toplamıyla karşılaştırılır. Tutmuyorsa bu bir kayıt sorunudur, sayılan nakdin tutmaması ise bir kasa sorunudur. İkisini aynı kırmızı hücrede toplamak, hangisinin bozuk olduğunu gizler. Ayrı bir satış kaydı yoksa bu uyarı kurulmaz. - **Faturalı satış ayrı satırdır.** Faturalı kart ve faturalı nakit satış varsayılan olarak günlük özette kendi satırında durur. Muhasebe tarafında nasıl işleneceğini ilk adımda mali müşavirinizle belirleriz. Doğrudan Z aktarımı cihazınızın ya da satış programınızın bir dışa aktarma imkânı sunup sunmadığına bağlıdır. İlk adımda ona bakarım, görmeden söz vermem. ## Örnek hafta: 6 mağaza, 36 kasa kapanışı *Örnek veri, kurgusaldır.* Altı mağazası olan bir hırdavat ve yapı malzemesi zinciri düşünün. Merkezde iki kişilik bir muhasebe ekibi var. Mağazalar haftada 6 gün açık. Her mağazada tek çekmece var ve gün tek kapanışla kapanıyor, yani haftada 6 × 6 = 36 kasa kapanışı yapılıyor. Uygulamada her mağaza güne 2.000 TL açılış fonuyla başlıyor. Müşterilerin bir kısmı usta ve küçük müteahhit. Bunlar havaleyle ödüyor ya da cari hesaplarına nakit yatırıyor. Bugün her mağaza akşam kendi Excel sekmesini dolduruyor. Sekme ertesi günü bir önceki günün sayılan nakdiyle açtığı için fark sessizce bir sonraki güne devrediyor. İlk hafta uygulamayla kapanan 36 kasa, aşağıdaki “önerim” bölümündeki eşiklerle şöyle dağıldı: | kapanış durumu | kapanış sayısı | ne oldu | | --- | --- | --- | | Fark sıfır | 22 | Kasiyer saydı, mağaza müdürü onayladı | | Fark ±20 TL içinde | 6 | Kendiliğinden kapandı, kayda geçti, net −35 TL | | Fark 20–250 TL arası, açıklandı | 2 | D’de girilmemiş kargo fişi (−180), F’de fişsiz çay-su masrafı (−60), müdür onayıyla kapandı | | Fark 20–250 TL arası, açıklanamadı | 3 | B’de −90 ve −140, A’da +45. Müdür onayladı ama kapanmadı, merkezin açık listesine düştü | | Fark 250 TL’nin üstünde | 3 | İkinci sayım, merkez muhasebe incelemesi | | **Toplam** | **36** | **6 mağaza × 6 gün** | ### Bir gün sonu ekranı: Mağaza C, 2. gün **Kör sayımın sırası** şöyle: kasiyer önce çekmecedeki nakdi küpür küpür sayıp kaydeder ve sayım kilitlenir. Z toplamını, POS toplamını, masrafı ve gün içinde yatırılanı ancak bundan sonra girer, beklenen tutar o zaman görünür. Sıra tersine çevrilirse kasiyer beklenen tutarı kafadan hesaplar ve sayım ona yaklaşır. Sayımı ve kayıt girişini iki ayrı kişi yapıyorsa sıra serbesttir. Önerim, Z ve POS gün sonu fişlerinin de sayımdan sonra alınması. Satış durdurulur, çekmece sayılıp kaydedilir, Z ve POS kapanışı ondan sonra yapılır. Bu sıra mümkün değilse fişler sayım kilitlenene kadar müdürde bekler. Fişler sayımdan önce kasiyerin elindeyse sayım yalnız ekrana karşı kör kalır. Sayım, bir “sayımı kilitle” onay adımıyla kilitlenir. Kilitten sonra yanlış girilen sayım silinmez. Doğrusu düzeltme kaydı olarak ayrı satırda girer, ikisi de kayıtta kalır. 250 TL üstü farkta istenen ikinci sayım da böyle bir satırdır. | sıra | satır | tutar (TL) | | --- | --- | --- | | 1 | **Sayılan nakit (kilitlendi)** | **3.730** | | 2 | Açılış fonu | 2.000 | | 3 | Z raporu toplamı | 61.700 | | 4 | POS gün sonu kart toplamı | 45.100 | | 5 | Z dışı kart tahsilatı (faturalı kart satış) | 1.800 | | 6 | Diğer ödeme araçları | 0 | | 7 | Yazar kasadan geçen nakit satış (61.700 − (45.100 − 1.800) − 0) | 18.400 | | 8 | Z dışı nakit giriş, cari nakit tahsilat | 0 | | 9 | Nakit çıkış (kargo 350 + su 120) | 470 | | 10 | Yazar kasa dışı nakit iade | 0 | | 11 | Gün içinde bankaya yatırılan | 15.000 | | 12 | **Beklenen nakit** (2.000 + 18.400 − 470 − 15.000) | **4.930** | | 13 | **Kasa farkı** (3.730 − 4.930) | **−1.200** | | 14 | Kapanış teslimi (3.730 − 2.000), ertesi sabah dekontla bankaya | 1.730 | | — | *Bilgi: havaleyle ödenen faturalı satış* | *12.500 (kasaya girmez)* | Fark 250 TL’nin üstünde olduğu için mağaza müdürü kasayı ikinci kez saydı, sonuç aynı çıktı. Ertesi sabah sebep bulundu. Öğleden sonra bir müşteriye 1.200 TL iade, iade belgesiyle elden verilmiş ama uygulamaya girilmemişti. İade yazar kasadan geçmediği için Z toplamı değişmemişti. Gün kilitli olduğu için kayıt eski satırın üzerine yazılmadı. Belge fotoğrafıyla bir düzeltme kaydı açıldı, onu mağaza müdürü değil merkez muhasebe onayladı ve fark sıfırlandı. Ertesi gün çekmece yine 2.000 TL ile açıldı. ### Diğer iki büyük fark - **Mağaza E, 4. gün: +600 TL.** Kasa fazla çıktı. Bir usta cari hesabındaki borcun 600 TL’sini nakit ödemiş, kasiyer parayı çekmeceye koymuş ama tahsilat makbuzunu girmemişti. Makbuz girildi, fark kapandı. Fazla çıkan kasa da açık sayılır, çünkü sebebi bulunmazsa bir müşterinin cari hesabı yanlış kalır. - **Mağaza B, 5. gün: −850 TL.** O gün Z toplamında 800 TL hediye çeki vardı. Çek diğer ödeme araçları olarak zaten düşülmüştü, −850 TL’nin onunla sayısal bir bağı yoktu. İkinci sayım aynı sonucu verdi. Masraf, iade ve tahsilat kayıtlarında eksik bulunmadı. Fark açıklanamayan fark olarak kayda geçti. ### Haftalık özet ve karar | mağaza | nakit satış | kart satış | havale/EFT | nakit masraf | açıklanamayan fark | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | A | 96.400 | 212.800 | 64.000 | 2.310 | +35 | | B | 88.900 | 190.500 | 41.200 | 1.940 | **−1.080** | | C | 104.700 | 241.300 | 72.500 | 2.650 | +15 | | D | 71.200 | 158.600 | 38.900 | 1.720 | −25 | | E | 92.300 | 201.400 | 55.800 | 2.080 | −15 | | F | 63.500 | 139.700 | 29.600 | 1.390 | 0 | | **Toplam** | **517.000** | **1.144.300** | **302.000** | **12.090** | **−1.070** | *Tutarlar TL. Kart satış POS toplamıdır, faturalı kart satışı da içerir. Nakit masraf, gerekçesi sonradan bulunan fişler eklenmiş hâliyle. Açıklanamayan fark sütunu ±20 TL bandındaki farkları da içerir. C’nin 1.200 TL iadesi ayrı satırda.* B’nin açıklanamayan farkı haftada üç kez çıktı: 1. gün −90, 3. gün −140, 5. gün −850 TL. Toplam 1.080 TL, B’nin haftalık nakit satışının yaklaşık yüzde 1,2’si. Önemli olan tutar değil, tekrar etmesi. −90 ve −140 TL, üçüncü fark gelene kadar merkezin listesinde iki ayrı satırdı. 5. günde tekrar kuralı tetiklenince uygulama üçünü yan yana koydu ve ortak noktayı gösterdi. Üçü de öğle vardiya devrinde iki kasiyerin aynı çekmeceyi sayımsız devrettiği günlerdi. Kapanış birimi gün olduğu için devirde kimse saymıyordu. Muhasebe sorumlusunun kararı bir kişiyi suçlamak olmadı. B’de kapanış birimi çekmece × vardiya oldu. Her devirde kör sayım ve iki kişilik onay yapılacak. Değerlendirme kuralı (önerim): iki hafta içinde B’de ±20 TL’yi aşan açıklanamayan fark çıkmazsa yeni düzen kalır. Çıkarsa sayım vardiya içindeki iade ve masraf kayıtlarına da genişletilir. B’nin bugünkü sekmesinde bu karar çıkmazdı. Sekme ertesi günü sayılan nakitle açtığı için −90 ve −140 TL ertesi günün kasasına karışıyor, yalnız 5. günün −850 TL’si görünüyordu. Tek bir büyük fark talihsizlik gibi okunur. Aynı vardiya düzeninde üçüncü kez çıkan fark ise bir düzen sorunudur. Aşağıda önerdiğim Excel düzeninde (sabit fon, her kapanış ayrı satır) O sütununu B için süzen biri üç farkı da görürdü. Sorun Excel’de değil, farkı taşıyan sekme düzenindeydi. Uygulamanın kattığı şey iz kaydı ve kilit: fark sonradan sessizce değiştirilemez, her düzeltme kimin onayıyla yapıldığını taşır. Özette yalnız bu altı sütun var. Panolarda en sık gördüğüm hata her veriyi panoya koymaya çalışmak. Öyle olunca B’nin satırı kalabalıkta kaybolur. ## Gün sonu kuralları: önerim Aşağıdaki eşikler ve saatler başlangıç önerimdir. Ölçülmüş bir doğru değildir, ilk ayın verisiyle ayarlanır. Eşikleri sabit tutar yerine günlük nakit satışa oranlayarak başlatın. Örnek zincirde mağaza başına günlük nakit satış ortalama 14.361 TL. ±20 TL bunun yaklaşık binde 1,4’ü, 250 TL yaklaşık yüzde 1,7’si. Günlük nakit satışı 3.000 TL olan bir noktada aynı oranlar yaklaşık ±4 TL ve 50 TL eder. | kural | önerim | neyi önler | | --- | --- | --- | | Kapanış birimi | Çekmece × vardiya. Tek vardiyalı ve tek çekmeceli noktada gün. Günün kapanışı vardiyaların toplamıdır | Vardiya devrinde kimin kasası olduğunun belirsizleşmesi | | İki kişiyle sayım | Kasiyer sayar, ikinci kişi (mağaza müdürü ya da sorumlusu) yanındadır ve sayımı kendi hesabıyla onaylar | “Ben saydım, tuttu” beyanına dayanan kapanış | | Tek kişilik vardiya | Sayım yine kör yapılır, çekmecenin fotoğrafı eklenir. İkinci onayı ertesi sabah mağaza müdürü ya da merkez verir. Kapanış “ikinci onay bekliyor” durumunda kalır | İkinci kişi olmadığı için kuralın askıya alınması | | Kör sayım | Sayım, Z, POS ve masraf girişinden önce kaydedilir ve kilitlenir (ya da sayımı ve girişi farklı kişiler yapar). Z ve POS gün sonu fişleri sayım kilitlenene kadar kasiyere verilmez. Beklenen tutar sayımdan sonra görünür. Kilitten sonraki her düzeltme ve ikinci sayım ayrı satırdır | Sayımın beklenen tutara “yuvarlanması” | | Fark eşiği | ±20 TL kendiliğinden kapanır ama kayda geçer. 20–250 TL arasında “açıklandı” ya da “açıklanamıyor” seçilir, ikisini de mağaza müdürü onaylar. “Açıklanamıyor” seçilen fark kapanmaz, merkezin açık listesine düşer. 250 TL üstü ikinci sayım ve merkez muhasebe incelemesi ister | Küçük farkta zaman kaybı, büyük farkta sessizlik, onayla kapanmış görünen açıklanamayan fark | | Tekrar kuralı | Aynı çekmecede bir haftada ±20 TL’yi aşan üçüncü fark, açıklanmış olsun olmasın ve tutardan bağımsız olarak, merkeze “örüntü incelemesi” diye düşer. Tek tek farklar açık listede zaten durur, bu kural onları yan yana koyar. ±20 TL içinde kendiliğinden kapananlar sayılmaz | Her biri tek başına kabul edilebilir görünen ama aynı yerde tekrar eden farkların ayrı ayrı “ele alınmış” sayılması | | Kimse kendi kapanışını onaylamaz | Kasiyerin kapanışını mağaza müdürü onaylar. Müdür kasayı kendisi kapattıysa merkez onaylar | Hatayı yapanın onu kendi kapatması | | Kapanmış günün kilidi | Onaylanan kapanış kilitlenir, üzerine yazılamaz. Ertesi iş günü saat 12.00’ye kadar onaylanmayan kapanış merkeze “onaysız kapanış” olarak düşer | Geçmiş günün sessizce değişmesi, unutulan onay | | Düzeltme kaydı | Kilitli güne düzeltme, gerekçe ve belgeyle ayrı bir satır olarak girer. Eski satır silinmez. Onayı, kapanışı onaylayandan bir üst kişi verir | İzsiz düzeltme | | Kapanış teslimi ve fon tamamlama | Sayımdan sonra fonun üstündeki tutar “kapanış teslimi” satırıyla çıkar. Fon eksik kalırsa merkez ayrı bir “fon tamamlama” satırıyla tamamlar | Farkın fon tamamlamasının içinde sessizce kapanması | | Fark taşınmaz | Bir günün farkı ertesi günün kasasında “denkleştirilmez”. Ertesi gün aynı açılış fonuyla başlar | Örnek haftadaki B’nin iki küçük farkının görünmez olması | ## Açıklanamayan fark nereye gider? Uygulama farkı kapatmaz, kayda geçirir. Açıklanamayan fark, mağaza, gün, vardiya, sayan ve onaylayan kişiyle birlikte merkezin açık listesine düşer ve orada açık kalır. Muhasebede nasıl kaydedileceğine muhasebeciniz ya da mali müşaviriniz karar verir. Uygulama ona farkların listesini gerekçeleri ve belgeleriyle verir. ## Kim ne yapar, iz kaydı nasıl tutulur? | işlem | kasiyer | mağaza müdürü | merkez muhasebe | işletme sahibi / finans müdürü | denetçi | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Satış, masraf, tahsilat, iade girer | ✓ (kendi kasası) | ✓ (kendi mağazası) | — | — | — | | Kör sayımı yapar | ✓ | ✓ (kendi kasası) | — | — | — | | Kapanışı onaylar | — | ✓ (başkasının kapanışı) | ✓ (müdürün kapanışı) | — | — | | Kilitli güne düzeltme ister / onaylar | ister | ister | onaylar | — | — | | Eşikleri ve kuralları değiştirir | — | — | öneri | ✓ | — | | Tüm mağazaları görür, dışa aktarır | — | yalnız kendi mağazası | ✓ | ✓ | ✓ (değiştiremez) | İz kaydı her değişikliğin silinemeyen bir satırını tutar: kim, ne zaman, hangi kayıt, eski ve yeni değer, gerekçe. “Mağaza C’nin 2. günü neden sonradan değişti?” sorusunun cevabı tek ekranda durur: 1.200 TL iade, belge fotoğrafı, düzeltmeyi isteyen ve onaylayan. Gerekçe ve bir üst onay burada bir kayıt kuralıdır, uygulama bunları zorunlu alan yapar. ## Yapay zekâ ne yapar, nerede durur? Yapay zekâ bu uygulamada öneri yapar, sayı üretmez. Beklenen nakdi, farkı ve haftalık toplamları uygulamanın kendi hesabı üretir, onayı insan verir. Üç yerde işe yarar: 1. **Fişten ve açıklamadan kategori önerisi.** Kasiyer masraf fişinin fotoğrafını çeker. Model tutarı, tarihi ve satıcıyı okuyup kaydı doldurur, “kargo”, “su”, “küçük alım” gibi bir kategori önerir. Fişsiz masrafta kasiyerin yazdığı “ustaya çay-su” açıklamasından da kategori önerir. Kasiyer onaylamadan kayıt girmez. 2. **Z raporu fotoğrafından tutar okuma.** Kasiyerin yazdığı Z toplamı ile fotoğraftan okunan tutar tutmazsa kapanış ekranında sarı uyarı çıkar. Hangisinin doğru olduğuna kasiyer karar verir, model seçmez. 3. **Örüntü işareti.** Tekrar kuralı tetiklendiğinde model özet notuna ortak noktayı yazar: “B’de açıklanamayan farkların üçü de öğle devrinin sayımsız yapıldığı günlerde.” Kişi adı değil, mağaza, vardiya ve çekmece düzeyinde konuşur. Kararı muhasebe sorumlusu verir. Modele hiçbir satır yetki filtresinden geçmeden gitmez. Mağaza müdürünün sorusuna verilen cevap yalnız onun mağazasını anar. Kasiyer adı ile kasa farkı yan yana durduğunda bu kişisel veridir. Önerim, modele ad yerine kasiyer kodunun gitmesi. Kod adı gizler ama bir takma addır, veriyi anonim yapmaz. Kişisel veriyi yurt dışında çalışan bir yapay zekâ servisine göndermek 6698 sayılı KVKK’nın 9. maddesine girer. Bu madde [7499 sayılı Kanun](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/03/20240312-1.htm) (Resmî Gazete 12.03.2024, sayı 32487, md. 34) ile 1 Haziran 2024’ten itibaren yeniden düzenlendi. Hukuki görüş vermiyorum. Hangi alanın modele gittiğini ilk adımın çıktısında yazılı veririm, değerlendirmeyi hukuk danışmanınız yapar. ## Excel tam olarak nerede kırılıyor? 15 Ekim 2026’daki Anahtar Kelime Planlayıcı ölçümümde (Türkiye, son 12 ayın aylık ortalaması) “kasa defteri” 2.400, “gelir gider tablosu” 1.600 kez aranıyor. “Kasa farkı” için Planlayıcı veri döndürmedi. Excel’de kalacaksanız önerdiğim düzen şu. Tek tablo, her satır bir mağazanın bir kapanışı. Sütunlar: A Tarih, B Mağaza, C Açılış fonu, D Z toplamı, E POS gün sonu kart toplamı, F Z dışı kart tahsilatı (faturalı kart satış, kart bahşişi), G Diğer ödeme araçları, H Z dışı nakit giriş (faturalı nakit satış, çekmeceye konan nakit bahşiş), I Cari nakit tahsilat, J Nakit çıkış (masraf, bahşiş ödemesi), K Yazar kasa dışı nakit iade, L Gün içinde bankaya yatırılan, M Beklenen nakit, N Sayılan nakit, O Fark. Formüller: - `M2: =C2+(D2-(E2-F2)-G2)+H2+I2-J2-K2-L2` - `O2: =N2-M2` Kapanış teslimi (N − C) ve gerekirse fon tamamlama, Excel’de elle yazılan iki ayrı satırdır. | kapanış | D | E | F | G | I | J | K | L | M (beklenen) | N (sayılan) | O (fark) | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | C, 2. gün | 61.700 | 45.100 | 1.800 | 0 | 0 | 470 | 0 | 15.000 | 4.930 | 3.730 | −1.200 | | C, düzeltmeden sonra | 61.700 | 45.100 | 1.800 | 0 | 0 | 470 | 1.200 | 15.000 | 3.730 | 3.730 | 0 | *İki satırda da C (açılış fonu) 2.000, H (Z dışı nakit giriş) 0.* E’nin 4. günü (+600 TL, makbuz girilince 0) ve B’nin 5. günü (−850 TL, 800 TL hediye çeki G sütununda) aynı formülle betikle sınandı. Bahşişi de sınadım. C’nin düzeltilmiş gününe kartla bırakılmış ve personele nakit ödenmiş 600 TL bahşiş eklendiğinde, E’ye ve F’ye 600’er TL, J’ye 600 TL girilince fark sıfır kalıyor. Çekmeceye konup vardiya sonunda ödenen 300 TL nakit bahşiş H ve J’de birbirini götürüyor. Mağaza ve kasiyer sayısı arttıkça bu düzen belli yerlerde zorlanıyor: - **Kör sayım tek tabloda zor kurulur.** Sayımı giren kişi aynı satırda M sütununu görür. Ayrı bir form ve kilitli bir sayfayla kurulabilir, ama sıra ve kilit kişilerin disiplinine kalır. - **İki kişilik onay tabloda yazılı bir addır.** Hesaba bağlı paylaşımda sürüm geçmişi değişikliği kimin yaptığını gösterir (15 Ekim 2026 itibarıyla Excel ve Google E-Tablolar’daki genel durum, kullandığınız sürümde doğrulayın). “Kimse kendi kapanışını onaylamaz” kuralını ise tablo kendiliğinden uygulamaz. - **Kapanmış günü kilitlemek mümkündür, ama bakım ister.** Korumalı aralığı biri kurmak zorundadır. Değişikliğin gerekçesi ve bir üst onay için ayrı bir düzen gerekir. - **Fark taşınabilir.** Ertesi gün fon bir önceki sayımdan alınırsa fark sessizce yeni güne geçer. - **Belge başka yerdedir.** Masraf fişi ve Z fotoğrafı WhatsApp grubunda durur, satıra bağlı değildir. Uygulamada fark şu: tanımlanan iş kuralı ay sonunda biri tabloya baktığında değil, kasiyer sayımı girerken uygulanır. ## Ön muhasebe programınız yetiyorsa Şu durumlarda ayrı uygulama yaptırmanızı önermem: - Tek noktanız var ve kasayı işletme sahibi kendisi kapatıyor. Yukarıdaki Excel düzeni yeter. - Kullandığınız ön muhasebe ya da mağaza satış programında kasiyer bazında gün sonu kapanışı, kasa sayımı ve onay adımı zaten var ve ekibiniz onu kullanıyor. Önce onu sonuna kadar kullanmanızı öneririm. - Mağazalarınızda nakit neredeyse yok, satışın tamamı kart ve havaleyle geliyor. Bu durumda asıl iş kasa sayımı değil, banka mutabakatıdır. Resmî kayıt yine muhasebe programınızda kalır. Uygulama muhasebeye kontrol edilmiş bir gün verir. ## Nasıl başlanır, veri ve kod kimin, kullanıcılar nasıl girer? İlk adım yazılım değil, bugünkü düzeninizin çıkarılmasıdır. Son birkaç haftanın kasa tablolarına, Z raporlarına ve farkların konuşulduğu mesajlara birlikte bakarız. Bu adımın çıktısında şunları yazılı veririm: - gün sonu kuralları tablosu, sizin eşiklerinizle, - rol listesi: her noktada kim sayar, kim onaylar, merkezde kim düzeltme onaylar, - nakit satış hesabının sizin yazar kasanızın raporuna göre kurulmuş hâli, - ilk sürümün kapsamı. Otomasyon projelerinde en sık gördüğüm hata, ilk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmek. Burada sırayı şöyle kurarım: 1. Günlük kayıt, kör sayım, iki kişilik onay, gün kilidi ve iz kaydı. Önce iki mağazada. 2. Düzeltme kaydı, eşikler, tekrar kuralı, haftalık özet. Sonra bütün mağazalar. 3. Yapay zekâ önerileri, kurallar sorunsuz çalıştıktan sonra. **Veri nerede durur?** Uygulama bir sunucuda (VPS) çalışır, kayıtlar oradaki veritabanında durur. Sunucu, anahtarlar ve hesaplar şirketiniz adına açılabilir. Veri sizindir, tamamını istediğiniz zaman Excel ya da CSV olarak alabilirsiniz. Kullanıcı başına lisans yok, maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur. Küçük ve orta ölçekli bir ekipte kasiyer eklemek bu maliyeti değiştirmez. **Kullanıcılar nasıl girer?** Her kasiyer, müdür ve muhasebeci kendi hesabıyla girer. Ortak “mağaza şifresi” olmaz, çünkü iki kişilik onay ancak iki ayrı hesapla bir anlam taşır. Giriş yöntemini ve kullanıcı yönetimini ilk adımın çıktısında yazılı veririm. **Kod kimin?** Kaynak kodun tamamı sizin erişiminizdeki bir depoda durur. Yanında çalıştırma talimatı, bağımlılık listesi ve uygulamanın neyi yapmadığını yazan bilinen sınırlar listesi olur. Uygulama nakit ve personel verisi işlediği için erişim, güvenlik, barındırma ve bakım gereksinimlerini başlangıçta ayrıca değerlendiririm. **Muhasebe programınız ya da yazar kasanız değişirse?** Kayıtlar ve geçmiş sizdeki veritabanında kalır. Yalnız dışa ve içe aktarımın yeni biçime göre yeniden kurulması gerekir, kapsamını önceden yazılı paylaşırım. İlk sürümün kapsamını ve teslim takvimini de mevcut düzeninizi gördükten sonra yazılı paylaşırım. Son iki haftanın kasa tablosunu kasiyer adlarını maskeleyerek [iletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) gönderin. İlk görüşmede farklarınızın hangi noktada, hangi vardiyada ve hangi kayıt eksikliğinden çıktığına bakar, gün sonu kurallarını sizin rakamlarınızla doldururuz. ## Sıkça Sorulan Sorular ### Gece vardiyası düzenli olarak tek kişiyle dönüyorsa kural nasıl ayarlanır? Tek kişilik vardiyanın temel kuralı gün sonu kuralları tablosundaki gibidir: sayım kör yapılır, çekmece fotoğrafı eklenir, ikinci onay ertesi sabah gelir. Düzenli tek kişilik bir gece vardiyası için önerim, ek olarak o noktada fark eşiğini daha düşük tutmak ve tekrar kuralını haftalık yerine vardiya sayısına göre işletmek. Düşük eşiğin ne olacağı o noktanın nakit hacmine bağlıdır, ilk ayın verisiyle ayarlanır. ### Kasa farkını kasiyer kendi cebinden mi tamamlar? Uygulama bu kararı vermez, öneride de bulunmaz. Farkın kimden ve nasıl tahsil edileceği bir insan kaynakları ve hukuk konusudur. Personelden tahsil etmeden önce hukuk danışmanınıza sorun. Uygulamanın verdiği şey, bu konuşma yapılacaksa elde olması gereken kayıttır: fark hangi vardiyada, hangi çekmecede, kimlerin sayımında, hangi sayım düzeninde ve kaçıncı kez çıktı. ### Döviz kabul eden noktalar, örneğin otel resepsiyonu, nasıl kapanır? Her para birimi ayrı bir kasa satırıdır ve kendi biriminde sayılır. Döviz TL’ye çevrilip TL kasasına eklenmez, yoksa kur hareketi kasa farkı gibi görünür. Günlük özette TL karşılığı günün kuruyla “tahmini” etiketiyle gösterilir. Hangi kurun kullanılacağına muhasebe ekibiniz karar verir. Dövizin bankaya ya da merkeze teslimi de kendi biriminde dekontla kapanır. ### İnternet kesilirse gün sonu nasıl kapanır? Önerim, bunu ilk adımda bir gereksinim olarak yazmak. Kesintide sayım kâğıt sayım formuna yine kör olarak yazılır ve fotoğraflanır. Bağlantı gelince aynı kasiyer formu uygulamaya girer, kapanış “geç girildi” etiketi taşır ve ikinci onay normal akışla verilir. Kesinti kilit saatini geçerse kapanış “onaysız kapanış” listesine düşer, kendiliğinden kilitlenmez. Çevrimdışı çalışmanın ilk sürüme girip girmeyeceğini mağazalarınızın bağlantısını gördükten sonra ilk adımın çıktısında yazılı veririm. [Başa dön ↑](https://oguzerol.com/gunluk-gelir-gider-takip-uygulamasi/#icerik) ## Bunları da okumak ister misiniz? [Gider Fişi ve Belge Takibi: Kart Ekstresini Fişlerle EşleştirmeKurumsal kart ekstresini her ay harcama kaydı ve fişle eşleştiren web uygulaması: eksik belge kuyruğu, kur farkı, iade, kişisel harcama. Kuralları okuyun.](https://oguzerol.com/gider-fisi-ve-belge-takibi/)[Bütçe ve Gerçekleşen Gider Paneli: Departman Bütçesi, Taahhüt ve Sapma UyarısıDepartman bütçesini gerçekleşen ve sipariş verilmiş giderle karşılaştıran, sapmada doğru kişiyi uyaran web uygulaması. Kurgusal çeyrek örneğiyle inceleyin.](https://oguzerol.com/butce-ve-gerceklesen-gider-paneli/)[Gider Yetki ve Rapor Ekranı: Kim Neyi Görür, Hangi Rapor Kime GiderProje müdürü yalnız kendi projesini, denetçi salt okuma dışa aktarımı görsün: gider satırını role göre ayıran web uygulaması. Örnek şirketle inceleyin.](https://oguzerol.com/gider-yetki-ve-rapor-ekrani/) [Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/) NE İSTEYEBİLİRSİNİZ ## Nasıl çalışıyorum? Çalışma saati paketleri WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz. ÇALIŞMA BLOKLARI ## Neden aylık değil? 40 saat 1 hafta mı oluyor? Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu. 5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)