Kaynak: https://oguzerol.com/siparis-hazirlik-teslimat-takip-uygulamasi/ [ Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/hizmet-kapaklari/siparis-hazirlik-teslimat-takip-uygulamasi-v1-tr.webp) # İşinize Özel Sipariş Takip Programı: Aşama, Sorumlu ve Teslim Tek Kayıtta [Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/) | 6 dk okuma Sipariş takip programı arıyorsanız önce siparişin nereden geldiğine bakın. Online mağazadan geliyor ve kargoyla çıkıyorsa mağaza altyapınızın sipariş paneli bu iş için yapılmış; onu kullanın. Ama siparişler telefondan, WhatsApp’tan, bayiden ya da onaylanmış bir tekliften geliyor; hazırlık, eksik ürün bekleme, kısmi teslim gibi aşamalardan geçiyor ve bu aşamaları farklı kişiler yürütüyorsa, hazır paneller ya bunu göstermiyor ya da sizi kendi kalıbına sokmaya çalışıyor. Bu durumda Excel’de ya da Google Sheets’te tuttuğunuz sipariş listesini, ekibinizin telefondan ve bilgisayardan birlikte kullandığı bir sipariş takip programına çeviriyorum. Her siparişin hangi aşamada olduğu, kimde beklediği, neden beklediği ve müşteriye ne zaman söz verildiği tek kayıtta durur. ## Excel’de sipariş takibi nerede tıkanıyor? - **“Hazırlanıyor mu?” sorusu her gün soruluyor.** Durum sütunu var ama kimin, ne zaman değiştirdiği yok; doğrusunu öğrenmek için depoyu aramak gerekiyor. - **Bekleme nedeni bir notta kalıyor.** “Vana yok, tedarikçi perşembe” bilgisi bir kişinin aklında ya da hücre notunda; satış müşteriye ne söyleyeceğini bilmiyor. - **Teslim sözü değişince eskisi kayboluyor.** Tarih hücresinin üstüne yeni tarih yazılıyor; müşteriye kaç kez erteleme söylendiği görünmüyor. - **Kısmi teslim tek satıra sığmıyor.** Siparişin bir kısmı gitti, bir kısmı bekliyor; satır ya “teslim edildi” ya “bekliyor” diyebiliyor. - **Aynı sipariş iki kişinin listesinde.** Satışın listesi ile deponun listesi ayrı; hangisinin doğru olduğu tartışılıyor. ## Programda bir siparişin yolculuğu Aşamaların adı ve sırası sizin işinize göre belirlenir. Tipik bir akış şöyle: 1. **Alındı.** Satış siparişi açar; müşteri, kalemler, miktarlar ve teslim sözü girilir. Birden fazla kalem tek siparişte durur. 2. **Hazırlanıyor.** Depo ya da üretim işi üstlenir; sorumlu adı kayıtta görünür. 3. **Eksik ürün bekleniyor.** Bir kalem yoksa sipariş bu aşamaya geçer ve neden yazılmadan geçemez: hangi ürün, kaç adet, ne zaman gelecek. 4. **Kısmi teslim.** Hazır olan kalemler teslim edilir; kalanlar ayrı izlenir. Sipariş “kapanmış” görünmez. 5. **Teslim edildi.** Son kalem gidince sipariş kapanır; kim teslim etti ve ne zaman, kayıtta kalır. Teslim sözü değiştiğinde önceki tarih silinmez; yeni tarih, neden ve müşteriye bildirilip bildirilmediği bir satır olarak eklenir. ## Programda neler oluyor? - **Sizin aşamalarınız.** Üretim, kalite kontrol, montaj, sevkiyat gibi adımlar işinize göre eklenir; her aşamaya kimin geçirebileceği tanımlanır. - **Sorumlu ve devir.** Bir siparişin o anki sorumlusu tek kişidir; devredildiğinde önceki kişi ve not kayıtta kalır. - **Stokla bağlantı.** Sipariş açılınca ürünler [stokta ayrılır](https://oguzerol.com/rezerve-stok-takip-uygulamasi/); eksik olan kalem kendiliğinden “eksik ürün” listesine düşer. - **Kalemli sipariş girişi.** Bir siparişe istediğiniz kadar kalem eklenir: [tekrar eden alanlı sipariş formu](https://oguzerol.com/tekrar-eden-alanli-siparis-formu/). - **Bayiden ya da müşteriden sipariş.** Bayilerinize kendi siparişlerini girdikleri bir ekran açılabilir: [bayi sipariş portalı](https://oguzerol.com/bayi-siparis-giris-portali/). - **Müşteriye durum bildirimi.** Aşama değiştiğinde müşteriye WhatsApp’tan haber gidebilir: [WhatsApp sipariş durum bildirimleri](https://oguzerol.com/whatsapp-siparis-durum-bildirimi/). - **Rol bazlı ekranlar.** Satış fiyatı görür, depo görmez; yönetici bütün siparişleri ve gecikenleri görür. - **Excel’e aktarma.** Her liste Excel olarak indirilebilir. ## Hazır program mı, özel program mı? | | Hazır sipariş paneli (e-ticaret, ön muhasebe) | İşinize özel sipariş programı | | --- | --- | --- | | En iyi olduğu iş | Online satış, kargo, fatura | Telefon, WhatsApp, bayi ve teklif siparişleri; çok aşamalı hazırlık | | Aşamalar | Programın tanımladığı kadar | Sizin işinize göre | | Eksik ürün ve kısmi teslim | Çoğu zaman sınırlı | Kalem bazında izlenir | | Maliyet yapısı | Aylık abonelik ya da kullanıcı başına | Kurulum + sunucu ve bakım; kullanıcı başına lisans yok | | Muhasebe ve e-fatura | Çoğunda var | Mevcut muhasebe programınız kalır; gerekirse veri aktarılır | | Veri nerede | Satıcının sunucusunda | Sizin sunucunuzda | Özel program muhasebe ya da e-fatura programınızın yerine geçmez. Siparişin hareketini ve ekibin işini tutar; resmi kayıtlar muhasebe programınızda kalır. ## Excel’de sipariş takip tablosu kuracaksanız Henüz program aşamasında değilseniz Excel’de de düzenli bir sipariş tablosu kurulabilir. Benim önerdiğim düzen: - **İki sayfa:** “Siparişler” (her sipariş bir satır) ve “Kalemler” (her ürün bir satır, sipariş numarasıyla). Kalemleri sipariş satırına sığdırmaya çalışmak kısmi teslimi imkânsız hâle getirir. - **Siparişler sütunları:** Sipariş no, Tarih, Müşteri, Aşama, Sorumlu, Bekleme nedeni, Teslim sözü, Teslim tarihi. - **Aşama açılır listeden seçilsin:** Veri > Veri Doğrulama > Liste ile “Alındı, Hazırlanıyor, Eksik ürün, Kısmi teslim, Teslim edildi” dışında değer girilmesin. - **Geciken siparişi boyayın:** Koşullu Biçimlendirme > Formül kullan: `=VE($G2<BUGÜN();$D2<>"Teslim edildi")` (G teslim sözü, D aşama). Bu düzen tek kişinin ya da küçük bir ekibin işine yeter. Aynı düzeni stok için nasıl kurduğumu [Excel stok takip şablonunda](https://oguzerol.com/excel-stok-takibi/), tablonun nerede veritabanı gibi kullanılmaya başladığını [Excel ve Google Sheets veritabanı olarak kullanılır mı?](https://oguzerol.com/google-sheets-veritabani-olarak-kullanmak/) yazısında anlattım. ## Nasıl başlıyoruz? Başlangıç noktası bugün kullandığınız sipariş listesi. Hangi aşamalar var, kim neyi değiştiriyor, en çok hangi siparişler gecikiyor ve neden; bunları listeden ve sizinle bir görüşmeden çıkarırım. İlk sürüm sipariş listesi, sipariş kartı, sorumlu atama ve aşama güncellemesiyle sınırlı kalır. Gerçek bir siparişi açılıştan teslimata, geri dönen bir adım ve bir kısmi teslimle birlikte deneriz. Stok bağlantısı, müşteri bildirimi ve bayi ekranı, ilk sürüm işinize yaradıktan sonra eklenir. Sunucu düzeni ve genel süreç: [Excel ve Google Sheets’i çok kullanıcılı web uygulamasına çevirme](https://oguzerol.com/excel-web-uygulamasi/). ## Sıkça Sorulan Sorular ### Siparişin bir kısmı teslim edilirse nasıl görünür? Kalem ve miktar bazında teslim edilen ve bekleyen bölümler ayrılır. Siparişin tamamlandı sayılması için gereken koşulu ekibinizle belirleriz; son kalem teslim edilmeden sipariş kapanmaz. ### Bir çalışan işi başka kişiye devredebilir mi? Yetkisi varsa sorumlu değişebilir. Devir tarihi, önceki sorumlu ve kısa açıklama saklanır; yeni kişiye bekleyen işin bağlamı aktarılır. ### Siparişleri WhatsApp’tan alıyoruz, bu programa nasıl girer? Siparişi alan kişi programdaki formdan girer; gerekirse gelen WhatsApp mesajından doğrudan sipariş taslağı oluşturulabilir. Aşama değiştiğinde müşteriye WhatsApp’tan bildirim de gidebilir. ### Müşteri siparişinin durumunu kendisi görebilir mi? Görebilir, ama bu ayrı bir kapsam: müşteriye özel bir durum sayfası ya da WhatsApp bildirimi. Ekibin iç takibi için ilk sürümde gerekli değil. ### Muhasebe programımızı bırakmamız gerekir mi? Hayır. Sipariş programı fatura kesmez ve resmi defter tutmaz. Muhasebe programınız yerinde kalır; gerekirse sipariş bilgisi ona aktarılacak biçimde dışa verilir. ### Ücret nasıl belirleniyor? Uzaktan ve saatlik ücretle çalışıyorum. Kapsamı ve tahmini süreyi sipariş listenizi gördükten sonra yazılı olarak gönderiyorum. ## İhtiyacınızı konuşalım [İletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) kullandığınız sipariş listesini ve en çok sorun çıkaran aşamayı kısaca yazabilirsiniz. Diğer örnekleri [ekibiniz için özel web uygulamaları](https://oguzerol.com/ekibiniz-icin-ozel-web-uygulamalari/) sayfasında inceleyebilirsiniz. ## İlgili çözümler - [Stok Takip Programı: İşinize Özel, Web Tabanlı](https://oguzerol.com/stok-takip-sistemi/) - [Siparişe Ayrılan Stokla Satılabilir Miktarı Ayırın](https://oguzerol.com/rezerve-stok-takip-uygulamasi/) - [Bayileriniz Siparişlerini Kendilerine Açılan Panelden Girsin](https://oguzerol.com/bayi-siparis-giris-portali/) - [WhatsApp Sipariş Durum Bildirimleri](https://oguzerol.com/whatsapp-siparis-durum-bildirimi/) - [Tekrar Eden Alanlı Sipariş Formu](https://oguzerol.com/tekrar-eden-alanli-siparis-formu/) [Başa dön ↑](https://oguzerol.com/siparis-hazirlik-teslimat-takip-uygulamasi/#icerik) ## Bunları da okumak ister misiniz? [İşinize Özel İş Takip Programı: Kim, Neyi, Ne Zamana Yapıyor?Hazır görev araçları yetmiyorsa işleri sorumlusu, son tarihi, bekleme nedeni ve sonuç kaydıyla tutan, ekibinize özel bir iş takip programı kuruyorum.](https://oguzerol.com/ekip-gorev-dagilimi-takip-uygulamasi/)[İşinize Özel Stok Takip Programı: Ekibin Birlikte Kullandığı Web UygulamasıHazır stok programı işinize uymuyorsa Excel'deki stok düzeninizi depoya, rezerveye ve rollere göre çalışan, ekibin telefondan kullandığı programa çeviriyorum.](https://oguzerol.com/stok-takip-sistemi/)[Tekrar Eden Alanlı Sipariş FormuBir siparişe gerektiği kadar ürün satırı ekleyin. Adet, birim fiyat, ara toplam ve satır kontrolleri olan özel sipariş formunun örneğini inceleyin.](https://oguzerol.com/tekrar-eden-alanli-siparis-formu/) [Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/) NE İSTEYEBİLİRSİNİZ ## Nasıl çalışıyorum? Çalışma saati paketleri WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz. ÇALIŞMA BLOKLARI ## Neden aylık değil? 40 saat 1 hafta mı oluyor? Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu. 5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)