Kaynak: https://oguzerol.com/aylik-rapor-otomasyonu/ [ Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/hizmet-kapaklari/aylik-rapor-otomasyonu-seri-v1-tr.webp) # Ay Sonu Yönetim Raporu: Kaynak Kontrolü, Mizan Eşleşmesi, Ay Kilidi ve Sürüm [Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/) | 16 dk okuma Aylık yönetim raporunun hazırlanması üç iştir: dosyaları toplamak, rakamları kaynakla tutturmak, yorumu yazmak. Excel rakamları hesaplar ama “Banka C dosyası gelmedi” ya da “satış dosyası mizandan 243.000 TL eksik” demez. Aylık rapor otomasyonu, şirketinize özel geliştirdiğim bir web uygulamasında bu kontrolleri dosyalar yüklenirken çalıştırır: kontroller geçmeden rapor gönderilemez, gönderilen her rapor numaralı sürümdür, yönetim özeti taslağını yapay zekâ tablodaki sayılarla yazar. Aşağıda kurgusal bir sanayi şirketinin bir ay sonunu baştan sona izliyorum. ## Örnek şirket: altı kaynak dosya, yirmi saatlik ilk hafta *Örnek veri, kurgusaldır.* 180 kişilik bir makine parçası üreticisi düşünün. Her ay yönetime 12 sayfalık bir rapor gidiyor: gelir tablosu özeti, ürün grubuna göre satış, dönem sonu banka bakiyeleri, bölüm bazında gider ve her satırda önceki ayla fark. Raporu bir raporlama uzmanı hazırlıyor, finans müdürü onaylıyor. Rapor altı kaynak dosyadan besleniyor: | kaynak | nereden gelir | biçim | | --- | --- | --- | | Mizan | ERP / muhasebe programı dışa aktarımı | Excel | | Satış faturası satırları (1.214 satır) | ERP satış raporu | CSV | | Banka A, Banka B, Banka C hesap hareketleri | her bankanın internet şubesi | iki Excel, bir CSV | | Kurumsal kredi kartı ekstresi | bankanın kurumsal kart ekranı | Excel | Bugün raporlama uzmanı ayın ilk beş iş gününde bu işe yaklaşık 20 saat veriyor (örnek veri): dosyaları indirip sütun düzeltmek 5 saat, toplamları kaynakla tutturup farkı aramak 8 saat, sunumu ve yorumları yazmak 5 saat, yönetimden gelen soruyla düzeltme turu 2 saat. Bütçeyle gerçekleşen karşılaştırması bu sayfanın konusu değil; onu [bütçe ve gerçekleşen gider paneli](https://oguzerol.com/butce-ve-gerceklesen-gider-paneli/) anlatıyor. Satış, stok ya da müşteri hizmetleri gibi genel raporları yapay zekâya hazırlatmak istiyorsanız [yapay zekâ ile aylık rapor otomasyonu](https://oguzerol.com/ai-ile-aylik-rapor-otomasyonu/) yazısına bakın; o bir süreç rehberi. Bu sayfa başka bir soruyu yanıtlıyor: finans ekibinin ay sonu yönetim raporu, eksik ya da tutmayan kaynakla yönetime nasıl gitmez? ## Örnek ay: kontroller neyi yakaladı, finans müdürü neye karar verdi? Örnek ayda dört kontrol çalıştı ve rapor ilk yüklemede taslakta kaldı. Dördünü anlatım için aynı aya topladım; gerçek bir ayda hepsinin birden tetiklenmesini beklemeyin, kaç kontrolün tetikleneceği o ayın istisnalarına bağlı. Raporlama uzmanı ayın 2. iş günü dosyaları yükledi; uygulama şu sonucu verdi (örnek veri): | kontrol | ne buldu | ne yapıldı | | --- | --- | --- | | Kaynak tamlık | 6 dosyadan 5’i geldi, Banka C yok | rapor “taslak” durumunda kaldı; hazine sorumlusuna görev düştü | | Toplamın kaynakla eşleşmesi | satış satırlarının toplamı 18.412.300 TL, mizandaki satış hesaplarının ay hareketi 18.655.300 TL: 243.000 TL fark | satış dosyası ayın son günü saat 17.00’de alınmış, sonra kesilen 4 fatura dosyada yoktu; dosya yeniden alındı, fark sıfırlandı | | Önceki ayla sapma | genel yönetim giderleri 1.084.000 TL’den 1.496.000 TL’ye: +412.000 TL, +%38,0 | satır “yorum gerekli” oldu; açıklamasız rapor onaya gidemez | | Kapanmış ay | önceki ay tarihli 46.800 TL’lik pazarlama faturası bu ay geldi | bu aya “önceki döneme ait” etiketiyle yazıldı; önceki ayın gönderilmiş raporu değişmedi | Genel yönetim giderindeki sıçramanın sebebini muhasebe buldu: yıllık 420.000 TL’lik sigorta poliçesinin tamamı tek ayda gidere yazılmıştı. Bu kayıt hariç tutulunca gider önceki aydan 8.000 TL düşük kalıyordu. Sonuç iki adımda kapandı: 1. **Finans müdürü, poliçenin kalan 11 ayına düşen 385.000 TL’nin gelecek aylara ait giderlere alınmasına karar verdi.** Muhasebe düzeltme kaydını girdi, raporlama uzmanı mizanı yeniden yükledi. Genel yönetim gideri 1.111.000 TL’ye indi; önceki aya göre +27.000 TL, +%2,5, eşiğin altında. Hangi hesabın kullanılacağı muhasebe politikanızın konusu; uygulama muhasebenin kaydını izler. 2. **Banka C gelene kadar rapor gitmedi.** Banka C dosyası 3. iş günü geldi. Bütün kontroller geçince rapor 4. iş günü onaylandı ve sürüm 1 olarak gönderildi. Raporun ekinde bir “kontrol sayfası” vardır: hangi dosya ne zaman yüklendi, hangi kontrol ne sonuç verdi, hangi satıra kim yorum yazdı. Bu ayda raporlama uzmanının işi dosyaları yüklemek, iki istisnayı kapatmak ve yönetim özetini okuyup düzeltmekten ibaret kaldı. Baştaki 20 saatte en çok değişmesini beklediğim iki kalem dosya hazırlığı (5 saat) ve fark arama (8 saat): ilki yüklemeye, ikincisi yalnız tetiklenen istisnalara iner. Yorum yazımı ve yönetimden gelen soru turu insan işi olarak kalır. Bu bir beklenti, ölçülmüş bir sonuç değil; kaç saate ineceğini vaat etmem, ilk adımda son üç ayın raporunuz üzerinden sizin sayınızla ölçeriz. ## Rapor hangi koşulda “gönderilebilir” olur? Bir aylık rapor ancak bütün kaynaklar gelmiş, ayrıntı toplamları mizanla tutmuş ve eşiğe ulaşan ya da aşan her sapma açıklanmışsa gönderilebilir. Uygulama bu koşulları raporun durumuna bağlar: biri bile sağlanmazsa rapor “taslak” kalır ve gönder düğmesi açılmaz. Aşağıdaki kurallar benim önerim; eşikleri ve toleransları siz belirlersiniz. | kontrol | ne sınar | geçmezse | önerim | | --- | --- | --- | --- | | Kaynak tamlık | beklenen dosyaların hepsi geldi mi, satır sayısı önceki üç ayın ortalamasının yarısından az mı | rapor taslak kalır, eksik kaynağın sorumlusuna görev düşer | beklenen kaynak listesi finansta tanımlı; satır sayısı kuralı başlangıç önerisi, üç aylık geçmiş yoksa devre dışı | | Yapı | beklenen sütunlar var mı, adı ya da sırası değişti mi | yükleme durur; yeni sütun eski sütunla eşdeğer sayılmaz | yeni sütunun anlamını finans onaylamadan eşleşme kurulmaz | | Mükerrer yükleme | aynı dosya ya da aynı banka için aynı tarih aralığı ikinci kez geldi mi | ikinci yükleme reddedilir ya da hangisinin geçerli olduğu sorulur | dosyanın içerik özeti saklanır, aynı içerik iki kez sayılmaz | | Toplamın kaynakla eşleşmesi | satış satırları (KDV hariç, iadeler hariç) ↔ mizanda 600 ve 601 hesaplarının ay hareketi; iadeler 610 ile, satış iskontoları 611 ve diğer indirimler 612 ile ayrı | istisna açılır, rapor taslak kalır; farkı raporlama uzmanı kapatır | yuvarlama için ±1 TL tolerans, fazlası fark | | Banka bakiyesi | her banka dosyasındaki dönem sonu bakiyesi ↔ mizandaki o bankanın alt hesabı | fark açıklanmadan rapor gönderilemez; açıklamayı hazine sorumlusu yazar | son işlem tarihine değil bakiyeye bakılır; ayın son günü hareket olmayabilir | | Önceki ayla sapma | fark hem en az %15 hem en az 150.000 TL mi | satır “yorum gerekli” olur, yorumsuz rapor onaya gidemez | iki koşul birlikte, aşağıda gerekçesi | | Kapanmış ay kilidi | gönderilmiş ayın verisine dokunan kayıt var mı | kayıt sonraki aya “önceki döneme ait” etiketiyle yazılır | kilidi yalnız finans müdürü gerekçe yazarak açar | | Rapor sürümü | gönderilen rapor numaralı mı, önceki sürüm duruyor mu | sürümsüz gönderim yok | yeni sürüm “önceki sürüme göre değişenler” listesiyle gider | | Metin ile tablo | yönetim özetindeki her sayı tabloda var mı | özet gönderime açılmaz | ayrıntısı yönetim özeti bölümünde | Eşik ve kuralları finans müdürü değiştirir, değişiklik iz kaydına düşer. Hesap numaraları tek düzen hesap planına göre; şirketinizin hesap planı farklıysa eşleme tablosu ona göre kurulur. Banka farkının satır satır kapatılması, komisyon ve valör farkları ayrı bir mutabakat işidir; aylık raporda yalnız “bakiye tutuyor mu, tutmuyorsa açıklaması var mı” sorusu sorulur. ### Önceki ayla sapma eşiği neden iki koşullu? Yalnız yüzdeye bakan bir eşik küçük kalemlerde sürekli alarm üretir, yalnız tutara bakan eşik de büyük kalemlerin olağan küçük oynamalarını alarm sayar. 8.000 TL’lik bir kalemin 10.000 TL olması %25 artıştır ama kimsenin yorum yazmasına değmez. Örnek aydaki genel yönetim gideri ise iki koşulu birlikte geçti: +%38,0 ve +412.000 TL. Bu kuralı bugün Excel’de kullanmak isterseniz, A sütununda kalem, B’de bu ay, C’de önceki ay olan bir tabloda şöyle kurarım: - D2 (fark): `=B2-C2` - E2 (fark %): `=EĞER(C2=0;"önceki ay yok";D2/MUTLAK(C2))` - F2 (yorum): `=EĞER(C2=0;EĞER(MUTLAK(D2)>=150000;"yorum gerekli";"");EĞER(VE(MUTLAK(D2/C2)>=0,15;MUTLAK(D2)>=150000);"yorum gerekli";""))` E sütununu yüzde biçimine alın. Önceki ayı sıfır olan yeni bir kalem yüzde olarak hesaplanamaz; formül bu satırı “önceki ay yok” diye ayırır ve yalnız tutara bakar, böylece 160.000 TL’lik yeni bir gider gözden kaçmaz. Paydadaki `MUTLAK` iade gibi eksi bakiyeli satırlarda işareti doğru tutar. Bu formülü örnek aydaki satırlar ve dört uç durumla (önceki ayı sıfır, küçük kalem, büyük düşüş, eksi önceki ay) toplam sekiz satırda bir betikle sınadım. Eşikleri kurmadan önce son üç ayın raporuna geriye dönük uygulayıp kaç satırın işaretleneceğine bakmayı öneririm; her ay onlarca satır “yorum gerekli” çıkıyorsa eşik yanlıştır. Mevsimsel dalgalanması olan kalemlerde geçen yılın aynı ayı ikinci kıyas olarak eklenebilir. ### Geç gelen fatura gönderilmiş raporu neden değiştirmez? Gönderilmiş bir ayın raporu kilitlenir; o aya ait geç gelen kayıt, içinde bulunulan aya etiketli olarak yazılır. Örnekteki 46.800 TL’lik pazarlama faturası böyle yazıldı: sapma hesabında ayrı satırda görünür, bu ayın pazarlama gideri şişmiş görünmez, önceki ayın raporu yönetimin gördüğü hâliyle kalır. Önceki ayı yeniden açıp yeni sürümle göndermek de mümkün; hangisinin seçileceği finansın kararı. ### Yönetim hangi rakamı gördü? Her gönderim numaralı bir sürümdür ve eski sürüm silinmez. Örnek ayda sürüm 1, 4. iş günü 18.655.300 TL satışla gitti. Diyelim ki 6. iş günü muhasebe iki faturanın yurt içi / yurt dışı sınıflandırmasını düzeltti: toplam satış değişmedi, yurt dışı satış satırı değişti. Finans müdürü gönderilmiş ayın kilidini gerekçe yazarak açtı; rapor sürüm 2 olarak, sürüm 1’e göre değişen iki satırın listesiyle gitti. Yönetim iki sürümü tarihleriyle yan yana görür; toplantıda “sürüm 1’de yurt dışı satış kaçtı?” diye sorulursa cevap kayıttadır. Excel’deki “rapor_son_v3_duzeltilmis.xlsx” sorununun karşılığı budur. ## Kim yükler, kim onaylar, rapor kime gider? Raporu hazırlayan kişi onu onaylamaz; bu ayrım uygulamada bir kural olarak durur, iyi niyete bırakılmaz. Örnek şirkette roller şöyle (önerim, sizin yapınıza göre değişir): | rol | ne yapar | ne görür | | --- | --- | --- | | Raporlama uzmanı | mizan, satış ve kart dosyalarını yükler, istisnaları kapatır, özet taslağını düzeltir | bütün rapor, kontrol sayfası | | Hazine sorumlusu | banka dosyalarını yükler, bakiye farkını açıklar | banka sayfaları, kontrol sayfası | | Bölüm müdürü | kendi bölümündeki “yorum gerekli” satırlara açıklama yazar | yalnız kendi bölümünün sayfası | | Finans müdürü | raporu onaylar ve gönderir, kapanmış ayın kilidini açar | her şey | | Genel müdür ve yönetim kurulu | raporu okur, soru sorar (hazırlayan finans müdürüyse genel müdür onaylar) | gönderilen sürümler ve yönetim özeti | | Denetçi | salt okuma | bütün sürümler, kontrol sonuçları, düzeltme kayıtları | *Önerim, finans ekibiniz küçükse:* iki üç kişilik bir ekipte ayrım yine kurulur; hazırlayan ile onaylayan aynı kişi olamaz, raporu finans müdürü hazırladıysa onay genel müdüre gider. Tek kişilik finansta bu ayrım kurulamaz; orada uygulamanın verdiği şey onay değil, kontrol sayfası ve sürüm kaydıdır, ikinci göz de genel müdürün raporu gönderilmeden önce okumasıdır. Kuralı sessizce gevşetmek yerine bunu baştan yazarım. Bölüm müdürü yorumu raporun içine yazar, e-postayla göndermez; böylece yorum ilgili satırın yanında durur ve hangi sürümde yazıldığı bellidir. Kimin hangi satırı gördüğünü, raporların kime hangi kapsamla gittiğini ve dışa aktarmanın neden ayrı bir yetki olduğunu [gider yetki ve rapor ekranı](https://oguzerol.com/gider-yetki-ve-rapor-ekrani/) sayfasında ayrıntılı anlattım; aylık raporda da aynı yetki kuralı geçerli. Rolleri finans panelden atar; her atama kayda geçer. ## Yönetim özeti taslağı: sayıları tablo verir, model yalnız cümleyi kurar Bu uygulamada yapay zekâ iki taslak üretir: yönetim özeti ve “yorum gerekli” satırları için sapma açıklaması. İkisinde de sayıları model üretmez, uygulamanın hesapladığı tablodan alır. Raporun hangi bölümlerini yapay zekâya hazırlatabileceğiniz yukarıda andığım yazıda; burada yalnız kontrol tarafı var. **Metin ile tablonun karşılaştırılması.** Uygulama taslaktaki her sayıyı ayıklar ve tablodaki değerlerle karşılaştırır. Model “satışlar yaklaşık %5 arttı” yazarsa, tabloda %5 değil %4,2 olduğu için taslak gönderime açılmaz ve yeniden yazılır. Yuvarlamayı da model yapmaz: uygulama her değerin yuvarlanmış biçimini (“18,7 milyon TL”) tabloya ayrıca koyar, model yalnız orada olan biçimi kullanabilir. Kontrolün sınırı şu: sayının tabloda olup olmadığına bakar, hangi satıra ait olduğuna bakmaz; bu yüzden özet, raporlama uzmanı okumadan gönderime açılmaz. **Sapma açıklaması taslağı.** Model, “yorum gerekli” satırının arkasındaki kayıtları okuyup açıklama önerir. Örnek ayda öneri şu olabilirdi: *“Artış, açıklamasında ‘yıllık sigorta poliçesi’ geçen 420.000 TL’lik tek bir kayıttan geliyor; bu kayıt hariç tutulursa gider önceki aydan 8.000 TL düşük.”* Modelin söyleyemeyeceği şey bunun yanlış bir kayıt olduğu; o kararı muhasebe ve finans müdürü verdi. Onaylanmayan öneri rapora girmez. Modele yalnız yönetimin göreceği özet tablo ve açıklama için gereken kayıtlar gider; personel adı ya da kart numarası gönderilmez, ad yerine bölüm ve kategori gider. Yurt dışında çalışan bir model kullanılacaksa bu, KVKK’nın yurt dışına aktarım maddesine (md. 9) girer. Bu madde [7499 sayılı Kanun](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/03/20240312-1.htm) (Resmî Gazete 12.03.2024, sayı 32487, md. 34) ile 1 Haziran 2024’ten itibaren yeniden düzenlendi. Hukuki görüş vermiyorum; modele hangi alanın gittiğini tasarımda yazılı veriyorum, hukuk danışmanınız bu listeyle değerlendirir. Yapay zekâ kontrolleri geçersiz kılamaz, raporu onaylayamaz ya da gönderemez, kapanmış ayın kilidini açamaz. ## Excel ve Power Query bu işin ne kadarını yapar, nerede kırılır? Kaynak dosyalarınızın biçimi her ay aynıysa ve raporu tek bir kişi hazırlıyorsa, işin büyük kısmını Excel ve Power Query ile kurabilirsiniz. Önerdiğim düzen: her kaynak için elle dokunulmayan bir ham veri sayfası; her ay aynı klasöre konan ve Power Query’nin “Klasörden” birleştirmesiyle alınan dosyalar ([Microsoft Destek](https://support.microsoft.com/tr-tr/Excel/import-data-from-a-folder-with-multiple-files-power-query)); satır sayısı, mizan farkı, banka bakiyesi farkı ve yukarıdaki sapma formülünü taşıyan bir kontrol sayfası; yalnız formülle beslenen rapor sayfaları. Bu düzen tek kişi ve sabit kaynakla çalışır. Kırıldığı yerler somut: - **Yenileme “dosya tam mı” diye sormaz.** Saat 17.00’de alınmış eksik satış dosyası sessizce yüklenir. Kontrol sayfasını kurabilirsiniz, ama kontrol kırmızıyken raporu göndermenizi hiçbir şey engellemez. - **Geçmiş ay sessizce değişebilir.** Sorgu her yenilemede kaynakta o an duran bütün satırları yeniden okur. Power BI belgesinde böyle: artımlı yenileme politikası olmayan tablo her yenilemede bütün satırlarını yeniden yükler ([Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/power-bi/connect-data/incremental-refresh-xmla#partitions)); Excel’de de bağlantı türüne göre benzer davranır, kendi dosyanızda deneyin. Kaynak yıl başından bugüne bir dışa aktarım ya da ERP bağlantısıysa, önceki ay tarihli bir fatura girince gönderilmiş raporun rakamı değişir ve yönetimin gördüğü rakamla dosyadaki rakam ayrılır. Her ayın dosyası ayrı ve sabitse bu olmaz; o zaman geç fatura ancak sonraki ayın dosyasıyla gelir ve hangi aya yazılacağına kural koymanız gerekir. Gönderdiğiniz raporu değer ya da PDF olarak dondurmak riski kapatır; bunu her ay elle yaparsınız ve unuttuğunuzda sizi uyaran bir şey yoktur. - **Sütun değişince sorgu durur ya da yanlış sütunu okuyabilir.** Banka dışa aktarımına yeni bir sütun eklenir ya da sütun adı değişirse, sütuna adıyla başvuran adım hata verip durur ([Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/power-query/dealing-with-errors)). Sütuna sırasıyla başvuran bir adım ise sütunlar kayınca hata vermeden başka bir sütunu okuyabilir; bu Microsoft belgesinde yazan bir davranış değil, adımın nasıl kurulduğundan çıkan bir risk. - **Sürüm dosya adında yaşar.** Hangi dosyanın yönetime gittiği, e-posta gönderilmiş öğelerinde aranarak bulunur. - **Yorumlar e-postada toplanır.** Bölüm müdürlerinin açıklamaları ayrı yazışmalarda kalır, rapora elle kopyalanır. - **Herkes her şeyi görür.** Tek dosyada bölüm müdürü öteki bölümün giderini de görür. Microsoft, sayfa düzeyindeki korumanın bir güvenlik özelliği olarak tasarlanmadığını kendi yardım sayfasında yazıyor ([Microsoft Destek, İngilizce sayfa](https://support.microsoft.com/en-US/excel/protect-a-worksheet)). Uygulamada fark şu: tanımlanan kontrol veri yüklenirken uygulanır ve rapor, kontroller geçmeden gönderilemez. Excel’in yapamadığı bir hesap yok; eksik olan, kuralın birinin dikkatine bağlı kalmaması. ## Power BI ya da ERP raporu yetiyorsa bu uygulamaya gerek yok ERP’nizin yönetim raporları ihtiyacınızı karşılıyorsa ayrı bir uygulamaya gerek yok; önce ERP’nizde rapor tasarımı ve zamanlı gönderim varsa onları sonuna kadar kullanın. Power BI’ı zaten kullanıyorsanız rapor sayfalarının ve görselleştirmenin büyük kısmını orada kurabilirsiniz. Üç noktayı bilerek seçin: - **Satır düzeyi güvenlik** yalnız çalışma alanında “görüntüleyici” olan kullanıcılara uygulanır ([Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/fabric/security/service-admin-row-level-security)). - **E-posta aboneliğiyle giden rapor görüntüsü**, satır düzeyi güvenlik kullanılan bir modelde aboneliği kuran kişinin yetkisiyle oluşur; alıcı kendi yetkisini ancak raporu açınca görür ([Microsoft Learn, abonelikler](https://learn.microsoft.com/power-bi/collaborate-share/end-user-subscribe)). Finans müdürünün kurduğu bir abonelik, bölüm müdürlerine finans müdürünün gördüğü görüntüyü gönderebilir; belgeye göre abonelikte önizleme görüntüsü kapatılabilir. - **Zamanlanmış yenilemede aylık seçenek yok**; Microsoft aylık aralık için Power Automate ile ayrı bir akış öneriyor, Fabric kullananlar için veri işlem hattı şablonlarını da anıyor ([Microsoft Learn, zamanlanmış yenileme](https://learn.microsoft.com/power-bi/connect-data/refresh-scheduled-refresh)). E-posta aboneliğinin kendisi ise ayda bir (belirli günler ya da ayın son günü) kurulabiliyor; yani sorun gönderim zamanı değil, ne yenilemenin ne de gönderimin “veri tam mı” diye sormaması. Bu bölümdeki ve Excel bölümündeki Microsoft belgelerini 15 Ekim 2026’da okudum. Tamlık kontrolü, yorum, onay ve sürüm kaydı için yazılabilir bir katman yine gerekir; bu katman raporu Power BI’da da besleyebilir. ## Bu uygulama size gerekli mi? Rapor tek kaynaktan geliyorsa, tek kişi hazırlayıp tek kişi okuyorsa ya da biçim yılda bir değişiyorsa bu uygulama gereksiz; iyi kurulmuş bir Excel dosyası yeter. Uygulama şu noktada anlam kazanır: kaynak birden çok sistemden geliyorsa, birden çok kişi yüklüyor ve yorum yazıyorsa, yönetim hangi sürümü gördüğünü sorguluyorsa ve denetçi her yıl aynı kontrol kanıtını istiyorsa. ## Nasıl başlanır, veri ve kod kimin? İlk adım yazılım değil, bugünkü raporunuzun çıkarılmasıdır. Son üç ayın raporuna ve kaynak dosyalarına birlikte bakarız: hangi dosya kimden, hangi biçimde geliyor, hangi rakam hangi kaynaktan alınıyor, bugün hangi kontrolü kim elle yapıyor. Bu adımın çıktısı yazılıdır: - beklenen kaynak listesi ve her kaynağın sorumlusu, - kontrol kuralları ve eşik önerisi, - rol listesi: kim yükler, kim yorum yazar, kim onaylar, rapor kime gider, - ilk sürümün kapsamı: hangi rapor sayfaları, hangi kaynaklar. Kapsam ve takvim ilk adımın çıktısında yazılı olur. Otomasyonda en sık gördüğüm hata, ilk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmek. Bu yüzden ilk sürümü bir raporla ve iki üç kaynakla sınırlarım. Sıra şöyle: 1. Mizan ve satış dosyası, tamlık ve toplam kontrolleri, kontrol sayfası. İlk sürüm, önceki ayın doğru kabul ettiğiniz raporuyla karşılaştırılır; iki rapor tutana kadar sonraki adıma geçilmez. 2. Banka ve kart dosyaları, bakiye kontrolü, önceki ayla sapma eşiği. 3. Roller, bölüm müdürü yorumları, onay, sürümleme ve kapanmış ay kilidi. 4. Yönetim özeti ve sapma açıklaması taslakları, ancak rakamlar birkaç ay sonu kapanışında finansın kendi hesabıyla tuttuktan sonra. Raporun hangi biçimde ve kime hangi kanaldan gideceğini ilk adımda birlikte seçeriz. **Veri nerede durur?** Uygulama bir sunucuda (kiralık sanal sunucu, VPS) çalışır, kaynak dosyalar ve raporlar oradaki veritabanında durur; sunucu şirketiniz adına açılabilir. Veri sizindir, tamamını istediğiniz zaman Excel ya da CSV olarak alabilirsiniz. Kullanıcı başına lisans yok; maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur. Küçük ve orta ölçekli bir ekipte bir bölüm müdürü eklemek bu maliyeti değiştirmez. **Kod kimin?** Kaynak kodun tamamı sizin erişiminizdeki bir depoda durur. Yanında çalıştırma talimatı, bağımlılık listesi ve uygulamanın neyi yapmadığını yazan bilinen sınırlar listesi olur. Anahtarlar ve hesaplar sizin adınıza açılır. Uygulama banka ve kart verisi işlediği için erişim, güvenlik, barındırma ve bakım gereksinimlerini başlangıçta ayrıca değerlendiririm. Kurulumdan sonra sistemi kendi ekibinizle ya da ayrı bir destek kapsamıyla sürdürebilirsiniz. **ERP ya da banka değişirse?** Raporların ve kaynak dosyaların geçmişi sizin veritabanınızda kalır. Yeni programın ya da bankanın dışa aktarımı için yükleme adımı ve eşleme tablosu yeniden kurulur; hesap kodları değişiyorsa eşleme ilk adımdaki gibi yazılı konuşulur. Raporunuzun bugün hangi dosyalardan beslendiğini, kimin hazırlayıp kimin onayladığını ve ayın kaçıncı günü gittiğini [iletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) yazın; ilk görüşmede kaynak listenizin taslağını birlikte çıkarırız. ## Sıkça Sorulan Sorular ### Mevcut rapor biçimimiz korunur mu? İlk sürümde hedef, bugün yönetime giden raporu aynı sayfa düzeniyle yeniden üretmektir. Yönetimin alıştığı rapor değişmeden kaynağı ve kontrolü değişir. Biçimde değişiklik isterseniz bunu ilk sürüm doğru kabul ettiğiniz raporla tuttuktan sonra yaparız; ikisi aynı anda değişirse bir farkın biçimden mi hesaptan mı geldiği anlaşılmaz. ### Muhasebe programımızın bağlantı arayüzü yoksa ne olur? Dosya yüklemeyle çalışır; kontroller aynı şekilde çalışır. Bağlantı arayüzü varsa veri doğrudan çekilebilir; o zaman da çekimin saati kontrol sayfasında görünür, çünkü örnekteki 243.000 TL’lik fark erken alınmış bir dosyadan doğdu. ### Birden fazla şirketimiz var; grup raporu çıkar mı? Her şirket için ayrı kaynak seti yüklenir, rapor şirket bazında ve grup toplamı olarak gösterilebilir. Şirketler arası satış ve borç-alacağın elenmesi finansın tanımladığı kurala göre yapılır; kuralı uygulama değil finans belirler. Bu uygulama yönetim raporu içindir, yasal ya da standartlara uygun konsolide finansal tablo üretmek için değildir. ### Geçmiş ayların raporları da uygulamaya alınabilir mi? Alınabilir; gönderildiği hâliyle salt okuma sürümler olarak arşive konur. Sapma kontrolünün ilk ay çalışması için en az bir önceki ayın kaynak verisi de yüklenir. Sütunları eşlenemeyen geçmiş dönem “kontrolsüz arşiv” diye işaretlenir ve sapma hesabına girmez. [Başa dön ↑](https://oguzerol.com/aylik-rapor-otomasyonu/#icerik) ## Bunları da okumak ister misiniz? [Excel Dosyalarını Birleştirme: Power Query ve OtomasyonExcel dosyalarını birleştirmek için Power Query veya kontrollü aktarım ekranı. Sütun eşleme, tekrar kayıt ve hatalı satır kontrolleriyle dosyalarınızı birleştirin.](https://oguzerol.com/excel-dosyalarini-otomatik-birlestirme/)[Google Ads Raporlama | Karar Değiştiren RaporRapor, metrik listesi değil bir karar aracıdır. Hangi metrikler gerçekten önemli, hangileri yanıltır ve aylık raporda tam olarak ne yer almalı.](https://oguzerol.com/google-ads-raporlama/)[Excel Rapor Hazırlatma | Verinizden Yönetici RaporuDağınık tablolardan yönetime sunulacak net raporlar. Tek seferlik iş veya her ay otomatik yenilenen kurulum. Örnekleri sayfada görün. Yönetici için sade.](https://oguzerol.com/excel-rapor-hazirlatma/) [Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/) NE İSTEYEBİLİRSİNİZ ## Nasıl çalışıyorum? Çalışma saati paketleri WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz. ÇALIŞMA BLOKLARI ## Neden aylık değil? 40 saat 1 hafta mı oluyor? Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu. 5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)