Kaynak: https://oguzerol.com/stok-takip-sistemi/

[![Stok durumu tek ekranda. Örnek ekran: Ürün • Konum • Kullanılabilir | Kablo • Raf A | Stok hareketleri. Ürünleri izleyin; Hareketleri kaydedin; Yetkileri ayırın.](https://oguzerol.com/gorseller/hizmet-kapaklari/stok-takip-sistemi-seri-v1-tr.webp)

Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/hizmet-kapaklari/stok-takip-sistemi-seri-v1-tr.webp)

# İşinize Özel Stok Takip Programı: Ekibin Birlikte Kullandığı Web Uygulaması

[Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/)  |  6 dk okuma

Stok takip programı arıyorsanız önce şunu sorun: işiniz hazır programların kalıbına uyuyor mu? Mağazada barkodla satış yapıyor, fatura kesiyor ve stoğu kasadan düşüyorsanız hazır bir program bunun için yapılmış; onu kullanın. Ama stoğunuz birden fazla depoda duruyor, siparişe ayrılan malla satılabilir malı ayırmanız gerekiyor, malzeme projelere ya da şantiyelere çıkıyor ya da çıkış birinin onayına bağlıysa, hazır program ya bunları yapmıyor ya da sizi kendi kalıbına uydurmaya çalışıyor.

Bu ikinci durumda Excel’de ya da Google Sheets’te kurduğunuz stok düzenini, sunucuda çalışan ve ekibinizin telefondan, bilgisayardan birlikte kullandığı bir web uygulamasına çeviriyorum. Program sizin depolarınızı, sizin hareket türlerinizi ve sizin kurallarınızı bilir.

[![Örnek stok takip uygulaması ekranı: ürünlerin Merkez ve Şube 2 depolarındaki miktarı, siparişe ayrılmış rezerve miktar, satılabilir miktar, minimum stok ve durum sütunları; minimumun altındaki dirsek ve kombi bağlantı seti 'Sipariş ver' diyor. Sağda depo kullanıcısı Merkez'den 60 adet çıkış girmeye çalışıyor, program 'Merkez deposunda 40 adet var' diye engelliyor; altında kimin ne zaman giriş, çıkış ve rezerve yaptığını gösteren son hareketler var. Maliyet raporu ve kullanıcılar menüsü depo rolüne kapalı.](https://oguzerol.com/gorseller/web-uygulama/ornek-stok-takip-uygulamasi-ekrani.webp)](https://oguzerol.com/gorseller/web-uygulama/ornek-stok-takip-uygulamasi-ekrani.webp)

Depo rolündeki bir kullanıcının gözünden örnek bir stok ekranı. Eldekinden fazla çıkış girilemiyor, satılabilir miktar rezerveyi düşerek hesaplanıyor, maliyet raporu bu role kapalı. Ürün, kişi ve belge bilgileri uydurmadır.

## Hazır program mı, özel program mı?

|  | Hazır stok programı | İşinize özel web uygulaması |
| --- | --- | --- |
| En iyi olduğu iş | Perakende satış, barkodlu kasa, fatura | Sizin depo, sipariş ve onay düzeniniz |
| Kurulum | Hemen | İlk sürüm için günler ya da birkaç hafta |
| Maliyet yapısı | Kullanıcı ya da şube başına aylık | Kurulum + sunucu ve bakım; kullanıcı başına lisans yok |
| Kendi kurallarınız | Programın ayarlarının izin verdiği kadar | Ne gerekiyorsa |
| Muhasebe ve e-fatura | Çoğu hazır programda var | Mevcut muhasebe programınız kalır; gerekirse ona veri aktarılır |
| Veri nerede | Satıcının sunucusunda | Sizin sunucunuzda |

Özel program, muhasebe ya da e-fatura programınızın yerine geçmez. Stoğun hareketini, depo ve rol kurallarını tutar; resmi kayıtlar muhasebe programınızda kalır.

## Hangi durumlarda hazır program zorlanıyor?

- **Birden fazla depo ve depolar arası transfer.** Bir depodan çıkan malın öbürüne yolda olduğu süre, transferin kimin onayıyla yapıldığı. Ayrıntı: [çoklu depo stok takibi](https://oguzerol.com/coklu-depo-stok-takip-uygulamasi/).
- **Siparişe ayrılan stok.** Rafta 140 adet var ama 60’ı bir müşteriye söz verildi; satış ekibi 80 görmeli. Ayrıntı: [rezerve stok takibi](https://oguzerol.com/rezerve-stok-takip-uygulamasi/).
- **Renk, beden, ölçü gibi varyantlar.** Aynı ürünün her varyantı ayrı stok. Ayrıntı: [varyant stok takibi](https://oguzerol.com/varyant-stok-takip-uygulamasi/).
- **Malzemenin projeye ya da şantiyeye çıkması.** Çıkış bir satış değil; hangi projeye, kimin isteğiyle gittiği önemli.
- **Onaylı çıkış.** Belirli üründe ya da miktarda çıkış, bir yöneticinin onayı olmadan kesinleşmiyor.
- **Satın alma ihtiyacı.** Minimuma inen ürün satın almacının listesine kendiliğinden düşüyor. Ayrıntı: [minimum stok ve satın alma](https://oguzerol.com/minimum-stok-satin-alma-takip-uygulamasi/).

## Programda neler oluyor?

- **Stok hareketlerden hesaplanır.** Mevcut miktar hiçbir zaman elle yazılmaz; giriş, çıkış, iade, transfer ve sayım farkı hareketlerinden hesaplanır. Bir rakam tutmadığında nereden geldiği görülür.
- **Hareket silinmez.** Yanlış girilen hareket ters bir hareketle düzeltilir; kimin, neden düzelttiği kayıtta kalır.
- **Eksi stok engellenir.** Depoda olandan fazlası çıkış olarak girilemez. Excel’de bu kural bir yapıştırmayla aşılabiliyor; programda aşılamaz.
- **Rol bazlı ekranlar.** Depo giriş ve çıkış yapar ama maliyeti görmez; satış satılabilir miktarı görür ve rezerve eder; satın alma minimum listesini görür; yönetici her şeyi görür ve onaylar.
- **Sayım ekranı.** Sayım telefonla yapılır; sayılan ile hesaplanan arasındaki fark onaya düşer, onaylanınca sayım farkı hareketi olarak işlenir.
- **Telefondan kullanım.** Depodaki kişi tek ekranlık formdan ürünü seçer, miktarı yazar. Gerekirse telefon kamerasıyla barkod okuma eklenir.
- **Excel’e aktarma.** Her liste Excel olarak indirilebilir; rapor alışkanlığınız değişmek zorunda değil.

Bütün bunlar sunucuda, PostgreSQL veritabanında tutulur; yetki kuralları veritabanında durur, yedek her gün alınır. Sunucu düzeni ve genel süreç: [Excel ve Google Sheets’i çok kullanıcılı web uygulamasına çevirme](https://oguzerol.com/excel-web-uygulamasi/).

## e-İrsaliye kullanıyorsanız stok akışı nasıl bağlanır?

e-İrsaliye kapsamına girip girmediğinizi, güncel geçiş tarihini ve istisnaları mali müşavirinizle belirleyin. Ciro eşiğini yazılım kapsamından tahmin etmem. Güncel mevzuat ve teknik belgeler için başlangıç noktası [GİB e-Belge sitesi](https://ebelge.gib.gov.tr/) olmalıdır.

Stok tarafında amaç, aynı sevkiyatı iki kez yazmamaktır. Depodan çıkacak mal, belge kalemleri ve faturaya aktarılacak bilgi ortak bir sevkiyat kaydından türetilebilir. Fakat belge gönderildi diye stokun veya sevkiyatın tamamlandığını varsaymayız; belge ve fiziksel teslim durumları ayrı izlenir.

| Konu | Uygulamada kurulabilecek karşılık |
| --- | --- |
| Çıkış belgesi | Onaylanan sevkiyattan belge taslağı üretimi |
| Gelen mal | Elektronik belgeden stok giriş taslağı; kabul ve miktar kontrolü sonrası işleme |
| Ürün | Entegratör kalem kodu ile stok kartı arasında açık eşleştirme |
| Araç ve şoför | Gerekli belge alanlarının sevkiyat kaydına bağlanması |
| Koli ve adet | Ürüne özel dönüşüm katsayısı ve temel stok birimi |

**Entegratör ve bağlantı kapsamı baştan belirlenir.** Kullandığınız özel entegratörün API’si, izinleri ve sözleşmesi uygunsa belge gönderme ve durum alma bağlantısı kurabiliriz. Portalda yapılabilen bir işlemin dışarıdan API ile de yapılabildiğini varsaymam. Sağlayıcının bağlantı ücretleri, hata ve yeniden deneme davranışı ayrıca konuşulur.

**Belgeye yolda erişim de kabul kontrolüdür.** Sevkiyatta gösterim ve çıktı yükümlülüğünü güncel GİB düzenlemesiyle mali müşaviriniz doğrulamalıdır. İş akışında sürücünün doğru sevkiyat belgesini açabilmesini ve bağlantı yokken ne yapacağını da sınarız.

Geçişte entegratördeki belgeler ile uygulamadaki stok hareketlerini karşılaştıran rapor planlarım. Eşleşmeyen kayıt tek başına neden göstermez: eksik ürün eşleştirmesi, aktarım hatası, iptal veya portalda ayrı oluşturulmuş belge olabilir. Fark araştırılmadan tekrar stok hareketi yazılmaz.

## Nasıl başlıyoruz?

Başlangıç noktası bugün kullandığınız tablo. Hangi depolar var, hangi hareket türleri kullanılıyor, kim neyi giriyor, hangi rakam neden tutmuyor; bunları tablodan ve sizinle bir görüşmeden çıkarırım. İlk sürüm ürün listesi, giriş-çıkış formu ve stok durumu ekranıyla sınırlı kalır; gerçek bir teslim alma, çıkış ve iadeyi ekipçe deneriz. Rezerve, transfer, onay ve satın alma listesi, ilk sürüm işinize yaradıktan sonra eklenir. İlk birkaç hafta program ile tablo yan yana çalışır, sonuçlar tutunca tablo arşive kalkar.

Henüz program aşamasında değilseniz, aynı mantıkla hazırladığım [Excel stok takip şablonu](https://oguzerol.com/excel-stok-takibi/) ile başlayabilirsiniz: ürünler, hareketler ve formülle hesaplanan stok durumu. Şablon büyüdüğünde programa geçiş kolay olur, çünkü düzen aynıdır.

## Sıkça Sorulan Sorular

### İlk kurulumda mevcut stok nasıl alınır?

Belirli bir tarihteki sayım ya da doğrulanmış tablo açılış miktarı olarak aktarılır. Sonraki hareketlerin hangi tarihten başlayacağını netleştirerek eski girişlerin yeniden sayılmasını önleriz.

### Yanlış miktar girilirse toplam nasıl düzeltilir?

Hareket silinmez; düzeltme ya da ters hareket kaydedilir. Değişikliğin nedeni ve yapan kişi saklanır, miktarın neden değiştiği hareket listesinden incelenebilir.

### Barkod okuyucu kullanabilir miyiz?

Evet. Klavye gibi çalışan USB ya da Bluetooth barkod okuyucular forma doğrudan yazar; ayrıca telefon kamerasıyla barkod okuma eklenebilir. Ürünlerinizde barkod yoksa kendi kodunuzla etiket basma da kapsama alınabilir.

### Muhasebe programımızı bırakmamız gerekir mi?

Hayır. Stok programı fatura kesmez ve resmi defter tutmaz. Muhasebe programınız yerinde kalır; gerekirse stok hareketleri ona aktarılacak biçimde dışa verilir.

### Kaç kullanıcı ve kaç depo olabilir?

Kullanıcı başına lisans yok; depo sayısı da bir sınır değil. Maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur.

### Ücret nasıl belirleniyor?

Uzaktan ve saatlik ücretle çalışıyorum. Kapsamı ve tahmini süreyi tablonuzu gördükten sonra yazılı olarak gönderiyorum.

### Koli ile alıp adet satıyorum, program bunu hesaplar mı?

Evet, ürüne özel koli/adet dönüşüm katsayısı ve temel stok birimi kapsamda tanımlanabilir. e-İrsaliye akışında belge birimi ile stok biriminin eşleşmesi de kontrol edilir; yukarıdaki entegrasyon bölümünde bu ayrımı anlattım.

## İhtiyacınızı konuşalım

[İletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) kullandığınız stok tablosunu ve en çok sorun çıkaran işi kısaca yazabilirsiniz. Diğer örnekleri [ekibiniz için özel web uygulamaları](https://oguzerol.com/ekibiniz-icin-ozel-web-uygulamalari/) sayfasında inceleyebilirsiniz.

## İlgili çözümler

- [Excel’de Stok Takibi: Giriş-Çıkış Tablosu ve Hazır Şablon](https://oguzerol.com/excel-stok-takibi/)
- [Aynı Ürünün Renk ve Beden Stoklarını Ayrı Takip Edin](https://oguzerol.com/varyant-stok-takip-uygulamasi/)
- [Hangi Depoda Ne Kadar Ürün Var, Tek Ekrandan Görün](https://oguzerol.com/coklu-depo-stok-takip-uygulamasi/)
- [Siparişe Ayrılan Stokla Satılabilir Miktarı Ayırın](https://oguzerol.com/rezerve-stok-takip-uygulamasi/)
- [Azalan Stoklar İçin Satın Alma İhtiyacını Görünür Hâle Getirin](https://oguzerol.com/minimum-stok-satin-alma-takip-uygulamasi/)

[Başa dön ↑](https://oguzerol.com/stok-takip-sistemi/#icerik)

## Bunları da okumak ister misiniz?

[Barkodlu Stok Sayım ve Fark KontrolüBarkodla sayılan miktarı kayıtlı stokla karşılaştırın. Farkları onaydan önce ayıran, sayım oturumu ve düzeltme geçmişini tutan özel uygulama için görüşelim.](https://oguzerol.com/barkodlu-stok-sayim-uygulamasi/)[Excel'de Stok Takibi: Giriş-Çıkış Tablosu ve Hazır ŞablonExcel'de stok takibini giriş-çıkış hareketleriyle kurmak: üç sayfalık düzen, ÇOKETOPLA formülü, minimum stok uyarısı ve indirilebilir hazır şablon.](https://oguzerol.com/excel-stok-takibi/)[İşinize Özel Sipariş Takip Programı: Aşama, Sorumlu ve Teslim Tek KayıttaSiparişleri Excel'de ya da mesajlarda izliyorsanız aşamayı, sorumluyu, eksik ürünü ve teslim sözünü tek kayıtta tutan bir sipariş programı kuruyorum.](https://oguzerol.com/siparis-hazirlik-teslimat-takip-uygulamasi/)

[Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/)

NE İSTEYEBİLİRSİNİZ

## Nasıl çalışıyorum?
Çalışma saati paketleri

WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz.

ÇALIŞMA BLOKLARI

## Neden aylık değil?
40 saat 1 hafta mı oluyor?

Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu.

5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)

10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)

20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)

40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)