Kaynak: https://oguzerol.com/otomatik-teklif-sistemi/

[![Örnek senaryo: müşterinin 12 masa talebi fiyat listesinden hesaplanır, markalı PDF teklif taslağı çıkar ve gönderim öncesi onayınız beklenir.](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/otomatik-teklif-sistemi-senaryo-tr.webp)

Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/otomatik-teklif-sistemi-senaryo-tr.webp)

# Otomatik Teklif Hazırlama: Standart Kalemli Teklifte Talepten Teklife Süreyi Kısaltmak

[Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/)  |  16 dk okuma  |  Yayın: 29 Temmuz 2026  |  Güncelleme: 15 Ekim 2026

## Kısa özet

Yedek parça, sarf ve katalog ürünü teklifini talep e-postasından hazırlayın; onay eşiği ve iş saatiyle süre ölçümü. Satış destek ekibi için benzetimli örnek ay.

Otomatik teklif sistemi, tekrar eden ve kalemleri standart olan bir teklifi (yedek parça, sarf malzemesi, servis paketi, kataloglu ürün) talep geldikten sonra kısa sürede hazırlamanızı sağlayan bir web uygulamasıdır. Talep kaydedilir; yapay zekâ kalemleri katalog kodlarınıza eşleyerek önerir, satış destek uzmanı onaylar; net fiyat fiyat listesinden ve müşterinin grup iskontosundan gelir; eşiği aşan iskonto onaya düşer; numaralı, geçerlilik süreli PDF’i bir insan gönderir. Stok ve termin bilgisinin hangi kaynaktan ve hangi yolla alınacağı ilk adımda yazılı belirlenir. Aşağıdaki benzetimli örnek ayda talepten teklife süre medyanı bir iş saati; en yavaş tekliflerin neredeyse hepsi tedarikçiden termin bekliyor. Bu uygulamayı şirketinize özel geliştiriyorum.

Üç tuzak var. Birincisi, yavaşlığın kaynağını bilmeden hızlandırmaya çalışmak: onay ya da Excel suçlanır, gecikme başka bir aşamada birikir. İkincisi, yapay zekânın belirsiz bir kalemi tahminle doldurması: “6206 kapaklı” yazan müşteri iki farklı rulmandan birini istiyor olabilir. Üçüncüsü, süreyi yanlış ölçmek: cuma 17:00’de gelip pazartesi 09:00’da cevaplanan talep 64 takvim saatidir ama yalnız 1 iş saatidir.

## Bu sayfa hangi teklifi anlatıyor?

Bu sayfa, müşterinin kodla ya da tanımla istediği, fiyatı bir listede zaten duran kalemlerin teklifini anlatıyor; teklifin “hesaplandığı” değil, “toplandığı” işler. Komşu konular burada yok:

- Fiyatı ölçüden, fireden ve seçenekten her satırda yeniden hesaplanan ürünler [ölçüye göre teklif hesaplama uygulamasının](https://oguzerol.com/olcuye-gore-teklif-hesaplama-uygulamasi/) konusu.
- Maliyetin ve marjın satıştan gizlenmesi ile marja göre onay [maliyet bilgisini koruyan teklif panelinin](https://oguzerol.com/maliyet-bilgisini-korumali-teklif-paneli/) işi.
- Gönderilmiş teklifin sürümleri ve müşteri dönüşü [teklif revizyon takip uygulamasında](https://oguzerol.com/teklif-revizyon-takip-uygulamasi/) izlenir.

Otomasyonda en sık gördüğüm hata, ilk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmektir; teklifte bu, projeye özel, mühendislik isteyen teklifle başlamak demek. Standart kalemli teklif tersidir: kuralı belli, adedi çok, süresi kolay ölçülür.

## Örnek şirket: 60 kişilik bir yedek parça dağıtıcısı

*Örnek veri, kurgusaldır.* Rulman, keçe, pnömatik silindir ve valf, kayış satan 60 kişilik bir dağıtıcı düşünün; katalogda yaklaşık 14.000 kalem var. Müşterileri fabrikaların bakım ve satın alma birimleri; talepler e-postayla ya da sitedeki formla geliyor. Ekipte üç satış destek uzmanı, dört saha satış temsilcisi, bir satış müdürü, bir satın alma uzmanı, bir finans uzmanı ve genel müdür var.

Bugün talepler ortak bir posta kutusuna düşüyor. Kim boştaysa kalemleri Excel teklif şablonuna yazıyor, fiyatı ayrı bir dosyadan, müşterinin iskonto grubunu hafızasından, stoku ERP ekranından buluyor; stokta olmayan kalemi satın almaya, satın alma tedarikçiye soruyor. Bir teklifin ne kadar sürdüğünü kimse bilmiyor, çünkü talebin geliş anı ile teklifin gönderim anı hiçbir yerde yan yana durmuyor.

Sayfada altı kavram geçiyor:

- **Talep:** müşterinin teklif isteyen tek bir iletisi. Aynı talebin cc’li kopyası ya da yeniden gönderimi yeni talep sayılmaz.
- **Kalem satırı:** talepteki tek bir ürün ya da hizmet ve miktarı.
- **Talepten teklife süre:** talebin posta kutusuna ya da forma düştüğü andan teklifin gönderildiği ana kadar geçen iş saati. Örnekte mesai hafta içi 09:00–18:00; sizinki farklıysa ona göre kurulur.
- **Stok dışı kalem:** teklif anında depoda olmayan, tedarikçiden gelecek kalem.
- **Standart termin:** stok dışı bir kalem için tedarikçinin son teyit ettiği teslim süresi; teklifte “tahmini” diye yazılır.
- **Ek iskonto puanı:** müşteri grubunun iskontosuna eklenen, liste fiyatından düşülen puan.

## Bir talep e-postası teklife nasıl dönüşür?

Bir talep beş aşamadan geçer: kuyruk (gelişten bir uzmanın üstlenmesine kadar), hazırlama (kalem eşleme ve fiyat), termin (yalnız stok dışı kalem varsa), onay (yalnız eşik aşılırsa) ve gönderim. Uygulama her aşamanın başlangıç ve bitişini kaydeder; gecikmenin nerede biriktiği ancak böyle görünür.

*Örnek veri.* B grubundaki bir müşterinin bakım şefi şunu yazıyor: “6205 2RS 40 adet, 6206 kapaklı 20 adet, Ø50 strok 100 pnömatik silindir 4 adet, A42 kayış 10 adet.”

Yapay zekâ dört satır önerir. Üçünü katalog koduna eşler. “6206 kapaklı” satırını eşlemez, “belirsiz” diye işaretler: kapaklı, iki tarafı metal kapaklı (ZZ) rulman da olabilir, iki tarafı lastik keçeli (2RS) de. Bu adlandırma üreticiden üreticiye değişebilir; model tercih yapmaz. Satış destek uzmanı müşterinin onaylı geçmişine bakar: bu müşteri bu ölçüyü son üç siparişinde ZZ almış. Uzman bu öneriyle ZZ’yi seçer, karar kayda geçer. Emin olunamıyorsa müşteriye sorulur; o bekleme müşterinin süresidir, sizin sürenize yazılmaz.

| kalem | liste fiyatı (TL) | B grubu %8 sonrası net (TL) | adet | tutar (TL) |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| RUL-6205-2RS | 142,00 | 130,64 | 40 | 5.225,60 |
| RUL-6206-ZZ | 168,00 | 154,56 | 20 | 3.091,20 |
| PNS-50-100 | 2.860,00 | 2.631,20 | 4 | 10.524,80 |
| KAY-A42 | 96,00 | 88,32 | 10 | 883,20 |
| **toplam (KDV hariç)** |  |  |  | **19.724,80** |

Üç kalem stokta; PNS-50-100 stok dışı, tedarikçi termini bekleniyor.

Müşteri e-postanın sonunda “geçen seferki fiyatlara yakın olursa” diye eklemiş. Satış destek uzmanı 3 puan ek iskonto önerir; toplam iskonto %11 olur, teklif 19.081,60 TL’ye iner (643,20 TL fark). Uzmanın ek iskonto aralığı 2 puan olduğu için teklif onaya düşer. Satış müdürü bir cümle gerekçeyle onaylar; uzman PDF’i gönderir, teklif numarası gönderim anında verilir.

Pnömatik silindir için satın alma tedarikçiye sorar ve talep orada bekler. Standart termin tablosu olsaydı termin hemen gelirdi; örnek ayın kararı tam olarak bu beklemeyle ilgili.

## Kurallar: fiyat, iskonto, onay eşiği, stok ve numara

Kurallar fiyatın nereden geldiğini, kimin ne kadar iskonto verebileceğini ve teklifin müşteriye ne söylediğini sabitler. Aşağıdakiler örnek şirket için başlangıç önerim; rakamlar sizin fiyat politikanıza göre değişir.

| kural | başlangıç önerim |
| --- | --- |
| Fiyat kaynağı | Tek fiyat listesi, başlangıç tarihli sürümlerle; eskisi silinmez, her teklif hangi sürümle hesaplandığını bilir |
| Müşteri grubu iskontosu | A grubu %12, B grubu %8, son kullanıcı %0; grubu satış müdürü değiştirir. Müşteriye özel anlaşmalı fiyat varsa grup iskontosunun yerine geçer ve bitiş tarihi olur; anlaşmalı fiyatın üstüne ek iskonto yalnız onayla |
| Ek iskonto aralığı | Satış destek 0–2 puan, saha temsilcisi 0–3 puan, satış müdürü 6 puana kadar; 6 puanı aşan genel müdüre gider |
| Tutar eşiği | Teklif toplamı 250.000 TL ve üstündeyse iskonto olmasa da satış müdürü görür |
| Risk limiti | Vadeli koşulda müşterinin açık bakiyesi ile teklif toplamı risk limitini aşıyorsa finans görür |
| Kendi iskontosunu onaylama | Kimse kendi istediği iskontoyu onaylamaz; satış müdürünün kendi teklifi eşiği aşıyorsa genel müdüre gider |
| Stok gösterimi | PDF’te “teklif tarihinde stokta” yazar; stok teklifle ayrılmaz, sipariş onayıyla ayrılır |
| Standart termin tablosu | Satın alma girer; tablodaki kalemde teklif “tahmini termin, sipariş onayında teyit edilir” der. Son teyidi 60 günden eski satır kullanılmaz, tablo dışındaki kalem satın almaya sorulur |
| Teklif numarası | Gönderimde verilir, taslakta değil. Biçim: önek + yıl + sıra (ör. T-26-04172) |
| Geçerlilik süresi | 15 gün; fiyat listesi dövize bağlı ürün gruplarında 7 gün |
| Mükerrer talep | Aynı müşteriden aynı iş günü aynı kalemlerle gelen ileti mevcut talebe bağlanır |

**Neden stok ayrılmıyor?** Her teklif stok ayırsaydı, kabul edilmeyecek tekliflerin tuttuğu stok yüzünden gerçek siparişe “stok yok” denirdi. Teklif stok durumunu bildirir, taahhüt etmez.

**Neden numara gönderimde?** Taslakta verilen numara, vazgeçilen her taslakta boşluk bırakır. Gönderimde verilen numaranın tek anlamı vardır: bu teklif müşteriye gitti.

## Kim neyi görür, kim neyi onaylar?

Onay hiçbir zaman isteyenin elinde değildir; kimin neyi onayladığı yukarıdaki tabloda. Tabloda olmayan üç sınır:

- **Saha satış temsilcisi** yalnız kendi müşterilerinin taleplerini ve tekliflerini görür; satış destek uzmanı bütün müşterileri görür.
- **Satın alma** stok dışı kalem sorularını cevaplar ve termin tablosunu günceller, teklif fiyatını değiştiremez.
- **Finans** risk limitini ve ödeme koşullarını tanımlar, limit aşımına düşen teklife karar verir.

## Talepten teklife süre nasıl ölçülür?

Talepten teklife süre, talebin posta kutusuna düştüğü andan teklifin gönderildiği ana kadar geçen iş saatidir ve ortalamayla değil, medyan ile 90. yüzdelikle izlenir. Bu tanımdaki her kelime bir hatayı önler:

1. **Başlangıç, e-postanın açıldığı an değil, geldiği an.** Açılış anını esas alırsanız kuyrukta bekleme ölçümden düşer.
2. **Bitiş, PDF’in oluştuğu an değil, gönderildiği an.**
3. **İş saatiyle.** Mesai dışında gelen talep için saat mesai başında başlar. Takvim saati, ekibin hızını değil haftanın takvimini ölçer.
4. **Müşteriye soru sorulduğunda bekleme ayrı tutulur.** Sizin sürenize yazılmaz ama raporda görünür.
5. **Ortalama değil medyan ve 90. yüzdelik.** Tedarikçi bekleyen birkaç talep ortalamayı çeker. Medyan tipik talebi gösterir; 90. yüzdelik, 10 tekliften 9’unun gönderildiği süredir.
6. **Mükerrer ileti tek talep.**

Panoda üç sayı tutarım: medyan, 90. yüzdelik ve en yavaş onda bir talebin hangi aşamada beklediği. Panolarda en sık gördüğüm hata her veriyi panoya koymaya çalışmak; pano okunmaz hâle gelir, kimse açmaz.

Uygulamadan önce de ölçebilirsiniz: son 30 teklifte talebin geliş saatiyle cevabınızın gönderim saatini yan yana yazın, mesai dışını çıkarın.

## Örnek ay: 560 teklif ve gecikmenin geldiği yer

*Örnek veri.* Bu ay benzetimdir, sizin rakamlarınız değil. Yukarıdaki kuralları çalıştırıp rastgele talep üreten bir betikten geliyor; kurulumun bittiği, kod eşleme tablosunun dolduğu ama standart termin tablosunun henüz olmadığı bir ayı varsayıyor. Amaç yöntemi göstermek.

Ayda 625 ileti geldi: 37’si aynı talebin kopyası, 14’ü teklif istemeyen (fatura sorusu, katalog isteği). Kalan 574 talepten 9’unda müşteri vazgeçti, 5’inin kalemleri tedarik edilemedi. Gönderilen 560 teklifte (iş günü başına yaklaşık 25) 2.557 kalem satırı vardı. Süreler bu 560 teklif içindir.

| ölçü | iş saatiyle (müşteri beklemesi hariç) | takvim saatiyle (her şey dahil) |
| --- | --- | --- |
| medyan | 1,07 saat | 1,77 saat |
| ortalama | 2,55 saat | 12,54 saat |
| 90. yüzdelik | 6,95 saat | 41,72 saat |

Takvim ortalamasına bakan “teklif yarım gün sürüyor” der; iş saati medyanı tipik teklifin bir saatte çıktığını söyler. 66 talep mesai dışında gelmişti; bunların takvim medyanı 14,1 saat, iş saati medyanı 0,94 saat. Aradaki fark gece ve hafta sonudur, ekibin yavaşlığı değil. 51 talepte müşteriye soru soruldu; müşterinin cevap süresinin medyanı 4,02 iş saati, bu süre tabloya girmedi.

Tekliflerin 260’ı (%46) bir iş saati içinde, 461’i (%82) dört iş saati içinde gitti; 10 tekliften 9’u 6,95 iş saatinden önce gitti. Asıl soru kalan onda birdi: bu süreyi aşan 56 teklif. Her talep en uzun beklediği aşamaya göre tek satırda sayıldı; son sütun o gruptaki tekliflerin toplam süresinin medyanı:

| en uzun beklenen aşama | tüm teklifler | en yavaş %10 içinde | grubun toplam süre medyanı |
| --- | --- | --- | --- |
| kuyruk | 283 | 0 | 0,89 iş saati |
| hazırlama | 108 | 0 | 0,62 iş saati |
| termin (tedarikçiye soru) | 117 | 55 | 6,64 iş saati |
| onay | 52 | 1 | 2,54 iş saati |
| gönderim | 0 | 0 | – |
| **toplam** | **560** | **56** |  |

Gönderim aşaması (PDF’e son bakış ve gönder) teklif başına medyan 4,9 dakika, en uzun 7 dakika sürdü ve hiçbir teklifin en uzun aşaması olmadı.

En yavaş 56 teklifin 55’i stok dışı kalem için tedarikçiden termin beklemişti. Stok dışı kalem içeren 118 talep tekliflerin %21’iydi ama yavaşlığın neredeyse tamamını taşıyordu. Onay ise suçlanan aşamaydı: 67 teklif onaya düştü, onay aşamasının kendi medyanı 1,44 iş saatiydi ve en yavaş dilimde yalnız bir teklif onay yüzünden bekledi. Onay eşiğini gevşetmek kontrolü zayıflatır, süreyi neredeyse hiç kısaltmazdı.

**Ay sonu kararı.** Satın alma, örnek ayda tedarikçiye en sık sorulan stok dışı kalemlerin terminlerini son teyit tarihleriyle standart termin tablosuna girer; tablodaki kalemde teklif “tahmini termin, sipariş onayında teyit edilir” notuyla hemen çıkar, tablo dışındakiler yine sorulur. Onay eşiğine dokunulmaz.

Kararın etkisini betikle tahmin ettim; ölçüm değil. İki varsayıma dayanıyor: tablodaki kalemde termin 3–8 dakikada gelir ve tablo, 118 stok dışı talebin 72’sini kapsar. 72 bir sonuç değil, tahminin girdisidir. Bu varsayımlarla 90. yüzdelik 6,95’ten 3,14 iş saatine, medyan 1,07’den 0,90 saate iner; dört iş saati içinde giden tekliflerin payı %82’den %92’ye çıkar. Gerçek etkiyi sonraki ayın ölçümü söyler. Bedeli: tahmini termin sipariş onayında değişebilir; bu yüzden PDF “tahmini” der ve teyit sipariş sürecinde zorunludur.

Darboğazın termin çıkması bu benzetimin sonucudur; sizde başka bir aşama olabilir.

## Teklif PDF’inde hangi alanlar olmalı?

Teklif PDF’i, müşterinin teklifi başka hiçbir belgeye bakmadan anlayıp kabul edebileceği alanları taşır. Önerdiğim alanlar:

- Teklif numarası, teklif tarihi ve geçerlilik bitiş tarihi (süre değil, tarih: “15 gün” yerine bitiş günü)
- Müşteri unvanı, talep eden kişi ve müşterinin talep referansı (varsa satın alma talep numarası)
- Her satırda müşterinin yazdığı kod ya da tanım ile sizin katalog kodunuz yan yana
- Miktar ve birim (adet, kutu, metre), birim fiyat, varsa iskonto oranı, satır tutarı
- KDV hariç toplam, KDV oranı ve tutarı, genel toplam, para birimi
- Her satırda stok durumu ya da tahmini termin, “stok sipariş onayıyla ayrılır” cümlesi
- Teslim yeri ve şekli; ihracat teklifinde Incoterms kuralı ve sürümü (ör. “EXW, Incoterms 2020”)
- Ödeme koşulu ve vadesi, hazırlayan kişi

Dövizli teklifte faturalamada hangi kurun esas alınacağını muhasebecinizle belirleyin ve teklife yazın. PDF’e yalnız müşteriye gösterilecek alanlar veri olarak verilir; iç notlar, onay gerekçesi ve satın almanın tedarikçi bilgisi şablona hiç gitmez.

## İz kaydı: kim neyi ne zaman değiştirdi?

İz kaydı, talebin gelişinden gönderimine kadar her değişikliği kimin, ne zaman, hangi değerden hangi değere yaptığını tutar. Bu sayfaya özgü üçü:

- Her aşamanın başlangıç ve bitişi; süre ölçümü buradan çıkar
- Yapay zekânın önerdiği satır ile onaylanan satır, ikisi ayrı ayrı; düzeltilen satır sonradan görülebilir
- Teklifin hesaplandığı fiyat listesi sürümü, kullanılan termin satırının teyit tarihi ve gönderilen PDF’in kendisi

Ek iskonto isteği, onaylayan ve gerekçe de kayda geçer; kural tabloları eski değerleriyle saklanır.

## Yapay zekâ teklifte ne yapar, ne yapmaz?

Yapay zekâ bu uygulamada talep metnini satırlara ayırır ve katalog kodu önerir; fiyat, iskonto, stok ve termin üretmez, o sayılar tablolardan gelir. Yaptıkları, hepsi öneri olarak:

- **Satır çıkarma.** E-posta gövdesinden, ekteki Excel’den ya da PDF’ten kalem ve miktarı ayırır.
- **Kod eşleme.** Satırı katalog koduna ya da kod eşleme tablosuna eşler. Tablo, uzmanların daha önce onayladığı eşleşmelerden oluşur; model kendi hafızasından eşlemez.
- **Birim çevirisi.** “2 kutu” yazılan ve katalogda kutusu 10 adet olan kalemi 20 adet diye önerir; çeviri katalog tablosundan gelir.
- **Belirsizliği işaretleme.** Benzer iki koddan birini seçmez; “belirsiz” der.

Kurulumda eşleme tablosu boştur. 14.000 kalemlik bir katalogda ilk haftalarda model yalnız katalog koduyla birebir tutan satırı eşlemeyi önerir, gerisini uzman eşler; tablo bu onaylardan dolar. Yapay zekânın kurulum sırasında en sona kalması bu yüzden.

*Örnek veri.* Örnek ayda 2.557 satırın 2.071’i (%81) aynen onaylandı, 281’i (%11) düzeltildi (23’ü 2RS ile ZZ karışıklığı), 205’i (%8) elle girildi. Bu oranlar benzetimin girdisidir, gerçek bir yapay zekâ doğruluğu değil; sizin kataloğunuzla ölçülmeden hiçbir oran söz verilmez.

Kural şu: modele hiçbir satır yetki filtresinden geçmeden gitmez. Modele talebin metni ile katalogdaki kod ve tanımlar gider; fiyat listesi, müşteri grubu, iskonto ve risk limiti gitmez. Saha temsilcisine gelen öneri yalnız onun görebildiği müşterilerin geçmişinden çıkar. E-postadaki “%20 iskontoyla gönderin” cümlesi müşterinin isteği olarak okunur; model fiyatı değiştiremez.

İmza bloğundaki ad, telefon ve e-posta kişisel veridir; modele göndermeden önce ayırmayı öneririm. Model yurt dışında çalışıyorsa bu, KVKK’nın yurt dışına aktarım maddesine (md. 9) girer; madde [7499 sayılı Kanun](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/03/20240312-1.htm) (Resmî Gazete 12.03.2024, sayı 32487, md. 34) ile 1 Haziran 2024’ten itibaren yeniden düzenlendi. Hukuki görüş vermiyorum; modele giden alanları yazılı veririm.

## Excel’de teklif nerede kırılır?

Excel teklif şablonu, fiyatı listeden çeken ve toplamı hesaplayan kısımda iyi çalışır; kırıldığı yer şablonun dışındadır: talebin kaydı, numara, onay ve süre. Örnek şirketin bugünkü düzeninde:

- **Numara elle verilir.** “Son numaraya bir ekle” düzeninde iki uzman aynı anda teklif açarsa aynı numarayı alabilir.
- **Fiyat listesinin eski kopyası masaüstünde kalır** ve teklif ondan çıkar.
- **Müşteri grubu hafızadadır.** Yanlış grup seçilen teklif ancak müşteri itiraz ederse fark edilir.
- **Onay e-postada kalır;** kimin hangi iskontoyu onayladığı tabloya dökülemez.
- **Aşama bazlı süre tutulamaz.** Bir talep defteri geliş ve gönderim saatini, yani toplam süreyi verir; termin beklemesini kuyruktan ve onaydan ayıramaz. Örnek ayın kararını bu ayrım verdi.
- **Teklif anındaki stok kaydedilmez;** “teklifte stokta diyordunuz” itirazında o anın kaydı yoktur.

Excel’de kalacaksanız: fiyat listesini sürüm tarihiyle tek bir salt okunur dosyada tutun, müşteri grubunu şablonda listeden seçtirin, her talebin geliş ve gönderim saatini bir talep defterine yazın.

## Excel şablonunuz ya da ERP’nizin teklif modülü yetiyorsa bu uygulamaya gerek yok

Tek kişi günde birkaç teklif çıkarıyorsa ve müşteriler az sayıda grupta toplanıyorsa düzenli tutulan bir Excel şablonu yeter. Uygulama, birden çok kişi aynı posta kutusundan çalıştığında ve kimin hangi talebi aldığı, ne kadar beklediği görünmez olduğunda anlam kazanır. ERP’niz varsa önce teklif modülünün şu beş şeyi yapıp yapmadığına bakın:

1. Müşteriye tanımlı fiyat listesini ve grup iskontosunu teklife kendiliğinden getiriyor mu?
2. Ek iskontoyu rol bazlı aralıkla sınırlayıp aşanı onaya gönderiyor mu, kimsenin kendi iskontosunu onaylamasına izin vermeden?
3. Stok ve termin bilgisini teklif satırında gösteriyor ve o anın kaydını tutuyor mu?
4. Teklif numarasını, geçerlilik tarihini ve PDF’i sizin istediğiniz alanlarla üretiyor mu?
5. Talebin geliş anını kaydedip talepten teklife süreyi ölçebiliyor mu?

Beşine de evet diyorsanız bu uygulamaya gerek yok. İlk dördüne evet, beşincisine hayır diyorsanız bir şeye daha bakın: talep e-postasındaki kalemleri modüle biri elle mi yazıyor? Öyleyse bütün bir uygulama yerine daha dar bir araç yetebilir: talebi ve geliş anını kaydeden, kalemleri yapay zekâ önerisiyle çıkarıp ERP’nizin içe alabileceği bir dosyaya döken bir ekran. Teklif ERP’de hazırlanmaya devam eder.

## Nasıl başlanır, veri ve kod kimin?

İlk adım yazılım değil, son haftaların talepleridir: 30 kadar örnek talep e-postası (gerçek müşteri bilgilerini çıkarabilirsiniz), fiyat listenizin yapısı, müşteri gruplarınız ve iskonto sınırlarınız. Geliş ve gönderim saatlerinden bugünkü medyanı birlikte çıkarırız. Çıktı yazılıdır: aşamalar, roller ve iskonto aralıkları, onay eşikleri, PDF alanları, modele gidecek alanlar ve stokun ERP’den hangi yolla (dışa aktarım dosyası, elle yükleme ya da bağlantı) geleceği.

İlk sürümde her şeyi birlikte açmam. Sıra: (1) talep kaydı, süre ölçümü, fiyat listesi ve grup iskontosu, PDF; (2) ek iskonto aralıkları ve onay; (3) stok ve standart termin bilgisi, ilk adımda yazılan kaynak ve yolla; (4) yapay zekâ ile satır çıkarma.

**Veri, kod ve giriş.** Uygulama şirketiniz adına açılabilen bir sunucuda (VPS) çalışır; veri sizindir, tamamını Excel ya da CSV olarak alırsınız. Kaynak kod, çalıştırma talimatı, bağımlılık listesi ve bilinen sınırlarla sizin erişiminizdeki bir depoda durur; anahtarlar ve hesaplar sizin adınıza açılır. Kullanıcı başına lisans yok; küçük ve orta ölçekli bir ekipte kullanıcı eklemek maliyeti değiştirmez, maliyet sunucu ücreti ve bakımdır. Herkes kendi hesabıyla girer; giriş yöntemini ilk adımın çıktısında yazılı veririm. Uygulama müşteri iletişim bilgisi taşıdığı için erişim, güvenlik, barındırma ve bakımı başlangıçta ayrıca değerlendiririm. ERP değişirse teklif geçmişi, kod eşleme tablosu ve kurallar veritabanınızda kalır; yeni programdan ürün, stok ve fiyat aktarımının kapsamı ve takvimi yazılı konuşulur.

Son 30 teklifinizin geliş ve gönderim saatlerini, stokta olmayan kalemde tedarikçiye kimin sorduğunu ve iskonto sınırlarını kimin verdiğini [iletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) yazın; ilk adımda aşama ve onay tablonuzu birlikte çıkarırız.

## Sıkça Sorulan Sorular

### Teklif müşteriye otomatik gönderilebilir mi?

Bu sayfadaki tasarımda hayır; teklifi bir insan gönderir. Belirsiz bir kalem ya da tükenen bir stok müşteriye taahhüt gibi gidebilir. Örnek ayda gönderim aşaması teklif başına medyan 4,9 dakika sürdü ve hiçbir teklifin en uzun aşaması olmadı; benzetimde otomatik gönderimin kazandıracağı süre bu kadar.

### Fiyat listemiz dövize bağlı, teklif TL; nasıl çalışır?

Liste döviz cinsinden tutulur, teklif anındaki kurla TL’ye çevrilir; kurun kaynağı ve tarihi teklif kaydında durur. Gönderilmiş teklifin fiyatı geçerlilik süresince değişmez, kur riskini o süre siz taşırsınız; bu yüzden geçerliliği kısa tutarım (başlangıç önerim 7 gün).

### Servis paketi ya da montaj gibi hizmet kalemleri aynı teklifte olur mu?

Olur. Sabit kapsamlı hizmet (ör. bir makinenin yıllık bakım paketi) katalogda kendi kodu ve fiyatıyla durur. Kapsamı her seferinde değişen hizmet standart kalem değildir; onu uzman fiyatlandırır.

[Başa dön ↑](https://oguzerol.com/otomatik-teklif-sistemi/#icerik)

## Bunları da okumak ister misiniz?

[AI ile Teklif Dosyası HazırlamaAI, teklif şablonunuzun değişken kısmını (kapsam, fiyat, süre) müşteri bilgisine göre doldurur. Adım adım süreç, dikkat noktaları ve gerçek örnek.](https://oguzerol.com/ai-ile-teklif-dosyasi-hazirlama/)[CRM Kurulumu | Müşteri Takibi Tek EkrandaExcel'de dağılan müşteri takibi bir CRM'e taşınsın: doğru aracı seçme, veri aktarımı, ekip eğitimi. Kod bilmeden kullanılan bir sistemle biter.](https://oguzerol.com/crm-kurulumu/)[Teklif Revizyonlarını ve Müşteriden Beklenen Geri Dönüşleri Takip EdinTeklif sürümlerini, müşteri dönüşünü ve sonraki takip tarihini aynı kayıtta tutun. Excel veya Google Sheets listenizden özel satış ekranı geliştirelim.](https://oguzerol.com/teklif-revizyon-takip-uygulamasi/)

[Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/)