Kaynak: https://oguzerol.com/mobil-personel-gider-girisi/

[![Örnek senaryo: çalışan yol giderini telefondan girer, belge istenen bu gider için fiş eksik kalır ve fiş gelene kadar kayıt incelemede bekler.](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/mobil-personel-gider-girisi-senaryo-tr.webp)

Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/mobil-personel-gider-girisi-senaryo-tr.webp)

# Mobil Personel Gider Girişi: Telefondan Fiş Fotoğrafı ve Yapay Zekâyla Fiş Okuma

[Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/)  |  18 dk okuma

Saha ekibi olan bir şirkette gideri en doğru kaydedecek kişi, harcamayı yapan çalışandır ve en doğru an da harcamanın yapıldığı andır. Bu sayfada anlattığım web uygulamasında servis teknisyeni, satış temsilcisi ya da şantiye şefi gideri telefonundan o anda girer: fişin fotoğrafını çeker, projeyi ya da müşteriyi seçer, km veya gece sayısını yazar. Yapay zekâ fişten tarih, tutar, KDV ve satıcının vergi numarasını okur; okuma kontrollerinden geçmeyen alanı sarıyla işaretler ve çalışana sorar. Aynı fiş ikinci kez yüklenirse durdurur. Onay her zaman insanda kalır.

Aşağıdaki kurgusal ayda 318 fişin 261’i ilk denemede okundu, 6 mükerrer yüklemenin hepsi kayda girmeden durdu. En büyük tuzak fişi ay sonuna bırakmak.

Bu sayfanın konusu yalnız sahadan giriş ve fişin okunması; kart ekstresi eşleştirmesi, onay zinciri, avans ve bütçe ayrı işler.

## Fişler ay sonunda zarfla ya da WhatsApp’tan geliyorsa sorun nerede başlıyor?

Sorun fişin kendisinde değil, fişle bilginin ayrı yerlerde yaşamasında başlıyor: fotoğraf WhatsApp’ta, proje bir mesaj satırında ya da çalışanın hafızasında, tutar ay sonunda elle doldurulan Excel satırında. Tipik kırılma yerleri:

- **Aynı bilgi iki kez giriliyor.** Muhasebe fotoğrafa bakıp tarihi, tutarı ve KDV’yi Excel’e yazıyor; yazım hatası bu ikinci girişte doğuyor.
- **Proje bağı kopuyor.** “Pazartesi Gebze’deki servis” mesajının hangi müşteri koduna ait olduğunu ay sonunda kimse hatırlamıyor; müşteriye yansıtılacak masraf yansıtılamıyor.
- **Aynı fiş iki kez geliyor.** Ekip şefi ile teknisyen aynı yemek fişini ayrı ayrı gönderiyor.
- **Geç kalan belge düzeltilemiyor.** Çalışanın adına kesilmiş otel faturası ay sonunda fark ediliyor.
- **Excel formu telefonda zor**, bu yüzden giriş akşama, ay sonuna kalıyor.

Excel’in yapamadığı bir hesap yok; kırıldığı yer, kuralın ay sonunda birinin dikkatiyle uygulanması. Web uygulamasında tanımlanan iş kuralı veri girilirken uygulanır: projesiz kayıt onaya gitmez, okunamayan fotoğraf o anda yeniden çekilir.

## Örnek bir ay: 31 saha çalışanı, 318 fiş

Aşağıdaki şirket ve rakamlar kurgusaldır, yöntemi göstermek için hazırladım (örnek veri). Endüstriyel ekipman satan ve servis veren 140 kişilik bir şirketin 31 saha çalışanı var: 18 servis teknisyeni, 9 satış temsilcisi ve 4 montaj şefi. 22’si şirket aracı kullanıyor ve yakıt fişi yüklüyor; 9’u kendi aracıyla çalışıyor ve km giriyor.

Bu ay, uygulamanın genişlemiş hâlidir: ilk sürüme harita mesafesi ve e-Fatura eşleştirmesi eklenmiş. İlk sürümde “km önerilen rotadan uzun” satırı ve e-postayla gelen faturanın fotoğrafla çakışması çıkmaz, km elle girilir (sıra “Nasıl başlanır” bölümünde).

Bir ayda saha ekibi 318 fiş fotoğrafı ve 96 km kaydı girdi, toplam 414 kayıt. Fişlerin türe göre dağılımı ve ilk denemede bütün zorunlu alanları okuma kontrollerinden geçen fişler:

| gider türü (örnek veri) | fiş | ilk denemede okunan | en az bir alanı sarı |
| --- | --- | --- | --- |
| Akaryakıt | 104 | 92 | 12 |
| Yemek | 121 | 98 | 23 |
| Otopark | 38 | 33 | 5 |
| Konaklama | 17 | 11 | 6 |
| Malzeme ve hırdavat | 26 | 18 | 8 |
| Taksi ve diğer | 12 | 9 | 3 |
| **Toplam** | **318** | **261** | **57** |

Sarı 57 fişin sebepleri: 19’unda yansıma ya da buruşukluk tutarı veya tarihi gizledi (9’u kasada, çevrimdışı girilen 3’ü akşam yeniden çekildi, 7’si elle girildi); 14’ünde birden çok KDV oranı vardı; 9’unda satıcı vergi numarası yırtık kısımda kaldı; 9’u elle yazılmıştı; 6 otel faturasında konaklama vergisi satırı ilk kez görüldü. Sarı alanları önce çalışan onayladı, sonra finans kontrol etti. Gerçek oranlar belgeye, ışığa ve telefona göre değişir; ilk ayda ölçülür.

Okumanın dışında çıkan istisnalar:

| istisna (örnek veri) | adet | ne oldu | ay sonunda |
| --- | --- | --- | --- |
| Mükerrer yükleme durduruldu | 6 | 4’ü bağlantı kopunca yeniden gönderilen aynı fotoğraf dosyası, 1’i ekip şefi ve teknisyenin ayrı ayrı çektiği aynı yemek fişi, 1’i hem finans e-postasına gelen hem fotoğraflanan e-Arşiv fatura (genişleme) | Hepsi kayda girmeden durdu |
| Fiş yerine kart slipi ya da bilgi fişi | 5 | Okuma tablosunda sayıldı, belge türü kontrolünde ayrıca işaretlendi | 2’sinin asıl belgesi geldi, 3’ü açık |
| Fatura şirket adına değil | 5 | Otel faturası çalışanın adına kesilmiş | 3’ü resepsiyondayken düzeltildi, 2’si açık |
| Proje ya da müşteri seçilmedi | 11 | Çalışan “sonra seçeceğim” dedi | 7’si haftalık açık kayıt listesiyle kapandı, 4’ü açık |
| Km önerilen rotadan uzun (genişleme) | 3 | Girilen km, haritanın önerdiği rotadan %15’ten fazla uzun | Açıklamayla onaylandı |
| Çevrimdışı giriş | 23 | Şantiye bodrumu ve kırsal servis noktası | 21’i aynı gün, 2’si ertesi sabah gönderildi |

Ay kapanışında 414 kaydın 405’i onaylıydı, 9’u açıktı (3 asıl belge, 2 otel faturası, 4 projesiz kayıt). Finans müdürünün ilk kararı: konaklama faturası otelden çıkmadan, resepsiyonda yüklenecek. Uygulama faturadaki alıcı vergi numarasını şirketinkiyle karşılaştırdığı için yanlış faturayı çalışan henüz oteldeyken bildiriyor; 5 yanlış faturanın 3’ü böyle düzeltildi, otelden ayrıldıktan sonra yüklenen 2’si açık kaldı.

Aynı 414 kayıttan proje dökümü ay sonunda hazırdı (örnek veri; pay, ayın toplam gider tutarı içindeki paydır):

| proje (örnek) | kayıt | giderin payı | en büyük kalem |
| --- | --- | --- | --- |
| Gebze servis sözleşmesi | 97 | %22 | Akaryakıt |
| Bursa montaj şantiyesi | 58 | %19 | Konaklama |
| Ege satış ziyaretleri | 131 | %31 | Yemek |
| Diğer 7 proje | 124 | %27 | Karışık |
| Projesiz (açık) | 4 | %1 | — |

İkinci karar bu tablodan çıktı: Bursa şantiyesi kayıtların %14’ü ama giderin %19’u, sebebi konaklama. Finans, şirketin bir sonraki şantiye teklifindeki konaklama kalemini bu orana göre yeniden hesapladı. Projesiz 4 kayıt dökümde ayrı satırda durur; projesi seçilince kendi satırına taşınır.

## Telefondan giriş akışı adım adım nasıl kurulur?

Telefondaki giriş ekranını kısa tutarım: her alan sahada geçen bir dakika demek. Finansın sonradan ihtiyaç duyacağı bilgiyi çalışana sormam, fişten okutur ya da kurallardan türetirim. Akış:

1. **Giriş.** Uygulama telefonun tarayıcısında açılır, mağazadan kurulmaz; çalışan kendi kullanıcı adıyla girer. Uygulamayı ana ekrana eklemesini öneririm; nedeni aşağıda.
2. **Gider türü.** Büyük düğmeler: akaryakıt, km, yemek, konaklama, otopark ve ulaşım, malzeme. Ekran yalnız seçilen türün alanlarını gösterir.
3. **Proje ya da müşteri.** Liste çalışanın atandığı projelerle sınırlı, son kullanılan üç proje başta. “Sonra seçeceğim” seçeneği var ama projesiz kayıt onaya gitmez ve çalışanın listesinde kırmızı durur.
4. **Fotoğraf.** Kamera, tarayıcının izin verdiği ölçüde uygulamanın içinden açılır; bazı telefonlarda önce “fotoğraf çek / galeriden seç” sorusu çıkar. Fotoğraf okunduktan sonra tutar ya da tarih okunamıyorsa çalışan fişi kasanın önünde yeniden çeker.
5. **Okunan alanların onayı.** Okunan tutar büyük puntoyla fotoğrafın yanında durur; çalışan sarı alanları düzeltir ya da onaylar, diğerlerini bir bakışta karşılaştırır.
6. **Türe özgü alanlar.**
  - **Akaryakıt (şirket aracı):** araç seçilir, fiş okunur.
  - **Km (kendi aracı):** ilk sürümde başlangıç, varış ve km elle girilir. Genişlemede uygulama haritanın önerdiği rota uzunluğunu getirir; çalışanın yazdığı km bundan %15’ten fazla uzunsa kısa bir açıklama istenir (eşik başlangıç önerim). Km bedelini şirketiniz belirler; bedel tarihli bir tabloda durur, değişince eski kayıtlar eski bedelle kalır. Vergi açısından durumunu muhasebeciniz söyler.
  - **Yemek:** kişi sayısı, müşteri yemeğiyse müşteri firması. Katılanların adlarını istemem.
  - **Konaklama:** gece sayısı, giriş ve çıkış tarihi. Fatura şirket adına değilse uyarı o anda gelir. Kayıt “çıkış yaptım” işaretiyle kapanır ve bu işaret fatura yüklenmeden verilemez.
7. **Gönder.** Kayıt onay akışına girer. Harcama şirket kartıyla yapıldıysa kayıt ayrıca ekstrede kendi satırını bekler.

**Çevrimdışı çalışma.** Bağlantı yoksa kayıt ve fotoğraf telefonda bir kuyrukta bekler, ekranda “gönderilmedi: 2” gibi bir sayaç durur. Bağlantı gelince kayıtlar uygulama açıkken gönderilir; arka planda gönderim telefona göre değişir, ilk sürümde sizin telefonlarınızla test edilir. Çevrimdışıyken fiş okunmaz: okuma ve sarı alan onayı bağlantı gelince yapılır, çalışan çoğu zaman kasadan ayrılmış olur. Çevrimdışı çalışan ekipte kâğıt aslı ay sonuna kadar saklatmanızı öneririm.

iPhone’da Safari, uzun süre açılmayan sitenin tarayıcıda sakladığı veriyi silebiliyor; WebKit, kalıcı depolama isteğini kabul ederken sitenin ana ekrandan açılıp açılmadığını etkenlerden biri sayıyor ([WebKit, 10 Ağustos 2023](https://webkit.org/blog/14403/updates-to-storage-policy/)); 2020’de duyurulan kuralda bu süre yedi günlük Safari kullanımıydı ([WebKit, 24 Mart 2020](https://webkit.org/blog/10218/full-third-party-cookie-blocking-and-more/)), 2023 politikası süre vermiyor. Ana ekrana eklemeyi bu yüzden öneririm, ama gönderilmemiş kaydın telefonda süresiz güvende olduğunu söylemem; telefon kaybolursa o kayıt da kaybolur.

**Çalışan girmezse ne olur?** Uygulama kimseyi zorlamaz, şirket kuralı zorlar. Önerim: “ay kapanışına kadar onaya gönderilmemiş ya da projesiz kayıt o ay ödenmez, bir sonraki aya kalır”; kuralın içeriğini İK ve hukuk danışmanınızla belirleyin. Uygulama ise gönderilmemiş ve projesiz kaydı çalışanın ekranında kırmızı sayaçla gösterir, finansa haftalık “açık kayıt” listesini kişi kişi verir.

Kimin onaylayacağı, tutar sınırları ve reddedilen kaydın geri gönderilmesi [personel masraf onay akışının](https://oguzerol.com/personel-masraf-onay-akisi/) konusu.

## Yapay zekâ fişte neyi okur, nerede durur?

Yapay zekâ bu uygulamada fişi okur ve öneri yapar; gideri onaylamaz, vergi kararı vermez. Okuduğu alanlar:

| alan | okuma kontrolünden geçmezse |
| --- | --- |
| Belge türü (ÖKC fişi, bilgi fişi, kart slipi, fatura) | Çalışana belge türünü sorar |
| Tarih ve saat | Sarı; çalışan onaylar |
| Toplam tutar (“TOPLAM”) | Sarı; fotoğraf yeniden istenir |
| KDV oranı ve tutarı (“TOPKDV”) | Oranların toplamı TOPKDV’yi tutmuyorsa sarı |
| Satıcı unvanı ve vergi numarası | Sarı; satıcı daha önce onaylanmışsa öneri |
| Alıcı unvanı ve vergi numarası (faturada) | Şirketinkiyle tutmazsa uyarı |
| Konaklama vergisi (otel faturası) | KDV alanına karıştırılmaz |
| Belge numarası (fiş no, cihaz sicil no, fatura no, varsa ETTN: evrensel tekil tanımlama numarası) | Okunamazsa mükerrer kontrolü daha zayıf anahtara düşer |
| Gider türü önerisi | Çalışanın seçtiği tür esas alınır |

Sarı alan, okuma kontrollerinden geçmeyen alandır: kalemlerin toplamı TOPLAM’ı ya da KDV satırları TOPKDV’yi tutmuyorsa, tarih gelecekteyse, Türkiye’deki bir satıcının vergi numarası 10 ya da 11 haneli değilse (yabancı belgede bu kontrol uygulanmaz). Okuma servisi alan bazında güven puanı veriyorsa o da bir eşikle eklenir; eşiği ilk ayın sarı alanlarına bakıp ayarlarız.

**Yeşil, doğru demek değildir.** Okuma kontrollerden geçtiği hâlde yanlış olabilir: buruşuk termal fişte 1 ile 7’yi karıştırıp KDV’yi de aynı yanlışla tutturmak gibi. Bu yüzden okunan tutar onay ekranında fotoğrafın yanında büyük puntoyla durur ve finans her ay yeşil okunmuş fişlerden rastgele bir örneği (başlangıç önerim: 30 fiş) fotoğrafla karşılaştırır. Örnek ayda 30 fişin 1’inde tutar hatası çıktı ve düzeltildi (örnek veri). 30 fiş hata oranını kesin ölçmez: 30’da 1, yaklaşık %3 demek; aynı oran 261 yeşil fişin tamamında geçerliyse aralarında 8–9 hatalı tutar kalmış olabilir. Örneklemenin işi bu riski küçük tutmak, sıfırlamak değil. Kuralı baştan yazarım (başlangıç önerim): bir örneklemde 2 ya da daha fazla hata çıkarsa sonraki ay örneklem 100 fişe çıkar ve okuma kontrolleri sıkılaştırılır. Yanlış okunmuş tutarın bedelini şirket öder; bu örneklemeyi kurulumun parçası sayarım.

Yapay zekâ harcamanın iş için mi kişisel mi olduğuna, belgenin vergi açısından yeterliliğine, muhasebe kaydına, onaya ya da redde karar vermez. Her okuma model ve fotoğrafla kayda yazılır; düzeltilen alan eski ve yeni değeriyle saklanır. Rol ve iz kaydı [banka hareketi mutabakat uygulamasındakiyle](https://oguzerol.com/banka-hareketi-mutabakat-uygulamasi/) aynı kurguyla çalışır.

## Fiş, bilgi fişi, kart slipi ve e-Arşiv arasındaki fark ne?

Sahadan gelen kâğıtların hepsi aynı değerde değil. Hangisinin gider ya da KDV indirimi için yeterli olduğuna muhasebeciniz karar verir; uygulama o kuralı her kayda uygular.

- **ÖKC fişi (yazar kasa fişi).** Perakende satış belgesi ([VUK Md. 233](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)). Kartla ödenen satışta verilen yeni nesil ÖKC fişinde işletme adı ve vergi numarası, tarih, fiş numarası, KDV oranları, “TOPKDV” (ya da “KDV”), “TOPLAM” (ya da “TOP”) ve cihaz sicil numarası bulunuyor ([VUK Genel Tebliği Sıra No 435, Resmî Gazete 03.04.2014](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2014/04/20140403-15.htm)). 435 ve 451 sıra no.lu tebliğlerin metinleri 14 Ekim 2026’da okundu; sonraki değişiklikler (ör. 2024) konsolide metinde görülmedi, güncel hâlini muhasebeciniz teyit eder.
- **Kart slipi.** Banka POS belgesi paranın çekildiğini gösterir, ne alındığını göstermez. Aynı tebliğe göre yeni nesil yazar kasanın bağlı olduğu satışlarda slipin işyeri nüshasında ve müşteri nüshasının ikinci çıktısında “mali değeri yoktur” yazar. Yapay zekâ bu ibareyi okuyunca kaydı “geçerli belge bekliyor” durumuna alır ve çalışandan asıl fişi ister.
- **Bilgi fişi.** Kartla ödenen ama faturalı yapılan satışta yeni nesil yazar kasa, mali değeri olan fiş yerine satışın faturalı olduğunu belirten bir bilgi fişi verir ([451 Sıra No.lu Tebliğ, Resmî Gazete 03.06.2015, sayı 29375](https://www.turmob.org.tr/arsiv/mbs/resmigazete/29375-29375-4.docx), TÜRMOB’un Resmî Gazete kopyası). Bu durumda asıl belge faturadır; uygulama bilgi fişini tanıyınca çalışandan faturayı ister.
- **Kâğıt fatura.** Faturada alıcının adı ya da unvanı, adresi ve varsa vergi dairesi ile vergi numarası yer alır ([VUK Md. 230](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)); uygulama bu bilgiyi şirketinizinkiyle karşılaştırır.
- **e-Arşiv ve e-Fatura.** e-Arşiv faturada düzenleyenin adı ya da unvanı ve vergi numarası, alıcının adı ya da unvanı ile varsa vergi numarası, vergi türü ve tutarı yer alır ([VUK Genel Tebliği Sıra No 509](https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/509_SN_VUK_GT.pdf); tebliğin 2019 metni, sonraki değişiklikler konsolide okunmadı). e-Fatura entegratörünüzün portalına zaten düşüyorsa çalışan fotoğraf çekmez, genişleme adımında kaydı o faturaya bağlar.

Otel faturasında bir ayrıntı daha var: konaklama vergisi fatura ve benzeri belgelerde ayrıca gösteriliyor ve KDV matrahına dahil edilmiyor ([6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu Md. 34, 7194 sayılı Kanunla, Resmî Gazete 07.12.2019](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2019/12/20191207-1.htm)). Yapay zekâ bu satırı KDV alanına okursa KDV tutarı yanlış çıkar; uygulama konaklama vergisini ayrı alanda tutar ve oranı fişten okur.

## Aynı fiş iki kez yüklenirse ne olur?

Aynı fiş ikinci kez yüklendiğinde kayıt oluşmaz; çalışana ilk kaydın tarihi ve kimin yüklediği gösterilir. Kontrolü belgenin türüne göre en güçlü anahtardan en zayıfa doğru kurarım:

| belge | mükerrer anahtarı | neden |
| --- | --- | --- |
| e-Fatura (genişleme) | ETTN | Gelir İdaresi ETTN’yi faturanın tekliğini sağlayan numara olarak tanımlıyor ([GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu, 2013](https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-FaturaPortaliKullanimKilavuzu-v1.5.pdf)); e-Arşiv çıktısında da okunabiliyorsa aynı anahtar kullanılır |
| Kâğıt fatura | Satıcı vergi numarası + seri ve sıra numarası | Aynı satıcının aynı numarayı iki kez kullanması beklenmez |
| Yeni nesil ÖKC fişi | Cihaz sicil numarası + tarih + fiş numarası | Fiş numarası her gün Z raporundan sonra 1’den başlayabiliyor (VUK Genel Tebliği 435); tek başına anahtar olamaz |
| Okunamayan ya da elle yazılmış belge | Satıcı + tarih + tutar | Kesin değil; “olası tekrar” diye kişiye sorulur |
| Fotoğraf dosyasının kendisi | Dosya parmak izi | Bağlantı kopunca yeniden gönderilen aynı dosyayı yakalar; aynı fişin yeniden çekilmiş fotoğrafını değil |

Yalnız fiş numarasına bakan kural, aynı istasyonun iki farklı gündeki 47 numaralı fişini aynı fiş sanır. Zayıf anahtarla bulunan eşleşme sessizce birleştirilmez.

## Kim neyi görür, kim onaylar?

Çalışan yalnız kendi kayıtlarını görür ve onaya gönderene kadar düzeltebilir; ekip şefi ya da yönetici ekibinin kayıtlarını, finans bütün kayıtları görür. Önerdiğim kural, kararı sizin: kimse kendi kaydını onaylamaz.

| rol | görür | girer / düzeltir | onaylar |
| --- | --- | --- | --- |
| Saha çalışanı | Kendi kayıtları | Gider, fotoğraf, proje, km; onaya gidene kadar düzeltir | — |
| Ekip şefi / yönetici | Ekibinin kayıtları | Projesiz kaydı tamamlatır | Ekibinin kayıtları; kendi kaydını finans onaylar |
| Finans | Bütün kayıtlar | Gider türleri, km bedeli tablosu, proje listesi, kullanıcılar | Son onay, yöneticisi olmayanın kaydı, dönem kapanışı |

Onaylanmış kaydı yalnız finans gerekçe yazarak geri alır; eski hâli silinmez.

## Fiş fotoğrafındaki kişisel veri: KVKK açısından neye dikkat ederim?

Saha gider kaydı çalışanın kendisi hakkında da veri taşıyor: hangi gün nerede olduğu, ne yediği, nerede kaldığı. Kurulumda dört kural öneririm:

- **Sürekli konum takibi yok.** KVKK kişisel verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini istiyor ([6698 sayılı Kanun, Md. 4/2-ç](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6698.pdf)). Km hesabı için gereken, başlangıç ve varış adresidir; çalışanın gün boyu konumunu kaydetmem.
- **Sağlık verisi taşıyan fişi kalem kalem okutmam.** Eczane fişinde ilaç adı yazabilir; KVKK sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayıyor (Md. 6). Bu türde yapay zekâ yalnız tarih, tutar ve satıcıyı okur.
- **Çalışana baştan bilgi verilir.** Veri sorumlusu kişisel veriyi elde ederken amacı, kimlere aktarılabileceğini, toplama yöntemini ve hukuki sebebi bildirmekle yükümlü (Md. 10). Uygulamanın ilk açılışında bu metin gösterilir; içeriği hukuk danışmanınızın işi.
- **Fiş okuyan servisin nerede çalıştığı baştan konuşulur.** Görüntü yurt dışındaki bir sağlayıcı tarafından işleniyorsa bu çoğu zaman KVKK’nın yurt dışına aktarım maddesine girer (Md. 9, [7499 sayılı Kanun](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/03/20240312-1.htm) Md. 34 ile değişik, yürürlük 1 Haziran 2024) ve maddedeki şartlardan birine dayanmanız gerekir; hangisi olduğunu hukuk danışmanınız sağlayıcının sözleşmesine bakarak söyler. Sağlayıcıya yazılı sorun: görüntü model eğitiminde kullanılıyor mu, ne kadar saklanıyor, hangi ülkede işleniyor? Görüntüyü yalnız çalışan, onaylayan yönetici ve finans açar; erişim ve iz kaydı Md. 12’deki teknik ve idari tedbirler kapsamında düşünülür.

Belgeler VUK’a göre ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl ([VUK Md. 253](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)), tacir olan şirkette TTK’ya göre on yıl saklanıyor ([TTK Md. 82/1-d ve 82/5](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6102.pdf)); fotoğraf arşivini on yıla göre kurmayı öneririm. Kâğıt aslın ayrıca saklanıp saklanmayacağına (TTK Md. 82/3) muhasebecinizle karar verin. Hukuki görüş vermiyorum.

## Hazır masraf uygulaması ya da muhasebe programınız yetiyorsa

Şu durumlarda özel uygulama yaptırmanızı önermem:

- **Saha ekibiniz birkaç kişiyse**, fotoğrafı ortak klasöre tarih_tutar_proje adıyla yükleten düzenli bir Excel formu yeter.
- **Muhasebe programınızın mobil modülü** fişi proje koduyla kayda bağlıyorsa önce onu kullanın; ikinci giriş yeri, verinin iki yerde durması demek.
- **Türkiye’de fiş okuyan, onay akışı olan hazır masraf platformları var.** Gider türleriniz standartsa hazır ürün daha hızlı başlar.

Kendi ölçünüz için üç soru: fişlerin kaçı projeye ya da müşteriye yansıtılıyor, kaç kişi bağlantısız yerde çalışıyor, kaç farklı km ve konaklama kuralınız var? Üçüne de “hemen hiç” diyorsanız hazır ürün; biri bile “çok” ise ya da kayıtların kendi altyapınızda durmasını istiyorsanız özel uygulama anlam kazanıyor.

## Nasıl başlanır, veri ve kod kimin, kullanıcılar nasıl girer?

İlk sürüm tek ekip, birkaç gider türü ve bir ayla başlar. Otomasyon işlerinde en sık gördüğüm hata, ilk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmek; bu işteki karşılığı, ilk sürümde harita mesafesini, e-Fatura eşleştirmesini, ekstre bağlantısını ve muhasebe aktarımını birden kurmaya çalışmak. Sırayı şöyle kurarım:

1. **Kapsam.** Bir ekibin bir aylık fişleri (kişi adları maskelenmiş), gider türleri, proje listesi, km bedeli kuralı ve finansın ay sonunda istediği dosya biçimi.
2. **Elle köprü.** O ayın fişlerini önce finans sorumlunuzla elle sınıflandırırız. Uygulamanın üreteceği sonucu önceden bilmek, test için tek güvenilir ölçüt.
3. **İlk sürüm.** Telefondan giriş, çevrimdışı kuyruk (sizin telefonlarınızla test edilir), fiş okuma ve sarı alan onayı, yeşil fiş örneklemesi, proje seçimi, mükerrer kontrolü (dosya parmak izi, ÖKC fişi ve kâğıt fatura anahtarı), roller ve iz kaydı. Km elle girilir. Ay sonunda finans proje ve gider türü kırılımlı Excel ya da CSV dosyasını indirir ve muhasebe programına kendi yöntemiyle girer.
4. **Kontrol.** Aynı ayın fişleri uygulamaya yeniden yüklenir; elle bulunan her istisna aynı sebeple çıkmalı. Aynı fiş iki kez yüklenir, bir kayıt geri alınır.
5. **Genişleme.** Harita mesafesi ve %15 uyarısı, e-Fatura ve finans e-postası eşleştirmesi, kart ekstresi bağlantısı ve muhasebe aktarımı, çekirdek bir ay sorunsuz çalıştıktan sonra eklenir. Kart ekstresinin fiş ve harcama kaydıyla nasıl buluştuğunu [gider fişi ve belge takibi](https://oguzerol.com/gider-fisi-ve-belge-takibi/) sayfasında anlattım.

Teslimde neyin kimde olduğu:

- **Giriş.** Kullanıcılar telefondan ve bilgisayardan, tarayıcıyla, herkes kendi kullanıcı adıyla girer; giriş yöntemini ve kullanıcı yönetimini ilk adımın çıktısında yazılı veririm.
- **Veri.** Uygulama bir sunucuda (VPS) çalışır, kayıtlar ve fotoğraflar orada durur; sunucu, anahtarlar ve hesaplar sizin adınıza açılabilir. Veri sizindir, tamamını istediğiniz zaman Excel ya da CSV olarak alabilirsiniz. Muhasebe programını değiştirirseniz yalnız aktarım dosyası yeniden kurulur.
- **Kod.** Kaynak kodun tamamı sizin erişiminizdeki bir depoda durur; çalıştırma talimatı, bağımlılık listesi ve bilinen sınırlar yazılı teslim edilir.
- **Maliyet ve kapsam.** Kullanıcı başına lisans yok; maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur, küçük ve orta ölçekli bir ekipte kullanıcı eklemek bu maliyeti değiştirmez. Uygulama kişisel veri işlediği için erişim, güvenlik, barındırma ve bakım gereksinimlerini başlangıçta ayrıca değerlendiririm. Kapsamı ve teslim takvimini mevcut düzeninizi gördükten sonra yazılı paylaşırım.

Bir ekibinizin bir aylık fişleriyle başlamak isterseniz [iletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) yazın; ilk görüşmede sizde en sık hangi istisnanın çıktığını konuşur, ilk sürümün kapsamını birlikte çıkarırız.

## Sıkça Sorulan Sorular

### Çalışan kendi kişisel telefonunu kullanabilir mi?

Kullanabilir; uygulama tarayıcıda çalıştığı için telefona program kurulmaz. Uygulama gönderilen kaydı kendi deposundan siler; kameranın galeriye kaydettiği kopya ise telefonun ayarına bağlıdır. Kişisel cihaz kuralını ve bilgilendirme metnini hukuk danışmanınızla belirleyin.

### Çalışan işten ayrılırsa kayıtlar ve fişler kimde kalır?

Gönderilmiş kayıtlar ve fotoğraflar sunucudadır, şirkette kalır. Finans çalışanın hesabını kapatır, açık kayıtları yöneticisine devreder; kimin hangi fişi ne zaman yüklediği iz kaydında durur. Ayrılmadan önce çalışanın ekranındaki “gönderilmedi” sayacının sıfır olduğuna bakılır.

### Döviz cinsinden ya da yabancı dilde fişleri de okur mu?

Okur; tarih, tutar ve para birimi fişten okunur, satıcının vergi numarası belgede hangi biçimde yazıyorsa öyle alınır. Tutarın hangi kurla Türk lirasına çevrileceği muhasebe kuralınıza göre finansın tanımladığı bir ayardır, yapay zekânın kararı değildir. Yabancı dilde fişte kontrollerden geçmeyen alanlar sarı gelir ve çalışana sorulur.

### Fişi hiç olmayan harcama nasıl girilir?

Çalışan kaydı “belgesiz” olarak girer ve tarih, tutar, yer ve harcamanın iş amacını yazdığı kısa bir beyan doldurur; beyan yöneticisinin onayına düşer. Belgesiz kayıtlar finansa ayrı bir listede gider. Beyanın vergi açısından belge yerine geçip geçmediğine muhasebeciniz karar verir.

### Düzenlenmiş ya da sahte bir fiş fotoğrafını yakalar mı?

Tek başına yakalamaz: yapay zekâ fişi okur, belgenin gerçek olduğunu kanıtlamaz. Yakalama katmanlardan oluşur: aynı fiş ikinci kez girilmez, tutar, satıcı ve tarih birleşimi tekrarlanırsa “olası tekrar” diye sorulur, finans her ay yeşil fişlerden örneklem alır ve e-Fatura entegratörünüzden gelen faturada fotoğraf yerine kaynak belge esas alınır (genişleme). Şüpheli gördüğünüz kalıplar için finansın listesine ek kontrol kuralı konabilir. Karar insandadır.

[Başa dön ↑](https://oguzerol.com/mobil-personel-gider-girisi/#icerik)

## Bunları da okumak ister misiniz?

[Gider Yetki ve Rapor Ekranı: Kim Neyi Görür, Hangi Rapor Kime GiderProje müdürü yalnız kendi projesini, denetçi salt okuma dışa aktarımı görsün: gider satırını role göre ayıran web uygulaması. Örnek şirketle inceleyin.](https://oguzerol.com/gider-yetki-ve-rapor-ekrani/)[Personel Masraf Onay Akışı: Yöneticiden Finansa Onay Zinciri, Limitler ve Geri GöndermeMasraf talebini yöneticiden finansa taşıyan onay akışı: tutar limiti, vekâlet, kısmi onay, geri gönderme ve iz kaydı. Örnek bir ayla kuralları inceleyin.](https://oguzerol.com/personel-masraf-onay-akisi/)[Gider Fişi ve Belge Takibi: Kart Ekstresini Fişlerle EşleştirmeKurumsal kart ekstresini her ay harcama kaydı ve fişle eşleştiren web uygulaması: eksik belge kuyruğu, kur farkı, iade, kişisel harcama. Kuralları okuyun.](https://oguzerol.com/gider-fisi-ve-belge-takibi/)

[Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/)

NE İSTEYEBİLİRSİNİZ

## Nasıl çalışıyorum?
Çalışma saati paketleri

WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz.

ÇALIŞMA BLOKLARI

## Neden aylık değil?
40 saat 1 hafta mı oluyor?

Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu.

5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)

10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)

20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)

40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)