Kaynak: https://oguzerol.com/gider-fisi-ve-belge-takibi/ [ Görseli büyüt](https://oguzerol.com/gorseller/senaryo/gider-fisi-ve-belge-takibi-senaryo-tr.webp) # Gider Fişi ve Belge Takibi: Kart Ekstresini Fişlerle Eşleştirme [Oğuz Erol](https://oguzerol.com/hakkimda/) | 16 dk okuma Her ay kurumsal kredi kartı ekstresini satır satır harcama kayıtlarıyla ve fiş ya da faturayla eşleştiren, eşleşmeyen satırı bir istisna kuyruğuna atan ve kimden hangi belgenin beklendiğini gösteren bir web uygulaması geliştiriyorum. Bu işte en büyük tuzak, ekstrenin bir dosyada, fişlerin başka bir klasörde ya da WhatsApp’ta yaşaması: ay sonunda muhasebe “bu 2.150 TL neydi?” (örnek) diye kart sahibini arıyor. Uygulamada satırların çoğunu tutar, tarih ve işyeri adı kuralları kendiliğinden eşleştirecek biçimde kurarım (aşağıdaki örnek ayda 63 satırın 46’sı); geriye kalan istisnaları kart sahibi, yöneticisi ve muhasebe kapatıyor. Yapay zekâ fişi okuyor, ekstre PDF’ini satırlara çeviriyor ve kategori öneriyor; onay her zaman insanda. Bu sayfanın konusu yalnız kart ekstresiyle belgenin buluşması; sahadan telefonla gider girişi, onay zinciri, avans ve bütçe ayrı işler. Bir iki kartınız varsa bu uygulamaya ihtiyacınız olmayabilir; nedenini aşağıda yazdım. ## Her ay neyi neyle eşleştiriyoruz? Her ay üç kaynak birbirine bağlanıyor: bankanın ekstresi (kartla ne ödendi), şirketin harcama kaydı (ne için ödendi, hangi proje ya da departman) ve belge (fatura ya da fiş). Bir satır ancak üçü birbirini tuttuğunda “kapandı” sayılıyor. - **Ekstre:** Kredi kartı hesap özeti, Kurulca belirlenen usul çerçevesinde yazılı olarak ya da kart hamili isterse elektronik ortamda bildiriliyor ([5464 sayılı Kanun, Md. 10](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.5464.pdf)). Elinize gelen biçim (e-postayla gelen dijital özet, internet şubesinden indirilen dosya) bankanıza ve kart kanalınıza göre değişiyor; uygulama, gelen biçim için bir okuma profiliyle kuruluyor. - **Harcama kaydı:** Kart sahibinin girdiği açıklama, proje ya da müşteri kodu, kategori. Kayıt ekstreden önce de girilebilir, ekstre geldikten sonra satırın üzerinde de. - **Belge:** Fatura, e-arşiv fatura PDF’i ya da fiş fotoğrafı. Kart slipi tek başına yetmeyebilir: 5464 sayılı Kanun slipi kart işleminin “harcama belgesi” olarak tanımlıyor, Vergi Usul Kanunu ise faturayı ayrı tarif ediyor ([VUK Md. 229](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)). Hangi belgenin gider için yeterli olduğuna muhasebeciniz karar veriyor; uygulama o kuralı her satıra uyguluyor. - **e-Fatura gelen kutusu ve finans e-postası:** Şirketiniz e-Fatura’ya kayıtlıysa satıcının e-Fatura olarak kestiği faturalar entegratörünüzün portalında toplanıyor. Finans e-postası derken, satıcıların ve kart sahiplerinin faturaları ilettiği ortak bir şirket adresini kastediyorum. Entegratörünüzün sunduğu dışa aktarım ya da bağlantıya, posta kutusunda da e-posta sağlayıcınızın izin verdiği bağlantıya göre bu faturalar uygulamaya toplu alınır ve satıcı unvanı, tutar ve tarihle ekstre satırına önerilir; kart sahibi yalnız bu iki kanala düşmeyen fişleri yükler. İlk sürümde elle yükleme çalışır, bu iki kanal genişleme adımında eklenir. Bağlantıyı görmeden söz vermem. ## Örnek bir ay: dört kart, 63 satır Aşağıdaki ay kurgusal, veriler örnektir. Bir sanayi şirketinde dört kurumsal kart var: genel müdür, satış müdürü, saha mühendisi ve satın alma uzmanı. Hesap kesim tarihi ayın 18’i. Ekstre yüklendiğinde 63 satır çıkıyor: - **46 satır** kurallarla kendiliğinden eşleşiyor (ekstre satırı, harcama kaydı ve belge üçü tutuyor; kart sahipleri fişi ay içinde yüklemiş ya da fatura e-Fatura aktarımından gelmiş). - **5 satır banka kalemi:** kart yıllık ücreti (1), yurt dışı işlem komisyonu (2), faiz (1), BSMV (1). Bunlar belge beklemiyor; açıklamadaki ifadeden tanınıp kendi kategorilerine gidiyor. - **12 satır** istisna kuyruğuna düşüyor: | istisna | örnek satır (örnek veri) | kim tamamlar | nasıl kapanır | | --- | --- | --- | --- | | Fişi yok (3) | Akaryakıt 2.150 TL, otopark 180 TL, taksi 420 TL | Kart sahibi | Fotoğraf yükler ya da işyerinden faturayı ister; belirlenen sürede (tasarım varsayımım: beş iş günü) gelmezse yöneticiye düşer | | Tutar farkı (1) | Restoran: fiş 1.850 TL, ekstre 2.035 TL | Kart sahibi | Farkı “bahşiş” diye onaylar; fark ayrı satıra yazılır | | Fatura şirket adına değil (1) | Otel 8.400 TL, fatura kart sahibinin kendi adına | Kart sahibi | Otelden şirket unvanı ve vergi numarasıyla yeniden fatura ister | | Kişisel harcama (1) | Market 640 TL | Kart sahibi işaretler, yöneticisi onaylar | Geri ödeme kaydı açılır; muhasebe şirket kuralınıza göre mahsup eder | | Döviz (2) | Yazılım aboneliği 49 USD, tasarım aracı 15 EUR | Muhasebe | Döviz tutarıyla eşleşir, TL farkı kur farkı satırına yazılır | | Taksit (1) | Ölçüm cihazı, 6 taksitin 1’incisi | Muhasebe | Fatura ilk taksite bağlanır; sonraki beş ay aynı işyeri ve tutardaki taksit satırı aynı belgeyle kendiliğinden kapanır | | İade (1) | İptal edilen uçuş, eksi tutarlı satır | Kart sahibi | Asıl bilet harcamasına bağlanır; asıl harcama kapanmış bir döneme aitse kapanmış dönem açılmaz, iade bu dönemde ayrı satır olarak kapanır | | Abonelik (2) | Bulut depolama, çevrim içi toplantı aracı | Muhasebe | Tekrarlayan işyeri bir kez tanımlanır; her ay faturası finans e-postasından beklenir | 46 + 5 + 12 = 63. İstisnaların 7’sini kart sahibi, 5’ini muhasebe kapatıyor; uygulamanın asıl işi doğru kişiye doğru soruyu sormak. Otel satırı Excel’de, biri elle vergi numarasına bakmadıkça istisna olmazdı: tutar tutuyor, fiş var. Faturada müşterinin adı, unvanı, adresi ve varsa vergi dairesi ile vergi numarası yer alıyor ([VUK Md. 230/3](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)); yapay zekâ faturadaki vergi numarasını okuyup şirketinkiyle karşılaştırdığı için bu satır yakalanıyor. ## Hangi kurallarla eşleşiyor? Bir ekstre satırı, tutar tuttuğunda, tarih belirlenen pencerenin içindeyse ve işyeri adı eşiği geçiyorsa eşleşiyor. Aşağıdaki bütün sayılar başlangıç önerim, ölçülmüş değerler değil; ilk ayın istisnalarına bakıp sizin verinize göre ayarlarız. | kural | başlangıç önerim | neden | | --- | --- | --- | | Harcama kaydı ↔ ekstre satırı | Kart sahibi kaydı girerken kartını seçer; kayıt kart + tutar + tarih penceresiyle satıra bağlanır. Kayıt yoksa satır kart sahibine “açıklama bekliyor” diye düşer, kaydı satırın üzerinde doldurur | Kart sahibi ekstreyi beklemeden girebilsin; girmediyse ekstre onu bulsun | | Tutar (TL işlem) | Kuruşu kuruşuna aynı | TL harcamada fiş ile ekstre tutarının aynı çıkması beklenir; fark genellikle yanlış fiş, bahşiş ya da kısmi iade gibi bir sebebe işaret eder | | Bahşiş | Ekstre fişten büyükse ve fark fiş tutarının %20’sinden azsa “olası bahşiş” önerisiyle istisna kuyruğuna | Karta eklenen bahşiş fişte görünmeyebilir; kart sahibi onaylamadan kapanmaz | | Provizyon | Kesinleşmemiş işlem eşleştirilmez, “bekliyor” durumunda kalır | İnternet şubesindeki anlık hareketler yüklenirse ön provizyon tutarı sonradan değişebildiği için kesin tutar beklenir | | Tarih penceresi | Fiş tarihinden 0–3 iş günü sonrası; hafta sonu ve resmî tatil sayılmaz; yurt dışı işlemde 0–7 iş günü | Fiş tarihi ile ekstredeki işlem tarihi her zaman aynı gün olmuyor; yurt dışı işlemin bankaya yansıması gecikebiliyor. Dar pencere, aynı tutarlı iki harcamanın karışma ihtimalini azaltır | | İşyeri adı | 0–100 benzerlik puanı (iki adın yazım benzerliğinin ölçüsü; 100 aynı ad demek): 80 ve üstü otomatik; 60–79 “olası eşleşme” önerisiyle istisna kuyruğuna; 60 altı eşleşmez, satır fişsiz kalır | Ekstrede tabela adı, faturada ticari unvan yazıyor; bir kez onaylanan eşleşme işyeri tablosuna yazılıp sonraki ay hatırlanıyor | | Döviz | Ekstrede döviz tutarı yazıyorsa onunla birebir; yazmıyorsa TL’de %3 tolerans | TL ekstrede döviz harcama, örneğin Akbank’ta bankaya yansıtıldığı günün çevrim kuruyla TL’ye çevriliyor; USD dışı para birimleri önce USD’ye çevriliyor ([Akbank hesap özeti açıklamaları](https://www.akbank.com/kartlar/hesap-ozeti-aciklamalari), 14 Ekim 2026 itibarıyla; banka ve özet seçeneğinize göre değişir) | | Çoktan bire | Bir satıra birden çok belge bağlanabilir, toplamlar tutmalı | Bir ödeme birden çok belgeyi kapsayabilir; örneğin oda ve ek hizmet ayrı faturalanmış, kartla tek seferde ödenmiş olabilir | | Banka kalemi | Kart ücreti, yurt dışı işlem komisyonu, faiz, BSMV belge beklemez; açıklamadaki ifadeyle kendi kategorisine gider | Yurt dışı işlem komisyonu ayrı satır geliyorsa kur farkıyla aynı kaleme yazılmamalı | | Mükerrer yükleme | Aynı ekstre ikinci kez yüklenirse satırlar yeniden yaratılmaz; aynı fiş iki satıra bağlanamaz | Ekstreyi iki kişi yüklediğinde ya da fiş iki kez fotoğraflandığında çift kayıt oluşmasın | Kartınızın ekstresinde döviz tutarı ayrı sütunda yazıyorsa döviz toleransı hiç gerekmiyor. Kur farkı satırı bir hata değil, muhasebeye ayrı giden bir kalem. ## Yapay zekâ ne yapıyor, nerede duruyor? Bu akışta yapay zekâya üç iş veririm ve üçünde de son söz insanda kalır: 1. **Fiş ve faturayı okumak:** tutar, tarih, işyeri unvanı, vergi numarası, KDV. Emin olmadığı alan sarı işaretli gelir; kart sahibi onaylamadan kayıt “belgeli” sayılmaz. 2. **Ekstre PDF’ini satırlara çevirmek:** Çıkan satırların toplamı ekstrenin üzerinde yazan dönem toplamını tutmuyorsa yükleme kabul edilmez ve okunamayan sayfa gösterilir. Yanlış okunmuş bir satır böylece sessizce muhasebeye gitmez. 3. **İşyeri adından kategori önermek:** “akaryakıt”, “konaklama”, “yazılım aboneliği” gibi. Öneri yalnız ilk kez görülen işyeri için sorulur; onaylanan kategori o işyeri için kural olur. Bir harcamanın kişisel mi iş mi olduğuna, belgesiz bir gidere izin verilip verilmeyeceğine ve muhasebe kaydına yapay zekâ karar vermez. Fiş fotoğrafının sahada çekilip okunması, [mobil personel gider girişi](https://oguzerol.com/mobil-personel-gider-girisi/) akışının konusu. ## Kim neyi görür, kim neyi tamamlar? Kart sahibi yalnız kendi kartının satırlarını görür ve kendi istisnalarını kapatır; yönetici ekibinin satırlarını, muhasebe bütün kartları görür. Ekstreyi muhasebe yükler, eşleştirme kurallarını da yalnız muhasebe değiştirir. Önerdiğim kural, kararı sizin: kimse kendi satırını onaylamaz. Yöneticisi olmayan bir kart sahibinin (örnekteki genel müdür) satırlarını muhasebe onaylar. Kullanıcıları, kart–kişi eşlemesini ve yönetici ilişkilerini muhasebe tanımlar; bu tanımlardaki her değişiklik de iz kaydına düşer. Bu, görevler ayrılığı ilkesine dayanan bir tasarım önerisi: harcamayı yapan ile onaylayan aynı kişi olmasın. | rol | görür | girer / tamamlar | onaylar | geri alır | | --- | --- | --- | --- | --- | | Kart sahibi | Kendi kartı | Açıklama, belge, “kişisel” işareti, bahşiş onayı | — | Dönem kapanana kadar kendi girişini | | Yönetici | Ekibinin kartları | Süresi geçen eksik belgeyi üstlenir | Ekibinin kişisel ve belgesiz satırları (kendi satırı hariç) | — | | Muhasebe | Bütün kartlar | Ekstre yükleme, eşleştirme kuralları, döviz, taksit ve abonelik tanımları; kullanıcı, kart–kişi ve yönetici tanımları | Dönem kapanışı; yöneticisi olmayan kart sahibinin satırları | Kapanmış dönemi, gerekçe yazarak | Her değişiklik iz kaydına düşer ve silinmez; geri alma da yeni bir satırdır. Bu sayfadaki akıştan bir örnek (örnek veri): “19 Ekim 09:12 — Muhasebe uzmanı ekim ekstresini yükledi, 63 satır, dönem toplamı tuttu. 20 Ekim 11:05 — Satır 41 (market, 640 TL): saha mühendisi ‘kişisel’ olarak işaretledi. 20 Ekim 16:30 — Yöneticisi onayladı, gerekçe: ‘market alışverişi, geri ödeme kaydı açıldı’. 22 Ekim 15:40 — Muhasebe müdürü ‘olası bahşiş’ eşiğini %20’den %15’e indirdi, gerekçe: ‘geçen ay iki satıra gereksiz öneri çıktı’; eski ve yeni değer saklandı, önceki eşleşmeler kendiliğinden geri alınmadı.” Rol tablosunun, iz kaydının ve yapay zekâ sınırının ortak kurgusunu [banka hareketi mutabakat uygulamasında](https://oguzerol.com/banka-hareketi-mutabakat-uygulamasi/) daha ayrıntılı anlatıyorum. Harcama tutarına göre kimin onaylayacağı, yönetici ve finans arasındaki onay zinciri ise [personel masraf onay akışının](https://oguzerol.com/personel-masraf-onay-akisi/) konusu. ## Ay sonu kapanışında muhasebeye ne gidiyor? Kapanışta muhasebe tek bir paket alıyor: eşleşmiş satırlar, belgeler, kapanmamış istisnalar ve ayrı kalemler. Örnek ayda (örnek veri) ekstre 19’unda yüklendi ve sekiz iş günü sonra, muhasebe ayı kapanışında 12 istisnanın 9’u kapanmıştı. 3’ü açık istisna raporunda kaldı: iki hatırlatmaya rağmen fişi gelmeyen taksi satırı (yöneticide), yeniden kesilmesi beklenen otel faturası ve faturası finans e-postasına henüz düşmeyen 15 EUR’luk tasarım aracı. Kovalama şöyle kurulur: kart sahibine ekstre yüklendiği gün ve sonra iki iş gününde bir e-postayla hatırlatma gider; belirlenen süre dolunca satır yöneticisine düşer (aralıklar başlangıç önerim). Fişi hiç gelmeyen harcamanın akıbeti SSS’de. Paket şunları içeriyor: - **Satır dosyası:** Excel ya da CSV, sütunları muhasebe programınızın içe aktarım biçimine göre. Her satırda kart, tarih, işyeri, tutar, kategori, proje kodu, belge numarası. - **Belge arşivi:** Dosya adları satır numarasıyla, aynı sırada; “bu satırın faturası hangisi” sorusu dosya adından cevaplanıyor. - **Açık istisna raporu:** Kapanmamış her satır, sebebi ve kimde beklediğiyle. - **Ayrı listeler:** kur farkı, kişisel harcama ve geri ödeme, belgesiz satırlar, banka kalemleri. - **Dönem kilidi:** Kapanan dönemde değişiklik yalnız muhasebe rolüyle ve gerekçe yazılarak yapılıyor. Kolay gözden kaçan bir ayrıntı var: kart dönemi takvim ayıyla değil hesap kesim tarihiyle kapanıyor. 5464 sayılı Kanun dönem borcunu hesap kesim tarihine kadar oluşan kayıtlar üzerinden tanımlıyor ([Md. 3](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.5464.pdf)). Hesap kesim tarihi ayın 18’iyse bir ekstre iki muhasebe ayına bölünüyor; 25 Eylül’deki harcama ekim ekstresinde geliyor ama eylül gideri. Bu yüzden uygulama her satırda iki tarih tutuyor: kart dönemi ve muhasebe ayı. Kapanışı muhasebe ayına göre, banka ödemesini kart dönemine göre alıyorsunuz. ## Excel nerede kırılıyor? Excel’de de bu eşleştirme yapılabiliyor. Yapacaksanız önerdiğim düzen şu: bir sayfaya ekstreyi olduğu gibi yapıştırın, ikinci sayfada harcama kayıtları dursun; eşleşme anahtarı “kartın son dört hanesi + tutar” olsun, tarih farkını 3 günle sınırlamak için ÇOKEĞERSAY kullanın. Fişlerin dosya adını tarih_tutar_işyeri biçiminde verin ve bağlantı sütununa yazın. Kart sayısı ve satır arttıkça kırılan yerler somut: - **Ekstre ile fiş ayrı yaşıyor.** Fiş klasörüne bağlantı sütunu, klasör taşındığında ya da dosya yeniden adlandırıldığında kırılıyor; eksik belgeyi ancak biri satır satır kontrol edince görüyorsunuz. - **Kur farkı elle hesaplanıyor.** Kim hangi günün kurunu kullandı, dosyada yazmıyor; iki kişi aynı satıra iki farklı TL tutarı yazabiliyor. - **Kim neyi neden düzeltti, bilinmiyor.** Sürüm geçmişi hücrenin değiştiğini gösterebiliyor, “bu satır neden kişisel işaretlendi” sorusunun cevabını taşımıyor. Uygulamada bu cevap, yukarıdaki iz kaydı örneğindeki gibi satırın üzerinde duruyor. - **Herkes her şeyi görüyor ya da dosya bölünüyor.** Her kart sahibine yalnız kendi satırlarını göstermek için dosyayı bölüyorsunuz; ay sonunda biri onları yeniden birleştiriyor. Uygulamada fark şu: tanımlanan iş kuralı ay sonunda biri formülle kontrol ettiğinde değil, veri girilirken uygulanıyor. Karar vermeden önce kendi ayınızı sayın: kaç satır, kaç kart sahibi, kapanışta kovalama kaç gün sürüyor. ## Muhasebe programınız ya da kartınızın kendi aracı yetiyorsa Şu durumlarda özel uygulama yaptırmanızı önermem: - Bir ya da iki kartınız var, ayda birkaç düzine satır çıkıyor: Yukarıdaki Excel düzeni yeter. - Bankanızın ya da kart programınızın harcama yönetimi ekranı fişi satıra bağlatıyor ve muhasebe programınıza aktarıyorsa: Önce onu kullanın. - Türkiye’de bankalarla entegre çalışan ve ekstreyi fişle eşleştiren hazır masraf platformları var. Kurallarınız standartsa ve verinin o platformda durması sizin için sorun değilse, hazır ürün daha hızlı başlar. Özel uygulama şu noktada anlam kazanıyor: kartlarınız farklı bankalardaysa, müşteriye yansıtılan masraf ya da proje kodu gibi size özgü kurallarınız varsa, muhasebe programınız hazır entegrasyon listesinde değilse ya da verinin kendi altyapınızda kalmasını istiyorsanız. ## Fişteki kişisel veri: KVKK açısından neye dikkat ederim? Fiş ve fatura kişisel veri taşıyor: kart sahibinin adı, otel faturasında misafir adı, kartın son haneleri; bazı fişlerde araç plakası olabilir. Kurulumda üç kural öneririm: - **Gereken kadar okumak.** KVKK kişisel verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini istiyor ([6698 sayılı Kanun, Md. 4/2-ç](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6698.pdf)). Yapay zekâ eşleştirme için gereken alanları çıkarır; fiş görüntüsünü yalnız kart sahibi, yöneticisi ve muhasebe açabilir. - **Erişimi ve izi kayıt altında tutmak.** Veri sorumlusu hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlü; veriyi kendi adına işleyen hizmet sağlayıcıyla birlikte sorumlu ([Md. 12/1-2](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6698.pdf)). - **Yapay zekâ hizmetinin nerede çalıştığını baştan konuşmak.** Fiş okuyan model yurt dışında çalışıyorsa bu, KVKK’nın yurt dışına aktarım maddesine (Md. 9) girer. Bu madde [7499 sayılı Kanun](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/03/20240312-1.htm) (Resmî Gazete 12.03.2024, sayı 32487, Md. 34) ile 1 Haziran 2024’ten itibaren yeniden düzenlendi; aktarımı yeterlilik kararına ya da standart sözleşme gibi uygun güvencelere bağlıyor. Saklama süresi KVKK’nın “gerekli olan süre kadar muhafaza” ilkesine (Md. 4/2-d) ve vergi ile ticaret mevzuatına göre birlikte belirleniyor. Belgeler, Vergi Usul Kanunu’na göre ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanıyor ([VUK Md. 253](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf)); tacir olan şirketlerde Türk Ticaret Kanunu, defter kayıtlarının dayandığı belgeler için on yıl öngörüyor ([TTK Md. 82/1-d ve 82/5](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6102.pdf)). Arşivi bu yüzden on yıla göre kurmayı öneririm; hangi sürenin sizin için geçerli olduğunu muhasebeciniz söyler. TTK aynı maddede, Türkiye Muhasebe Standartlarına uygun olmak kaydıyla, belgelerin okunur hâle getirildiğinde içerikle örtüşmesi ve saklama süresi boyunca her an erişilebilir olması şartıyla görüntü ya da veri taşıyıcılarda saklanabileceğini de yazıyor (Md. 82/3; açılış ve ara bilançolar ile finansal tablolar hariç); kâğıt fişin aslını ayrıca saklayıp saklamayacağınıza muhasebecinizle karar verin. Hukuki görüş vermiyorum; aydınlatma metni ve aktarım kararı şirketinizin hukuk danışmanının işi. ## İlk sürümü nasıl kurarım? İlk sürüm tek ay ve eşleştirmenin çekirdeğiyle başlar. Otomasyon işlerinde en sık gördüğüm hata, ilk otomasyonu en karmaşık süreçten seçmek; bu işteki karşılığı, ilk sürümde sekiz istisna türünün hepsini otomatik çözmeye çalışmak. Sırayı şöyle kurarım: 1. **Kapsam.** Kart numarası ve kişi adları maskelenmiş iki aylık ekstre ve o ayların fişleri; kart ve banka sayısı, muhasebe programınızın içe aktarım biçimi, e-Fatura gelen kutunuzun nerede durduğu. Gerçek ekstreyi maskelemeden göndermeyin. 2. **Elle köprü.** Bir ayı önce muhasebe sorumlunuzla elle eşleştiririz. Uygulamanın üreteceği sonucu önceden bilmek, test için tek güvenilir ölçüt. 3. **İlk sürüm.** Ekstre yükleme, eşleştirme kuralları, fişsiz satır kuyruğu, roller ve iz kaydı. 4. **Kontrol.** Aynı ayı uygulamada yeniden yaparız; elle bulunan her istisna uygulamada da aynı sebeple çıkmalı. Aynı ekstre iki kez yüklenir, bir eşleşme geri alınır, sonuçlar karşılaştırılır. 5. **Genişleme.** Döviz, taksit, abonelik ve banka kalemi kuralları, e-Fatura aktarımı, finans e-postası bağlantısı ve yapay zekâ önerileri, çekirdek bir ay sorunsuz çalıştıktan sonra eklenir. Teslim kapsamı yazılı olur. Uygulama bir sunucuda (VPS) çalışır, kayıtlar oradaki veritabanında durur; sunucu, anahtarlar ve hesaplar sizin adınıza açılabilir. Veri sizindir, tamamını istediğiniz zaman Excel ya da CSV olarak alabilirsiniz. Kullanıcı başına lisans yok; maliyet sunucunun aylık ücreti ve bakımdan oluşur, küçük ve orta ölçekli bir ekipte kullanıcı eklemek bu maliyeti değiştirmez. Kaynak kodun tamamı sizin erişiminizdeki bir depoda durur; çalıştırma talimatı, bağımlılık listesi ve bilinen sınırlar yazılı teslim edilir. Bu uygulama kişisel veri ve kart harcaması işlediği için erişim, güvenlik, barındırma ve bakım gereksinimlerini başlangıçta ayrıca değerlendiririm. Bankanız ekstre biçimini değiştirdiğinde okuma profilinin güncellenmesi bakım kapsamında yazılı konuşulur. Kapsamı ve teslim takvimini, mevcut düzeninizi gördükten sonra yazılı paylaşırım. Maskelenmiş iki ekstre ve fiş klasörünüzle başlamak isterseniz [iletişim sayfasından](https://oguzerol.com/iletisim/) yazın; ilk görüşmede sizde en sık hangi istisnanın çıktığını konuşur, ilk sürümün kapsamını birlikte çıkarırız. ## Sıkça Sorulan Sorular ### Kart sahibi işten ayrılırsa eksik belgeler ne olur? Kapanmamış istisnalar yöneticisine devrediliyor ve kart kapatma adımına “açık istisna yok” kontrolü ekleniyor. Ayrılan kişinin girdiği açıklamalar ve iz kaydı silinmiyor; kimin hangi belgeyi yüklediği sonradan da görülüyor. ### Kartlarım farklı bankalardaysa ya da banka ekstre biçimini değiştirirse ne olur? Her banka için bir ekstre okuma profili kuruluyor: sütun adları, tarih biçimi, döviz tutarının yazılıp yazılmadığı. Biçim değişirse dönem toplamı kontrolü tutmaz, yükleme reddedilir ve profilin güncellenmesi gerekir; yanlış okunmuş satır muhasebeye gitmez. Bu güncellemenin nasıl yapılacağı bakım kapsamında yazılı konuşulur. Eşleştirme kuralları, istisna kuyruğu ve kapanış paketi bütün kartlar için tek. ### Uygulama doğrudan muhasebe programıma kayıt atabilir mi? Bu, muhasebe programınızın dışarıdan veri kabul edip etmediğine bağlı. Kabul ediyorsa bağlantıyı kurarım; etmiyorsa kapanış dosyası programınızın içe aktarım biçiminde hazırlanır ve muhasebe bir kez içe aktarır. Programınızı görmeden “bağlanır” demiyorum. ### Faturayı satıcıdan e-postayla istemek mümkün mü? Her zaman değil. e-Fatura’ya kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenen e-arşiv faturada kâğıt teslim esastır; alıcı isterse e-Fatura biçiminde, basılabilir görüntüsüyle elektronik de iletilebilir, ancak bunun için faturanın mal tesliminde düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ibaresinin yazılması gerekiyor ([TÜRMOB, erişim 14 Ekim 2026](https://www.turmob.org.tr/e-donusum/eArsivfatura/teslim)). Şirketiniz e-Fatura mükellefiyse bu kural geçerli olmayabilir; hangisinin sizin için geçerli olduğunu muhasebeciniz söyler. Kart sahiplerinize ödeme anında faturanın şirketin finans e-postasına gönderilmesini istemelerini söylemek, ilk ay önerdiğim alışkanlık. ### Fiş hiç gelmezse ne olur? Satır açık istisna raporunda kalır ve yöneticiye düşer. Yönetici ya kart sahibinin dolduracağı eksik belge beyanını onaylar (beyan tarih, tutar, işyeri ve harcamanın iş amacını içerir) ve satır “belgesiz” etiketiyle muhasebeye gider, ya da harcamayı kişisel sayıp geri ödeme kaydı açtırır. Beyanın vergi açısından belge yerine geçip geçmediğine muhasebeciniz karar verir. [Başa dön ↑](https://oguzerol.com/gider-fisi-ve-belge-takibi/#icerik) ## Bunları da okumak ister misiniz? [Personel Masraf Onay Akışı: Yöneticiden Finansa Onay Zinciri, Limitler ve Geri GöndermeMasraf talebini yöneticiden finansa taşıyan onay akışı: tutar limiti, vekâlet, kısmi onay, geri gönderme ve iz kaydı. Örnek bir ayla kuralları inceleyin.](https://oguzerol.com/personel-masraf-onay-akisi/)[Gider Yetki ve Rapor Ekranı: Kim Neyi Görür, Hangi Rapor Kime GiderProje müdürü yalnız kendi projesini, denetçi salt okuma dışa aktarımı görsün: gider satırını role göre ayıran web uygulaması. Örnek şirketle inceleyin.](https://oguzerol.com/gider-yetki-ve-rapor-ekrani/)[Mobil Personel Gider Girişi: Telefondan Fiş Fotoğrafı ve Yapay Zekâyla Fiş OkumaSaha çalışanının gideri telefondan girdiği, fişi yapay zekânın okuduğu ve aynı fişin iki kez yüklenmesini durduran web uygulaması. Örnek bir ayı inceleyin.](https://oguzerol.com/mobil-personel-gider-girisi/) [Tüm yazılara göz atın →](https://oguzerol.com/yazilarim/) NE İSTEYEBİLİRSİNİZ ## Nasıl çalışıyorum? Çalışma saati paketleri WhatsApp’tan ya da telefonda işinizden ve ihtiyacınızdan bahsedin; **5 ile 40 saat arasında bir çalışma paketinde** anlaşalım, ben gerekenleri yapmaya başlayayım. Aldığınız şey bir takvim aralığı değil, doğrudan sizin işinize harcanacak net mesai. 40 saati üç gün aralıksız çalışarak da kullanabiliriz, bilerek zamana yayıp bir yılda da bitirebiliriz — işin gerektirdiği neyse o. İşin ne kadar süreceğini tahmin etmeye değil, işi yapmaya vakit harcarım; harcadığım her saatin işinizde kalıcı bir karşılığı olur. Faydalı olduğunu düşündüğünüz sürece bu şekilde devam ederiz. ÇALIŞMA BLOKLARI ## Neden aylık değil? 40 saat 1 hafta mı oluyor? Aylık sabit ücrette iki taraf da yanlış yere bakar: siz sabit gidere, karşı taraf kaç tane daha böyle sözleşme bağlayabileceğine. Saat üzerinden çalışınca ikimizin de baktığı yer aynı olur — yapılan işin gerçek değeri. "Toplamda ne kadar tutar?" sorusunun peşinen net bir cevabı olmaması bu modelin doğal maliyeti, farkındayım. Ama sonuç üretmeyen bir yapıya aylarca sabit ücret ödemek yerine yalnızca işinize ayrılan nitelikli zamanı ödersiniz, o zamanın nereye gittiğini de baştan sona görürsünüz. Müşterilerimin benimle tekrar tekrar çalışmasının sebebi bu. 5saat10.000₺ + KDVsaat başı 2.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%205%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 10saat15.000₺ + KDVsaat başı 1.500₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2010%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 20saat24.000₺ + KDVsaat başı 1.200₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2020%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.) 40saat40.000₺ + KDVsaat başı 1.000₺[Bu bloğu seç](https://wa.me/905496546489?text=Merhaba%2C%2040%20saatlik%20%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma%20blo%C4%9Fu%20hakk%C4%B1nda%20bilgi%20almak%20istiyorum.)